ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารมีหลากหลายช่องทาง ทั้งการติดต่อทางโทรศัพท์ หรือการส่งข้อความผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ ซึ่งส่วนใหญ่การติดต่อประเภทนั้น ก็จะเป็นไปในลักษณะการติดต่อสอบถามข้อมูลทั่ว ๆ ไป ในขณะที่การติดต่อที่เป็นทางการแม้จะใช้วิธีการส่งอีเมล์ก็ยังจำเป็นต้องใช้ภาษาทางราชการ หรือภาษาทางธุรกิจอยู่นั่นเอง การเขียนจดหมายนั้น นอกจากสาระสำคัญในเนื้อความจดหมายแล้ว คำขึ้นต้น ลงท้าย ของจดหมายก็มีส่วนสำคัญและขึ้นอยู่กับผู้รับจดหมายฉบับนั้น ๆ ด้วย วันนี้เราจึงมาแนะนำหลักการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางให้มีความเหมาะสมค่ะ คำขึ้นต้นจดหมาย และคำลงท้ายจดหมาย การใช้คำขึ้นต้นและลงท้ายจดหมายนั้น หากเป็นจดหมายติดต่อธุรกิจ ควรใช้อ้างอิงตามแนวปฏิบัติของทางราชการ คือ “เรียน” เป็นคำขึ้นต้นสำหรับบุคคลทั่วไป ส่วนการเรียกชื่อนั้นใช้คำนำหน้า นาย/นาง/นางสาว หรือ ตำแหน่งทางวิชาการ อาทิ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ หรือยศ เช่น พันตำรวจโท นาวาอากาศตรี เป็นต้น และใช้คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ” “กราบเรียน” ใช้สำหรับ ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา รัฐบุรุษ และใช้คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง" “นมัสการ” ใช้สำหรับพระภิกษุสงฆ์ทั่วไป ที่ไม่ใช่พระราชาคณะ และลงท้ายจดหมายว่า "ขอนมัสการมาด้วยความเคารพ"ภาษาที่ใช้แน่นอนว่าภาษาที่ใช้สำหรับจดหมายติดต่อธุรกิจ ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูด เช่นตัวอย่างที่ 1 เมื่อวันที่ 1 กันยายน คนที่แบ้งค์โทรมาบอกดิฉันว่ารบกวนให้ติดต่อกับธนาคารเร็ว ๆ เป็น เมื่อวันที่ 1 กันยายน 2562 ดิฉันได้รับโทรศัพท์จากเจ้าหน้าที่ของธนาคารให้เร่งติดต่อกับธนาคารโดยด่วน เป็นต้นตัวอย่างที่ 2ตามที่กรม-xxได้จ้างให้บริษัทของเราออกแบบและทำกระเป๋าให้ 300 เราได้ทำให้เสร็จแล้ว ซึ่งเราก็ได้ส่งกระเป๋าให้ครบตั้งแต่สิ้นเดือนมกราคมแล้ว แต่ยังไม่ได้เงินค่ากระเป๋า จึงขอให้กรมxxรีบเบิกเงินที่เหลือให้เราด้วย เป็น ตามที่กรมxxได้ตกลงจ้างให้บริษัทxxเป็นผู้ออกแบบกระเป๋า จำนวน 300.- ใบ ราคาใบละ 20.- บาท รวมเป็นเงิน 6,000.- บาท (หกพันบาทถ้วน) ซึ่งบริษัทxxได้ดำเนินการจัดทำและส่งกระเป๋าดังกล่าวให้กับท่านเมื่อวันที่ 30 มกราคม 2563 แต่จวบจนบัดนี้ยังมิได้รับเงินค่าสินค้าดังกล่าวแต่อย่างใด ในการนี้ บริษัทxxใคร่ขอให้ท่านได้โปรดพิจารณาเร่งรัดการเบิกจ่ายเงินค่าสินค้าที่เหลือเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 3,000.