ไม่ว่าข้อมูลที่อยู่ใน Excel จะมาจากไหน ไม่ว่าจะพิมพ์เอง มาจากเพื่อน หรือมาจากอินเทอร์เน็ตก็ตาม มีหลายเหตุและหลายสาเหตุที่ทำให้ข้อมูลนั้นมีช่องว่างส่วนเกินที่เราไม่ต้องการติดมาด้วย ซึ่งช่องว่างที่เรามองไม่เห็นนี้อาจจะก่อความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลของเราในอนาคตก็ได้ โดยช่องว่างที่เกินมาอาจจะก่อปัญหากับคำสั่งที่ใช้ในการเปรียบเทียบต่างๆ เช่นการหาข้อมูลด้วยคำสั่ง VLOOKUP ก็อาจจะหาข้อมูลไม่เจอได้ ทำให้เกิดปัญหาขึ้นและต้องมาตามแก้ไขกันภายหลัง ครั้งนี้เลยมาลองดูกันว่า 3 วิธีที่ใช้ในการลบช่องว่างส่วนเกินออกไปนั้น มีอะไรบ้าง 👉1. ใช้คำสั่ง Trim เพื่อลบช่องว่างด้านหน้าและหลังข้อความออกคำสั่ง Trim นั้นจะมีการลบช่องว่างที่อยู่ด้านหน้าและด้านหลังข้อความออก โดยไม่ยุ่งกับช่องว่างที่อยู่ด้านในข้อความโดยจากตัวอย่างมีข้อมูล Email อยู่ที่เซลล์ A1 และต้องการจะลบช่องว่างออก เราจะเขียนคำสั่ง =TRIM(A1) ไว้ที่เซลล์ A2 โดยผลลัพธ์จะได้ Email ที่ไม่มีช่องว่างส่วนเกินอยู่ทั้งด้านหน้าและด้านหลังดังภาพนะครับเมื่อได้ผลลัพธ์มาแล้วเราก็สามารถที่จะคัดลอกไปไว้ที่ไฟล์อื่นๆ แผนงานอื่นหรือคัดลอกลงข้อมูลต้นฉบับโดยการ Paste แบบ Value ก็ได้เช่นเดียวกันนะครับ และถ้าเรามีข้อมูลจำนวนมากๆ ก็สามารถที่จะคัดลอกคำสั่ง TRIM นี้โดยใช้ Fill Handle ของ Excel ได้เช่นเดียวกันผลลัพธ์ที่ออกมาที่เซลล์ B1 จะสังเกตเห็นว่าช่องว่างด้านหน้าหายไปเมื่อเทียบกับข้อมูลในเซลล์ A1 2. ใช้คำสั่ง TRIM และ CLEAN ควบคู่กันเพื่อลบช่องว่างส่วนเกินรวมถึงเครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม่บางครั้งข้อมูลของเรานอกจากช่องว่างส่วนเกินแล้วบางครั้งยังมีเครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม่เกินมาด้วย ซึ่งเป็นเครื่องหมายที่ส่วนใหญ่เราจะมองไม่เห็น และการจะลบเครื่องหมายเหล่านี้เราจำเป็นที่จะต้องใช้คำสั่ง CLEAN ในการช่วยลบเครื่องหมายออก โดยเราจะใช้คำสั่งซ้อนกันสองคำสั่งดังนี้=TRIM(CLEAN(A1)) แล้วคำสั่ง CLEAN ทำหน้าที่อะไร?สำหรับคำสั่ง CLEAN นั้นจะทำหน้าที่ในการลบเครื่องหมายที่มองไม่เห็นจำนวน โดยเครื่องหมายดังกล่าวนั้นมีอยู่ 32 ตัวด้วยกัน เช่น Line break, paragraph break เป็นต้นเมื่อพิมพ์คำสั่งเสร็จดูที่ผลลัพธ์จะเห็นว่าช่องว่างและเครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม่นั้นถูกลบออกจากข้อมูลเรียบร้อย และเหมือนเดิมคำสั่ง TRIM นั้นจะไม่ยุ่งกับช่องว่างที่อยู่ในข้อความแต่อย่างใด3. ใช้ Find และ Replace ในการช่องว่างส่วนเกินที่อยู่ภายในข้อความถ้าต้องการเอาช่องว่างส่วนเกินที่อยู่ในข้อความออก อย่างเช่นมีช่องว่างภายในข้อความอยู่ติดกัน 2 ตัวอักษรแต่อยากลบให้เหลือช่องว่างแค่ 1 ตัวอักษร เราสามารถใช้งานคำสั่ง Find และ Replace ช่วยเหลือเราได้ครับวิธีการง่ายๆ ก็เพียงแค่กดปุ่ม CTLR + H เพื่อเรียกหน้าต่าง Find และไปที่ Tab "Replace" ทันที หลังจากนั้นให้พิมพ์ช่องว่างจำนวน 2 ตัวในช่อง "Find what" และช่องว่างจำนวน 1 ตัวในช่อง "Replace with" ถ้ามีช่องว่างติดกันจำนวนมากๆ ลองใช้วิธีที่ 3 หลายๆ ครั้งเพื่อลดจำนวนช่องว่างในข้อความลงให้เหลือตามจำนวนที่ต้องการดูนะครับ ภาพโดยนักเขียนหมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕อัปเดตความรู้ใหม่ ๆ อีกมากมาย โหลดเลยที่ App TrueID ฟรี !