เอ็ตด้า ปลุกหน่วยงานรัฐตื่น เลิกใช้กระดาษ

นายชัยชนะ มิตรพันธ์ ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือเอ็ตด้า กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (ดีอีเอส) เปิดเผยว่า เอ็ตด้า ได้จัดทำคำแนะนำเพื่อสนับสนุนหน่วยงานภาครัฐให้ปรับเปลี่ยนการออกเอกสารราชการให้ทำได้ในแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Licensing Transformation) สอดคล้องการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ ในรูปแบบ e-Licensing Transformation Playbook ที่ประกอบด้วย 6 ขั้นตอนสำคัญ ซึ่งหน่วยงานสามารถศึกษาแนวทาง และนำไปประยุกต์ใช้ได้ดังนี้

1.การได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารของหน่วยงาน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการขององค์กร ผ่านการนำเสนอประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับ ตัวอย่างของกรณีที่ประสบความสำเร็จ รวมถึงแผนและสิ่งที่หน่วยงานต้องดำเนินการเพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง

2.จัดเตรียมโครงการและงบประมาณสนับสนุน เพราะในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ หลายหน่วยงานจำเป็นต้องจัดหาเทคโนโลยีและบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเข้ามาสนับสนุนการทำงาน

3.จัดเตรียมลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยหากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใบอนุญาตควรจัดเตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงลายมือชื่อ ซึ่งสอดคล้องกับแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือตามมาตรฐานที่เอ็ตด้ากำหนด

4.พัฒนาระบบหรือกระบวนการสำหรับออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รองรับกระบวนการทำงานหรือ Work Flow ของแต่ละหน่วยงาน โดยมีคำแนะนำที่ครอบคลุมวัฏจักรของเอกสาร (Document Lifecycle) ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การส่งและการรับ การตรวจสอบ การนำไปใช้งานหรือประมวลผลเพื่อใช้งาน การเก็บรักษา ตลอดไปจนถึงการยกเลิกเอกสาร

5.ส่งเสริมและทำให้เกิดการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องนับเป็นเงื่อนไขสำคัญที่จะทำให้เอกสารถูกนำไปใช้จริง โดยมีคำแนะนำเกี่ยวกับเทคนิคที่ใช้ในการสร้างความเชื่อมั่นให้แก่หน่วยงานผู้รับเอกสาร รวมถึงแนวทางการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การเก็บรักษา เพื่อให้หน่วยงานสามารถบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

และ 6. การปลดล็อกข้อจำกัดด้านกฎหมาย ในกรณีที่การปรับเปลี่ยนให้ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องดำเนินการตามขั้นตอนของกฎหมายที่มีอยู่ ซึ่งอาจไม่สะดวกหรือไม่คล่องตัวหรือมีอุปสรรค และไม่สามารถอาศัยเพียงกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็อาจจำเป็นต้องปรับปรุงกฎหมาย โดยในส่วนนี้ได้รวบรวมแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขกฎ ระเบียบ หรือกฎหมายจากหน่วยงานกลางต่างๆ เช่น มติคณะรัฐมนตรี (ครม.) สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา

“การให้บริการของหน่วยงานภาครัฐโดยมากเกี่ยวข้องกับการออกเอกสารสำคัญ หรือหนังสือรับรองเพื่อให้การรับรองแก่ผู้รับบริการทั้งบุคคลและนิติบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ แม้ว่าที่ผ่านมาจะมีความพยายามปรับการบริการให้เข้าสู่รูปแบบดิจิทัลแล้วก็ตาม แต่ยังมีข้อจำกัดในขั้นตอนการออกเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเกิดจากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นความไม่แน่ใจเกี่ยวกับมาตรฐาน เทคโนโลยี หรือกฎหมาย ทำให้ปัจจุบันหน่วยงานส่วนมากยังคงออกเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งมีความท้าทายหลายด้าน” นายชัยชนะ กล่าว

การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐานจะช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือและทำให้เกิดความเชื่อมั่นในการนำไปใช้งาน อีกทั้ง ช่วยลดต้นทุนจากการจัดเก็บเอกสารกระดาษซึ่งเดิมมีต้นทุนสูง โดยเฉพาะเอกสารที่ต้องเก็บเป็นระยะเวลานาน ทั้งนี้ สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับคู่มือการปรับเปลี่ยนการออกเอกสารภาครัฐให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ “e-Licensing Transformation Playbook” ได้ที่ เว็บไซต์ของ ETDA (www.etda.or.th) และ Facebook (ETDA Thailand)

นอกจากนี้ ในช่วงเดือนมีนาคม 2564 ที่จะถึงนี้ เอ็ตด้าจะมีการจัดอบรมการเตรียมความพร้อมในการปรับเปลี่ยนเพื่อออกเอกสารราชการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ (e-Licensing Transformation Workshop) เพื่อให้บุคลากรด้านดิจิทัลของรัฐได้เตรียมความพร้อมในการปรับเปลี่ยนระบบเพื่อออกเอกสารราชการดิจิทัลที่น่าเชื่อถือ เช่น แนวทางการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล (Digital ID) และการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการจัดอบรมนี้จะทำให้บุคลากรด้านดิจิทัลของรัฐได้รับการพัฒนาทักษะด้านดิจิทัลและสร้างความเข้าใจ เล็งเห็นถึงประโยชน์ต่อการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องด้วย