วันนี้มีน้องๆ เข้ามาถามฟังก์ชั่นการใช้งานของ Excel กันอีกแล้ว การที่เราจะรวมข้อมูลโดยทั่วไปใน Excel เราจะใช้ฟังก์ชั่น SUM เพื่อหาผลรวมของข้อมูลประเภทตัวเลข แต่จากคำถามของน้องๆ วันนี้ เงื่อนไข คือ ต้องการรวมค่าตัวเลขตามไตรมาสของข้อมูลที่อยู่ในแผนกเดียวกัน อยากให้ SUM โดยไม่ต้องมาเรียงใหม่ ดังนั้นสูตรที่จะใช้ในการคำนวนคือ SUMIF แต่จากตัวอย่างก่อนที่จะทำ SUMIF จะแนะนำ Tip ในการรวมข้อมูลที่ซ้ำกันไปด้วยเลยเพื่อจะได้สร้างตารางผลรวมที่ง่ายขึ้น การรวมข้อมูลที่เหมือนกันให้เหลือข้อมูลเดียว (Remove Duplicates) 1. Copy ข้อมูลต้นฉบับทั้งคอลัมน์ ไปวางไว้ในตำแหน่งที่ว่าง เช่น จากตัวอย่างนำข้อมูลจากคอลัมน์ A ไปคอลัมน์ E 2. เลือกข้อมูลในคอลัมน์ E ทั้งหมด 3. ไปที่แท็บ Data เลือก คำสั่ง Remove Duplicates 4. โปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างการจัดการถามอีกครั้ง ว่าข้อมูลที่เราเลือกอยู่ในจุดที่ต้องกา่รหรือไม่ ถ้าใช่ก็ตอบ OK 5. โปรแกรมจะแจ้งผลการรวมข้อมูลจำนวน และข้อมูลที่เหลือ ให้ทำการตอบ OK อีกครั้ง เพียงเท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลจากข้อมูลเหมือนกันจะเหลือข้อมูลเดียวที่ไม่มีค่าซ้ำ หมายเหตุ ในกรณีการซ้ำรวมถึงข้อมูลตัวสะกด เคาะวรรค ช่องว่างด้วย หากมีช่องว่างที่ไม่เท่ากันก็จะถือว่าเป็นคนละข้อมูลกัน การใช้คำสั่ง Remove Duplicates จะลบข้อมูลด้านล่าง และเหลือข้อมูลบนสุดเสมอ การรวมข้อมูลตามเงื่อนไข จากข้อมูลที่เรารวมเพื่อทำตางรางสรุปมาจากข้อมูลต้นฉบับในคอลัมน์ A ก็จะทำให้เราได้ข้อมูลที่จะนำไปใช้ SUMIF ซึ่งมีการคำนวนที่แม่นกว่าการคีย์เอง รูปแบบฟังก์ชั่น =SUMIF(range,criteria,sum range) ความหมายในฟังก์ชั่น =SUMIF(ช่วงของข้อมูลที่เก็บค่าตามเงื่อนไขทั้งหมด,เงื่อนไข,ช่วงของค่าที่ต้องการหาผลรวม) โดยจากตัวอย่าง เราสามารถทำตามขั้นตอนในการหาผลรวมแบบมีเงื่อนไขได้ดังนี้ 1. คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข 2. พิมพ์สูตร =SUMIF($A$2:$A$23,E2,$B$2:$B$23) 3. นำเมาส์ไปวางไว้ในสูตร ที่ Range หรือ A2:A23 แล้ว กดปุ่ม F4 หนึ่งครั้งเพื่อทำการล็อก Cell การกดปุ่ม F4 จะเพิ่มเครื่องหมาย $ หน้าข้อมูลของแถวและคอลัมน์ ดังนั้นเมื่อเราทำการ Copy สูตรแล้ว ตัวเลขคอลัมน์หรือแถวจะไม่เลื่อนไปไหน 4. ให้ทำแบบเดียวกันในสูตรที่ Sum range หรือ B2:B23 ด้วย กดปุ่ม F4 เนื่องจากทั้งสองชุดข้อมูลนี้จะเป็นค่าเดิมไม่มีการเปลี่ยนแปลง 5. เงื่อนไขของตัวอย่างก็คือ ข้อมูลในคอลัมน์ E ซึ่งเราไม่ต้อง ล็อก Cell 6. เมื่อเขียนสูตรได้ครบแล้วก็สามารถ Copy สูตร เพียงเท่านี้ก็จะได้ผลลัพธ์ของข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ ----------ภาพประกอบบทความทั้งหมดมาจากภาพที่ผู้เขียนจับภาพหน้าจอนำมาตัดต่อใส่ข้อความด้วยตนเอง เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !