"การวางแผน" ( planning) เป็นคำที่อาจทำให้ใครหลาย ๆ คนนึกถึงเรื่องที่หนักหน่วง ซับซ้อน ยุ่งยาก บางคนก็รู้สึกหงุดหงิด รำคาญคนที่ทำหน้าที่นี้ แต่ไม่ว่าจะอย่างไร เราต่างก็ไม่สามารถแยกชีวิตเราออกจากคำว่า "การวางแผน" ไปได้ บทความนี้จะขอพูดถึงการวางแผนเบื้องต้น(basic planning) ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้ได้ทั้งภารกิจประจำวันหรืองานทุกระดับ โดยของการวางแผนประกอบด้วย -1. การจัดลำดับ ในแต่ละวันเราต่างก็มีกิจกรรม หน้าที่ การงาน ที่ต้องทำหรือรับผิดชอบหลายอย่าง ดังนั้นจึงต้องมีการจัดลำดับสิ่งที่ต้องทำก่อน-หลัง การจัดลำดับคือจุดเริ่มต้นของการวางแผน ปัจจัยหรือเงื่อนไขที่นำมาประกอบการตัดสินใจในการจัดลำดับ คือ 1.1 กำหนดการ หรือ ความสำคัญของงาน / กิจกรรม ที่ต้องการทำให้เสร็จ คือการแยกแยะว่า งาน / กิจกรรม ทั้งหมดที่ต้องทำนั้น เรื่องไหนเราต้องการให้เสร็จเมื่อไร หรืองานไหนสำคัญที่สุด เราก็ต้องทำเรื่องนั้นก่อน1.2 ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำ งาน / กิจกรรม งาน / กิจกรรมแต่ละอย่างต้องผ่านขั้นตอน หรือ กระบวนการที่แตกต่างกัน ทำให้ต้องใช้เวลาต่างกัน ผู้วางแผนจึงต้องทราบว่าระยะเวลาในการทำงานชิ้นไหนใช้เวลาเท่าไร เพื่อให้การวางแผนอยู่บนพื้นฐานของความเป็นไปได้และหวังผลสำเร็จได้จริง 2. การเตรียมความพร้อม การเตรียมความพร้อมนับเป็นหัวใจของการวางแผน เพราะหากขาดความพร้อมย่อมไม่สามารถบรรลุแผนที่ตั้งไว้ได้ เราจะเห็นว่างานหลาย ๆอย่าง เกิดอุปสรรค หรือปัญหาหลาย ๆ เรื่อง ทำให้ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าบ้าง ทำให้งานเสร็จล่าช้ากว่ากำหนดบ้าง แม้กระทั่งบางงานก็เกิดความล้มเหลว ทั้งอุปสรรค ความล่าช้า หรือความล้มเหลวเหล่านี้นำมาซึ่งการสูญเสียความเชื่อมั่น ต้นทุนที่สูงหรือบานปลาย และบางครั้งทำให้สูญเสียโอกาสที่สำคัญของชีวิตใครหลาย ๆ คนได้ อย่างไรก็ตามการเตรียมความพร้อมย่อมขึ้นอยู่ปัจจัยที่เกี่ยวข้องเช่น ชนิดงาน ระยะเวลาที่ได้ การสื่อสาร / ประสานงาน ทักษะ/ความชำนาญของผู้เตรียม งบประมาณ ความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้อง เป็นต้น 3. ผู้วางแผน ถ้าจะเปรียบผู้ที่ทำหน้าที่วางแผน เป็น ผู้ถือหางเสือเรือก็คงไม่เกินไปเพราะผู้ถือหางเสือเรือจะทำหน้าที่นำพา / ควบคุมเรือให้ถึงเป้าหมาย หากกระบวนการทำงานเปรียบดังเรือกำลังแล่นในท้องทะเลซึ่งอาจเผชิญคลื่น ลม พายุ หรืออุปสรรคอื่นใด ผู้วางแผนก็ต้องใช้ทั้งทักษะ ไหวพริบ การตัดสินใจ เพื่อให้เรือแล่นสู่จุดหมายตามกำหนดที่วางไว้ ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่ว่างานที่วางแผนจะง่ายหรือยาก งานส่วนตัวหรืองานองค์กร ผู้วางแผนที่ดีควรมีคุณสมบัติดังนี้- 3.1 ละเอียด รอบคอบ มีระเบียบ- 3.2 เข้าใจกระบวนการทำงานของงานที่วางแผน- 3.3 การสื่อสารชัดเจน (ครอบคลุมทั้งการถ่ายทอดข้อมูล การออกแบบวิธีสื่อสาร )- 3.4 มีความเป็นผู้นำ-3.5 รู้จักการใช้จิตวิทยาเบื้องต้นในการจูงใจ ต่อรอง ควบคุมสถานการณ์ 4.การติดตามผลอย่างใกล้ชิด และปรับแผนตามสถานการณ์ (แล้วแต่กรณี)แม้จะมีการวางแผนอย่างรัดกุมแต่โอกาสผิดแผนก็ย่อมเกิดขึ้นได้เพราะอาจมีปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้เกิดขึ้น ดังนั้นผู้วางแผนและผู้เกี่ยวข้องต้องประสานงาน ติดตามงานอย่างใกล้ชิด ต่อเนื่อง ซึ่งวิธีการติดตามสามารถทำได้หลายทาง เช่น หากเป็นในรูปองค์กรก็อาจสร้างโปรแกรมที่สามารถให้ผู้ที่เป็นคีย์แมนหรือตัวแทนของแต่ละกระบวนการทำงานแจ้งความคืบหน้า ( up date status ) หรือมีการสร้างบอร์ดแจ้งสถานะในแต่ละจุดใหญ่ ๆ เพื่อให้หัวหน้างาน ฝ่ายวางแผนและผู้เกี่ยวข้องได้ทราบความเป็นไป จากประสบการณ์ของผู้เขียนพบว่าเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์ของปัญหา / อุปสรรคที่ทำให้งานล่าช้าหรือล้มเหลวนั้นเป็นสิ่งที่เราควบคุมได้ แต่เราไม่ได้ทำหรือทำไม่ดีพอ นั่นคือขาดการเตรียมความพร้อม "การวางแผน " ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กงานใหญ่ หรือเป็นภารกิจในชีวิตประจำวันหากทำสม่ำเสมอจะทำให้งาน/กิจกรรมประสบความสำเร็จเป็นส่วนมาก นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้วางแผนและผู้เกี่ยวข้องเกิดทัศนคติเชิงบวกต่อชีวิตอันเนื่องจากความภาคภูมิใจในความสำเร็จของงาน/กิจกรรมที่เกิดขึ้น และยังช่วยต่อยอดทำให้เกิดการปฏิสัมพันธ์ ผูกพันธ์ระหว่างการประสานงาน ติดตามงาน บางกิจกรรมก็ทำให้เกิดการกระชับมิตรและสร้างสายป่านทางธุรกิจ ทางใจ ที่ยาวขึ้น นับว่าเป็นประโยชน์มิใช่น้อย ภาพประกอบภาพหน้าปก โดย Austin Distel จาก unsplashภาพที่ 1 โดย Marissa Grootes จาก unsplashภาพที่ 2 โดย Erwi จาก unsplashภาพที่ 3 โดย Sam Moghadam จาก unsplashภาพที่ 4 โดย Alena Plotnikova จาก unsplashภาพที่ 5 โดย Jeremy Bishop จาก unsplashภาพที่ 6 โดย airfocus จาก unsplashเปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !