จบใหม่ ยังไม่มีประสบการณ์ทำงาน แต่อยากหางานง่ายขึ้น ผู้เขียนบทความคิดว่าการฝึกโปรแกรม Microsoft officeให้มีความชำนาญหรือมีพื้นฐานในการใช้งาน เป็นทางเลือกที่ดีเลยนะคะ เพราะไม่ว่าจะจบสายไหนก็ล้วนแต่ต้องใช้โปรแกรม Microsoft office ในการทำงาน สำหรับวันนี้ผู้เขียนบทความก็จะมาแนะนำโปรแกรม Microsoft office ว่าสามารถที่จะใช้ประโยชน์ในด้านใดได้บ้าง ซึ่งจะยกมาเฉพาะโปรแกรมที่ใช้ในการทำงานบ่อยๆนะคะ และตอนท้ายบทความผู้เขียนก็มีรีวิวโปรแกรมที่ผู้เขียนถูกใจ และใช้งานบ่อยๆ มาฝากทุกคนด้วยนะคะ รับรองว่าจะเป็นประโยชน์กับผู้ที่จบใหม่ทุกคนแน่นอนค่ะ1.Microsoft Wordถ้าพูดถึงโปรแกรม Microsoft Word คิดว่าหลายๆคนคงคุ้นเคยกันดีใช่ไหมคะ เพราะเป็นโปรแกรมที่ใช้ในการทำงานเอกสารหรือจัดการข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่พวกเราจำเป็นต้องใช้ในการทำงานอยู่บ่อยๆ แล้วโปรแกรมนี้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการทำงานอะไรได้อีกบ้างล่ะคะการปรับแต่งรูปแบบเอกสาร และข้อความ โปรแกรม Microsoft Word สามารถที่จะปรับโครงสร้างของหน้ากระดาษ , ปรับเปลี่ยนรูปแบบข้อความ , สี , ขนาดตัวอักษร , ใส่สัญลักษณ์ อีกทั้งยังเพิ่มภาพไปยังเอกสารได้การจัดทำหนังสือราชการต่างๆ การทำบัตรอวยพรการทำนามบัตรการทำแผ่นพับการทำจดหมายเวียน2.Microsoft Excelเป็นโปรแกรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายโดยเฉพาะธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการทำงาน เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการสร้างตาราง , กราฟ , การคำนวณ และการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ด้วยความสามารถเหล่านี้ทำให้เหมาะกับการใช้งานด้านบัญชี , การเงิน , งบประมาณ , ด้านสถิติ , ด้านการวางแผน และงานด้านวิศวกรรมศาสตร์ ถ้าฝึกจนชำนาญสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานได้อีกหลายอย่างเลยนะคะ จัดทำตารางการทำงานจัดทำรายงานสรุปผลต่างๆการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟจัดทำเอกสารที่มีการคำนวณ3.Microsoft Power pointในการทำงานเราคงหนีไม่พ้นการที่จะต้องนำเสนองานใช่ไหมล่ะคะ โปรแกรม Microsoft Power point เป็นโปรแกรมที่จะช่วยให้การนำเสนองานเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น มีลูกเล่นให้เราเลือกใช้ในงานนำเสนอของเราได้อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็น รูปแบบตัวอักษร , ภาพ , วิดีโอ และเสียง ทำให้เราสามารถนำเสนองานได้อย่างมืออาชีพ4.Microsoft Publisherหลายคนอาจรู้จักโปรแกรม Microsoft Publisher อยู่แล้ว แต่ก็อาจมีบางคนที่ยังไม่รู้จักโปรแกรมนี้ เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้ในงานออกแบบ ไม่ว่าจะเป็น ไวนิล , โปสเตอร์ รวมถึงการ์ด และนามบัตรต่างๆ เป็นโปรแกรมที่มีอิสระในการออกแบบ และสามารถสร้างผลงานให้ออกมาคมชัด อีกทั้งการใช้งานก็ง่าย และมีความรวดเร็ว5.Microsoft Outlookในการทำงานอาจต้องติดต่อกับผู้คนจำนวนมาก การใช้โปรแกรม Microsoft Outlook จะช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารผ่านทางอีเมล สามารถที่จะบันทึกข้อมูลการติดต่อ จดบันทึก อีกทั้งยังจัดทำตารางนัดหมายได้อีกด้วย เป็นตัวช่วยในการบริหารเวลาได้ดีเลยทีเดียวค่ะ6.Microsoft Teamsใครที่ทำงานแบบ Work from home หรือต้องเรียนออนไลน์น่าจะรู้จักโปรแกรมนี้ดี Microsoft Teams เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการทำงานเป็นทีม ทำให้การทำงานเป็นทีมโดยอยู่คนละที่กันเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น สามารถใช้ในการกำหนดการประชุม อำนวยความสะดวกด้านการติดต่อสื่อสาร การโทร , วิดีโอคอล และแชร์ข้อมูลกันภายในทีม 7.Microsoft Accessเป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล ภายในองค์กรขนาดเล็ก หรือสำนักงาน ทำหน้าที่ในการเก็บข้อมูล , ออกแบบแบบสอบถาม , แบบฟอร์ม , จัดทำเว็บไซต์ในการรับส่งข้อมูล และการประมวลผลข้อมูล 8.Microsoft One noteมาถึงโปรแกรมที่ผู้เขียนชื่นชอบ และใช้งานบ่อยๆนะคะ โปรแกรม Microsoft One note เป็นโปรแกรมจดโน้ตที่น่าจะถูกใจคนที่ชอบจดบันทึกทุกคน มาพร้อมกับลูกเล่นที่หลากหลาย สามารถใช้ได้ทั้งบน PC และสมาร์ทโฟน เลยนะคะจุดเด่นของโปรแกรมนี้ ที่เมื่อผู้เขียนได้ลองใช้แล้ว ทำให้ผู้เขียนไม่ต้องค้นหาโปรแกรมเกี่ยวกับจดบันทึกอีกเลย คือสามารถสร้างมายแมพได้ง่าย แบ่งย่อยได้หลายหมวดหมู่ อีกทั้งยังใส่ไฟล์ได้หลายรูปแบบค่ะการใช้งานแถบ ''Navigation''เป็นแถบที่มีสัญลักษณ์คล้ายกับชั้นวางหนังสือ เมื่อเราคลิกที่แถบเครื่องมือนี้ เราก็จะเจอส่วนของอีเมลที่เราลงทะเบียน ถัดลงมาก็จะเป็นส่วน Section และ page ในส่วนนี้เราสามารถเพิ่มได้ตามที่เราต้องการ ในแต่ละหมวดเราสามารถแบ่งย่อยเป็นเนื้อหาของแต่ละหมวดได้ ตั้งชื่อสมุดโน้ต และหัวข้อย่อยได้ตามที่เราต้องการ หรือเราจะเปลี่ยนชื่อ,เปลี่ยนสีแถบ ก็สามารถทำได้ หากเราพิมพ์หัวข้อสลับกันไม่ต้องกังวลว่าเราจะต้องพิมพ์ใหม่นะคะ เพราะโปรแกรม Microsoft One note สามารถที่จะให้เราเลื่อนตำแหน่งของส่วน Section และ page ตามที่เราต้องการได้เลยค่ะ แถบ ''Home''ในส่วนนี้ก็จะใช้งานเกี่ยวกับการพิมพ์ และการจัดรูปแบบตัวอักษรนะคะ ในการพิมพ์ข้อมูล เราสามารถที่จะเปลี่ยนรูปแบบ และปรับขนาดตัวอักษรได้ตามต้องการ ในกรณีที่เราต้องการเน้นข้อความเราสามารถคลิกที่ ''Highlight'' ได้เลยค่ะ จะมีสีให้เราเลือกหลายโทน ไม่ว่าจะเป็นโทนเข้มสำหรับคนที่ชอบสีสันสดใส หรือจะเป็นโทนสีพาสเทล สำหรับคนที่ชอบสีอ่อนๆละมุนๆ ค่ะแถบ ''Insert''ในแถบนี้ก็จะเกี่ยวกับการแทรกไฟล์ต่างๆ ในบางครั้งการจดบันทึกต่างๆ เราก็จำเป็นที่จะแทรกภาพ , ตาราง , สูตร , ลิงก์ หรือวิดีโอต่างๆ เราก็สามารถที่จะแทรกได้จากแถบนี้ อีกอย่างเราสามารถที่จะบันทึกเสียงได้ด้วยนะคะแถบ ''Draw''ส่วนนี้ก็จะใช้ในการตกแต่ง และแทรกรูปทรงต่างๆนะคะ มีปากกาให้เราเลือกมาตกแต่งสมุดโน้ตของเราได้อย่างหลากหลายค่ะ เมื่อเลือกรูปแบบแบบปากกาที่เราชอบเรียบร้อยแล้ว ยังสามารถเลือกขนาด และเลือกสีได้ตามต้องการเลยค่ะ หรือถ้าหากใครอยากเพิ่มรูปแบบปากกาก็สามารถเพิ่มได้นะคะ โดยคลิกที่เครื่องหมายบวก ข้างๆปากกาได้เลยค่ะแถบ ''View''สำหรับใครที่ต้องการที่จะเปลี่ยนสีพื้นหลัง สามารถที่จะเปลี่ยนได้ที่แถบนี้นะคะ โดยคลิกที่ ''Page Color'' ขอบอกว่ามีสีให้เลือกหลายโทนมากๆเลยค่ะแถบ ''Share''เมื่อเราจดบันทึกเรียบร้อยแล้ว และต้องการที่จะแชร์ให้คนอื่น เราก็สามารถที่จะคลิก ''Share'' ได้เลยค่ะ จากการใช้งานของผู้เขียนบทความ ผู้เขียนรู้สึกว่า โปรแกรม Microsoft One note เป็นโปรแกรมจดโน้ตที่สามารถใช้งานได้ลื่นไหล การใช้งานเครื่องมือขณะจดบันทึกมีความง่าย และสะดวก สามารถจัดระเบียบข้อมูลได้ดี ทำให้ค้นหาข้อมูลที่จดบันทึกได้ง่าย9.Microsoft Lensอีกหนึ่งแอปที่ผู้เขียนจะมารีวิวทุกคนนะคะ เป็นแอปที่ผู้เขียนใช้งานอยู่บ่อยๆในช่วง Work form home ถ้าพูดถึงแอป Microsoft Lens บางท่านอาจรู้จักแอปนี้อยู่แล้ว และบางท่านน่าจะกำลังสงสัยว่า Microsoft Lens คือแอปอะไร Microsoft Lens เป็นแอปที่ใช้ในการสแกนเอกสาร ปรับแต่งรูปภาพหรือไวท์บอร์ดนะคะ เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าในการทำงานจำเป็นที่จะต้องสแกนเอกสาร ในบางครั้งเราไม่มีเครื่องสแกนเอกสาร อาจทำให้การทำงานไม่ค่อยสะดวก แต่ถ้าเรามีแอปดีๆที่สามารถสแกนได้ผ่านโทรศัพท์ การทำงานก็จะง่ายขึ้น ในปัจจุบันแอปสแกนเอกสารก็มีหลายแอปนะคะ แต่จากการที่ผู้เขียนได้ค้นหา และลองใช้งานมาหลายแอป ผู้เขียนคิดว่าแอป Microsoft Lens เป็นแอปสแกนเอกสารที่สามารถใช้งานได้ง่าย และคมชัดอันดับแรกเราต้องดาวน์โหลดแอปก่อนนะคะ ในการดาวน์โหลดแอป Microsoft Lens สามารถที่จะดาวน์โหลดได้ทั้ง Android และ iOS นะคะการใช้งานการใช้งานแอปสามารถที่จะเลือกภาพที่เราถ่ายไว้ หรือจะถ่ายจากแอปเลยก็ได้ค่ะแถบ ''การดำเนินการ'' ในส่วนของแถบนี้มี 5 ตัวเลือกให้เราเลือกใช้ค่ะตัวเลือก ''ข้อความ'' เมื่อเราเลือกภาพ หรือถ่ายภาพที่ต้องการ ตัวเลือกนี้จะใช้ในการแยกข้อความจากภาพ เมื่อได้ข้อความที่ต้องการ เราสามารถที่จะคัดลอก หรือแชร์ได้ด้วยนะคะตัวเลือก ''ตาราง'' ถ้าใครต้องการที่จะแยกตารางออกจากภาพ สามารถทำได้จากตัวเลือกนี้นะคะ ตัวเลือก ''อ่านแล้ว'' ใช้สำหรับจับภาพข้อความเพื่ออ่านตัวเลือก ''ผู้ติดต่อ'' ใช้สำหรับจับภาพข้อมูลผู้ติดต่อเพื่อแยกตัวเลือก ''คิวอาร์โค้ด'' ใช้สำหรับสแกนเพื่อเปิดไฟล์ หรือลิงก์ถัดจากแถบ''การดำเนินการ'' ก็จะเป็นแถบ ''เอกสาร (Document)'' จะสามารถตัดแต่ง และปรับสีภาพได้ , ''ไวท์บอร์ด(Whiteboard)'' ช่วยในการกำจัดแสงสะท้อนและเงา , ''นามบัตร(Business card)'' , และ''รูปถ่าย(Photo)'' เราสามารถเลือกโหมดที่ต้องการได้เลยค่ะเมื่อเลือกโหมดที่ต้องการแล้ว ก็เลือกภาพหรือถ่ายภาพที่เราต้องการ สามารถเลือกหลายภาพได้นะคะ เมื่อเลือกภาพที่ต้องการ หรือสแกนเรียบร้อยแล้ว ต่อไปเราก็จะเจอกับเครื่องมือเพื่อใช้ในการตกแต่ง หรือเพิ่มข้อมูลไปยังภาพค่ะ เราสามารถที่จะเพิ่มภาพ , ข้อมูล รวมถึงลายเซ็น ได้จากเครื่องมือนี้ค่ะ หากใครเลือกลำดับภาพผิดก็สามารถเลือกตัวเลือก''จัดลำดับใหม่''ได้ค่ะ หรือถ้าใครอยากปรับโทนสีภาพเพิ่มเติมก็สามารถทำได้ โดยเลือก ''ตัวกรอง'' นะคะ3.เมื่อได้ภาพตามต้องการแล้ว ก็เลือก ''เสร็จสิ้น'' ได้เลยค่ะ4.ตั้งชื่อเรื่องที่ต้องการ และ''บันทึก''ค่ะอีกหนึ่งคุณสมบัติที่ผู้ใช้รู้สึกชอบเมื่อใช้งานแอป Microsoft Lens คือเราสามารถที่จะบันทึกไฟล์ได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น PDF , OneNote , OneDrive , Word , PowerPoint เลือกบันทึกตามที่ต้องการได้เลยนะคะจากการใช้งานของผู้เขียนบทความ ผู้เขียนคิดว่าสามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้เยอะเลยค่ะ เราก็แค่เปิดแอป ใช้กล้องถ่ายภาพโดยที่เราไม่ต้องจัดตำแหน่งให้ยุ่งยาก เพราะแอปจะปรับเอกสารให้เราแบบอัตโนมัติ และได้เอกสารที่มีคุณภาพดีไม่แพ้เครื่องสแกนเอกสารเลยค่ะเมื่อทราบแล้วว่า Microsoft office มีโปรแกรมพื้นฐานอะไรบ้าง ที่ต้องใช้ในการทำงานบ่อยๆ ก็อย่าลืมโหลดมาลองใช้กันนะคะ ที่สำคัญอย่าลืมฝึกใช้งานให้ชำนาญ เพื่อเป็นประโยชน์ในการประยุกต์ใช้ในการทำงานในอนาคตนะคะผู้เขียนเองก็เป็นคนนึงนะคะ ที่ต้องใช้งานโปรแกรม Microsoft office เป็นประจำ ตอนแรกๆก็มีบางโปรแกรมที่ผู้เขียนบทความใช้ไม่ค่อยชำนาญเหมือนกันนะคะ แต่เชื่อเถอะค่ะ ไม่มีอะไรที่ทำครั้งแรกจะง่ายไปหมดใช่ไหมล่ะคะ ทุกอย่างต้องอาศัยการฝึกฝนเป็นประจำ ถ้าเรามีความพยายาม ทำอย่างสม่ำเสมอ วันหนึ่งก็จะเกิดความชำนาญแน่นอนค่ะ เครดิตรูปภาพ1.รูปภาพหน้าปก : Mudassar Iqbal จาก Pixabay และออกแบบโดยผู้เขียน/canva2.รูปภาพประกอบ - ภาพที่ 1-24 : แคปภาพขณะใช้งานจริงจากแอปและโปรแกรมของMicrosoft โดยผู้เขียนบทความเปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !