เวลาที่เราสร้าง Pivot Table ใน Excel มักจะเจอปัญหาจุกจิกกวนใจอยู่บ่อยครั้ง โดยหลักๆ จะเจออยู่ 3 เรื่องดังนี้Pivot มักจะ Count ข้อมูลให้แทนที่จะใช้ Sumต้องจัดรูปแบบตัวเลข (Format) ที่ได้จาก Pivot Table ทุกครั้งเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลแล้ว Pivot Table ไม่ได้อัปเดตข้อมูลให้เราจะไปไล่ดูปัญหาทั้ง 3 ข้อกัน1. Pivot มักจะ Count ข้อมูลให้แทนที่จะใช้ SUMสิ่งที่เราเจอบ่อยที่สุดเมื่อใช้ Pivot Table คือ Pivot Table จะทำการนับข้อมูล (Count) แทนที่จะหาผลรวม (Sum) ซึ่งจะมีอยู่ 3-4 เหตุผลด้วยกัน คือ- มีช่องว่างอยู่ในข้อมูล (Blank cells)ถ้าเรามีช่องว่างอยู่ในชุดข้อมูลของเรา Excel จะมองว่าคอลัมน์ดังกล่าวเป็นข้อความ (Text) ดังนั้นเมื่อนำไปใช้งานใน Pivot Table แล้ว Excel จึงทำการนับ (Count) แทนที่จะเป็นการหาผลรวม (Sum) ให้- มีตัวอักษร (Text) อยู่ในข้อมูลที่ต้องการคำนวณถ้ามีตัวอักษรปะปนอยู่ในข้อมูล Excel ก็จะทำการนับจำนวน (Count) แทนที่จะรวมผลลัพธ์ (Sum) ให้ใน Pivot Table - เลือกช่วงข้อมูลเกินกว่าข้อมูลเช่นการสร้าง Pivot Table นั้นจะต้องมีการเลือกช่วงข้อมูลที่จะมาจัดทำ Pivot Table ซึ่งอย่างตัวผมเองก็จะถนัดในการเลือกที่หัวคอลัมน์เลย คือเป็นการเลือกจนไปถึงบรรทัดสุดท้ายของ Excel ทำให้มีบรรทัดที่มีข้อมูลว่างๆ ติดมาด้วย ทั้งนี้ลองเลือกแค่ข้อมูลที่ต้องใช้จริงๆ เวลาใช้งาน Pivot Table ตัว Pivot จะทำการรวมเป็นผลรวม (Sum) ให้แทนที่จะทำการนับจำนวน (Count)สำหรับวิธีแก้ไขก็มีดังนี้หาช่องว่างและเติม 0 สำหรับค่าที่เป็นตัวเลขตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ที่เป็นตัวเลขไม่มีสิ่งที่เป็นตัวอักษรมาปะปนเลือกช่วงข้อมูลให้ถูกต้องเวลาจะสร้าง Pivot Table โดยไม่มีข้อมูลอื่นที่เป็นเซลล์ว่างๆ มาปะปน2. ต้องจัดรูปแบบตัวเลข (Format) ที่ได้จาก Pivot Table ทุกครั้งปัญหาที่เจอกันบ่อยที่สุดเป็นอันดับที่ 2 คือเมื่อสร้าง Pivot Table แล้วต้องมาจัดรูปแบบให้กับข้อมูลทุกครั้ง จะทำอย่างไรให้ Pivot Table จัดรูปแบบของข้อมูลให้โดยอัตโนมัติทุกครั้ง โดยข้อมูลที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบมีตัวอย่างดังภาพแต่ปัญหานี้มีวิธีแก้ไข ลองทำตามขั้นตอนดังนี้1. คลิกเข้าไปที่ Pivot Table เพื่อที่จะเรียกแถบคำสั่งของ Pivot Table ขึ้นมาทำงาน และไปที่ Tab "Analyze" ไปที่คำสั่ง "Select" และเลือกที่คำสั่ง "Select Entire PivotTable" 2. กลับไปที่ Tab "Analyze" อีกครั้งและเลือกที่คำสั่ง "Select" ในครั้งนี้ให้เลือกที่คำสั่ง "Values" เพื่อเลือกเฉพาะกลุ่มข้อมูลที่เป็น Values ของ Pivot Table3. กดปุ่ม CTRL + 1 เพื่อเรียกหน้าต่าง "Format Cells" ขึ้นมาใช้งาน และเลือกรูปแบบของข้อมูลที่เราต้องการให้เรียบร้อยแล้วกด OK* จะใช้วิธีการเรียกแบบอื่นที่ถนัดก็ได้นะครับ** ปุ่มเลข 1 ต้องใช้บนฝั่งคีย์บอร์ดที่เป็นฝั่งตัวเลขเท่านั้นนะครับ เลข 1 ฝั่งตัวอักษรไม่สามารถใช้งานได้4. จะเห็นว่าข้อมูลถูกจัดรูปแบบแล้ว ลองลาก Field อื่นลงไปใน Pivot Table ก็จะพบว่าข้อมูลที่ลากลงไปใน Pivot Table เพิ่มเติมก็จะถูกจัดรูปแบบด้วย3. เพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลแล้ว Pivot Table ไม่ได้อัปเดตข้อมูลให้บางครั้งเราปรับปรุงข้อมูลในข้อมูลที่นำมาทำ Pivot Table แต่เรามักจะลืมทำการ Refresh Pivot Table ใหม่ ทำให้ข้อมูลไม่ได้ปรับปรุงให้ทันสมัย ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ ซึ่งเรานั้นสามารถที่จะกำหนดให้ Pivot Table ทำการ Refresh ทุกครั้งที่เปิดไฟล์ Excel ใหม่ หรือทุกๆ กี่นาทีตามที่กำหนดก็ได้โดยวิธีการกำหนดให้ Pivot Table Refresh ใหม่ทุกครั้งที่เปิดไฟล์มีดังนี้1. คลิกขวาที่ Pivot Table และเลือกที่คำสั่ง "PivotTable Options"2. ในหน้าต่าง PivotTable Options ไปที่ Tab "Data" และเลือกที่ตัวเลือก "Refresh data when opening the file"เพียงเท่านี้เมื่อเปิดไฟล์ตัว Pivot Table จะถูก Refresh ทุกครั้งโดยอัตโนมัติ วิธีการกำหนดให้ Pivot Table ทำการ Refresh ทุกๆ ช่วงเวลาสำหรับการกำหนดให้ Pivot Table Refresh ทุกๆ ช่วงเวลานั้นจะใช้กับการเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก เช่นฐานข้อมูลภายนอกต่างๆ หรือจากแหล่งอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในไฟล์ Excel ของเรา โดยมีขั้นตอนการกำหนดเวลาในการ Refresh ดังนี้1. ไปที่ Tab "Data" และเลือกที่คำสั่ง "Connections" จะปรากฏหน้าต่าง Workbook Connections ขึ้นมา2. ในหน้าต่าง Workbook Connections ให้กดที่ปุ่ม "Properties" แล้วจะปรากฏหน้าต่าง "Connection Properties" ขึ้นมา ให้เลือกที่ตัวเลือก "Refresh every" และป้อนจำนวนนาทีที่ต้องการให้ Pivot Table ทำการ Refresh ข้อมูลได้ทันที*แต่มีข้อควรระวังถ้าข้อมูลมีขนาดใหญ่มากๆ การทำงานก็จะช้าไปด้วย ดังนั้นควรพิจารณาว่าจะทำการ Refresh ทุกๆ กี่นาที ซึ่งไม่ควรบ่อยครั้งจนเกินไปน่าจะเป็นแนวทางให้บ้างแล้วนะครับ ต่อจากนี้น่าจะทำงานกับ Pivot Table ให้สนุกยิ่งขึ้นแล้ว 😁ภาพโดยนักเขียนหมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !