*** เครดิตปก : pixabay.com การจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารแบบฉบับเป็นเล่ม หรือเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ( Email ) ในปัจจุบันนั้น เรื่องความชัดเจน ครอบคลุม ครบถ้วน ของเอกสารที่แนบส่งมานั้นต้องมาก่อน ผู้เขียนมองว่า การจัดการเอกสารโดยเฉพาะเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Email นั้น หากมีการจัดการ หรือวางแผนการแนบไฟล์มาไม่ดี ก็จะมีการอัพโหลดไฟล์เอกสารหลายไฟล์ ทำให้เป็นปัญหาต่อผู้รับสารในเรื่องการดาวน์โหลดทีละไฟล์ และอาจจะต้องแตกไฟล์เอกสารออกมาหากเป็นไฟล์บีบอัดไว้ ( Archive File ) จึงใช้เวลาค่อนข้างมากต่อครั้งในการดาวน์โหลด ผู้เขียนจึงเห็นปัญหาในข้อนี้ จึงอยากจะให้แนวทางในการจัดการเอกสาร กรณีมีไฟล์ข้อมูลที่แตกต่างกันให้รวมอยู่ในไฟล์เดียวกัน ในบทความนี้จะขอเน้นเป็นเรื่องของ Excel ที่มีการใช้งานมาก และบ่อยอยู่ไม่น้อย หากว่าเรามีไฟล์หลากหลาย หรืออยากแนบฟร้อนท์ตัวหนังสือไปด้วยเผื่อปลายทางที่รับสาร ไม่มีฟร้อนท์ที่จำเป็นนั้น ๆ เปิดอ่านเอกสาร ก็จะให้ความง่าย และสะดวก รวดเร็ว ต่อผู้รับสารในการเปิดอ่านไฟล์ข้อมูลนั้น ๆ ได้ แต่ขนาดของไฟล์มักจะมีความใหญ่เพิ่มขึ้น ผู้เขียนคิดว่าคุ้มกว่าที่ได้ไฟล์เอกสารหลายไฟล์ และกระจัดกระจายภายหลังจากแตกไฟล์ที่โหลดมาแล้วข้างต้น เอกสารไฟล์ Excel มีลูกเล่นแพรวพราว หรือฟังก์ชั่นการทำงานที่หลากหลาย ทั้งเบื้องต้น และเชิงลึกของการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับสูตรคำนวณ หรือตีเส้นตาราง หลายคนมักจะใช้ Excel เป็นพื้นฐานในการจัดทำเอกสารเหล่านี้ และด้วยกันนั้น หากเราจะรวมแนบไฟล์อื่น ๆ ที่จำเป็น ไปด้วยกันกับไฟล์ Excel ให้เป็นไฟล์เดียวเลย ยิ่งจะทำให้ไฟล์เอกสารโดดเด่น และมีความเป็นมืออาชีพมากกว่านี้หลายเท่า ผู้เขียนได้มีโอกาสเกี่ยวข้องกับงานเอกสาร Excel อยู่บ่อยครั้ง พอที่จะมีเคล็ดลับดี ๆ แบบให้แนบไฟล์ได้หลาย ๆ นามสกุล เข้าไปได้ในตัว และให้มองเห็นไอคอนของเอกสารที่แนบมาด้วย เริ่มขั้นตอนแบบง่าย ๆ ดู โปร ๆ กันเถอะ1. คลิกที่ว่าง ใน Cell ที่ต้องการ ( 1. ) >> เลือกเมนู แทรก ด้านบน แล้วคลิก วัตถุ ( 2. ) *** เครดิตภาพจากผู้เขียน 2. ในหน้าต่าง วัตถุ ให้คลิก เรียกดู ( 3. ) >> แล้วเลือกไฟล์ ที่ต้องการแทรก ( 4. ) ได้หลายนามสกุล >> แล้วคลิก แทรก ( 5. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน 3. พอหลังจากที่เลือกไฟล์ได้แล้ว ตรงนี้สำคัญมากเพื่อให้แสดงไอคอนไฟล์ที่เราเลือก ติ๊กเครื่องหมายเช็คถูกหน้าข้อความ แสดงไอคอน ( 6. ) >> แล้วคลิก ตกลง ( 7. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน 4. หลังจากนั้นให้กด บันทึก ( 8. ) >> แล้วผู้อ่านจะได้ไอคอน ที่เราเลือกแทรกเข้ามา เหมือนกับตัวอย่างของผู้เขียนนี้ไงหละ ( 9. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน ผู้อ่านจะเห็นว่า ขั้นตอนการง่าย ๆ แบบนี้ ก็ทำให้ไฟล์งานเอกสารของเรา มีความเป็นมืออาชีพได้เลยนะ แล้วยังสามารถแนบไฟล์ได้หลากหลายนามสกุล เบ็ดเสร็จไปในตัวเอกสารเพียงฉบับเดียว ง่ายต่อการดาวน์โหลดและเปิดเอกสาร อย่างนี้ผู้รับสารคงพอใจ และไม่เป็นปัญหาเรื่องการจัดการไฟล์อีกต่อไป ติดตามบทความสาระความรู้อื่น ๆ ได้ในบทความถัดไป ... :) JPMJ