- บาท (สามพันบาท) เป็นต้น เคล็ดลับในการเขียนจดหมายใช้ภาษาให้ถูกต้อง โดยเฉพาะภาษาที่เป็นทางการ ยิ่งถ้าเป็นจดหมายสมัครงานด้วยแล้ว จะสะท้อนถึงความสามารถและความใส่ใจของผู้สมัครภาษาไทยใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) ในการบอกจำนวนหน่วยของตัวเลข เช่น 1,000 บาท 12,000 ตัน เท่านั้นการพิมพ์ เครื่องหมายต่าง ๆ มีรายละเอียดดังนี้ การพิมพ์ไม้ยมก (ๆ) ไปยาลใหญ่ (ฯลฯ) ไปยาลน้อย (ฯ) ควรเว้นวรรคทั้งหน้าและหลังไม้เครื่องหมาย การพิมพ์วงเล็บ (...) ควรเว้นวรรคก่อนวงเล็บเปิดหนึ่งเคาะ หลังวงเล็บปิดหนึ่งเคาะ ส่วนข้อความภายในให้เขียนติดกับวงเล็บ อัญประกาศ หรือ เครื่องหมายคำพูด ("...") ควรเว้นวรรคก่อนอัญประกาศเปิดหนึ่งเคาะ หลังอัญประกาศปิดหนึ่งเคาะ ส่วนข้อความภายในให้เขียนติดกับอัญประกาศ เช่น ฉันรักเธอมากกว่าใคร ๆ เธอจงเห็นใจและอย่าได้รังเกียจฉัน คำว่า “ที่รัก” ฉันขอสงวนไว้ให้เธอแต่เพียงผู้เดียว ในโลกนี้ (ยกเว้นแม่) ก็มีแต่เธอเป็นหญิงคนเดียวที่ฉันจะยอมยกให้เหนือหญิงอื่นใดการใส่จำนวนเงิน ต้องใส่ทั้งจำนวนตัวเลข และตัวอักษรกำกับ เพื่อป้องกันการแก้ไข หรือเพิ่มเติมตัวเลขด้านหน้า จำนวนที่ไม่มีหน่วยเป็นสตางค์ให้ใส่ .- เช่น 1,000.- (หนึ่งพันบาทถ้วน) เป็นต้นจดหมายยังใช้เป็นหลักฐานได้ และเพื่อเป็นประโยชน์แก่หน่วยงานหรือตัวผู้เขียนเอง ก็ควรที่จะเขียนให้มีความชัดเจน ถ้าเขียนตอบจดหมายฉบับก่อนหน้า ก็ควรอ้างอิงจดหมายฉบับก่อนหน้า รวมทั้งวันที่ของเอกสารหรือจดหมายฉบับนั้น เช่น ตามใบสั่งจ้างเลขที่ จ11/2563 ลงวันที่ 5 มกราคม 2563 บริษัท กขค.ได้ตกลงจ้างให้ ดิฉันออกแบบโลโก้ โดยมีอัตราค่าจ้าง 2,000.- บาท (สองพันบาท) ซึ่งดิฉันได้ทำการออกแบบและส่งมอบให้แล้ว ตามใบส่งของเลขที่ 222 ลงวันที่ 20 มกราคม 2563 เป็นต้นมารยาทในการส่งจดหมายที่ต้องส่งใบตอบรับกลับหรือให้ส่งเอกสารกลับ ควรทำซองติดสแตมป์และจ่าหน้าถึงตัวท่านเองด้วย เขียนชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง ยศ ให้ถูกต้อง ผู้เขียนเคยใส่ตำแหน่งทางวิชาการของคนที่ติดต่อผิดไปท่านหนึ่ง ท่านผู้นั้นถึงกับโทรศัพท์มาตำหนิเรื่องใส่ตำแหน่งทางวิชาการผิดพลาด ถ้าจะเชิญใคร หรือขอให้ใครทำอะไรให้ ควรประสานงานไปให้เรียบร้อยก่อน ค่อยทำจดหมายตามไปอีกที บางครั้งเจ้าตัวเขาก็ไม่สะดวกที่จะให้ความอนุเคราะห์ หรือให้ความช่วยเหลือกับเราได้ สำหรับผู้ที่อยากจะศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมในการเขียนจดหมายให้ถูกหลักการและถูกแบบฟอร์ม หากต้องการอ้างอิงจากหนังสือราชการ สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ซึ่งจะมีการกำหนดรูปแบบ คำขึ้นต้น ลงท้าย ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม รวมทั้งยังเป็นพื้นฐานในการทำงานราชการด้วย เรื่องและภาพโดยผู้เขียน