10 เคล็ดลับของ Excel ต่อจากตอนที่แล้ว 11. ทำ Data Validation หรือตรวจสอบข้อมูลก่อนการบันทึกลง Cellเมื่อต้องการให้บันทึกข้อมูลให้ถูกต้องตามช่วงข้อมูลที่กำหนดไว้ ก็มีความจำเป็นต้องกำหนดเงื่อนไขในการบันทึกข้อมูล เช่น ต้องการบันทึกอายุโดยอายุต้องเป็นตัวเลขและมีช่วงที่เรากำหนดอย่างเช่น 18 ถึง 60 ปีเท่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีข้อมูลอื่นที่ไม่ถูกต้องปะปนเข้ามาเราก็ต้องทำการกำหนดเงื่อนไขในการบันทึกข้อมูล วิธีง่ายๆ ก็คือไปที่ Tab "Data" และที่คำสั่ง Data Validation โดยก่อนการกำหนดเงื่อนไขให้เราเลือกช่วง Cell ที่ต้องการทำ Data Validation ไว้ก่อนโดยเราสามารถกำหนดได้ว่าจะกำหนดให้ใส่ข้อมูลประเภทใดและเงื่อนไขต่างๆ ใน Tab "Settings" และมีการกำหนดข้อความคำอธิบายเบื้องต้นรวมถึงข้อความแสดงความผิดพลาดใน Tab "Input Message" และ "Error Alert" ตามลำดับและในกรณีที่มีการบันทึกข้อมูลไม่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนดไว้ Excel จะแสดงความผิดพลาดออกมาให้ตามตัวอย่างด้านล่างนี้12. เลื่อนขึ้นลงหรือซ้ายขวาด้วยการใช้ Ctrl กับปุ่มลูกศรเมื่อเราใช้ปุ่ม Ctrl รวมกับปุ่มลูกศรบนคีย์บอร์ด เราสามารถที่จะเลื่อนไปยังข้อมูลแรกสุดหรือข้อมูลสุดท้ายตามคอลัมน์หรือตามบรรทัดได้ เช่นการใช้ปุ่ม Ctrl กับปุ่มลูกศรชี้ลงเราสามารถไปยังข้อมูลบรรทัดล่างสุดได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เมาส์เลื่อนไปหาข้อมูลที่ต้องการ13. เปลี่ยนรูปแบบข้อมูลจากตาม Row เป็น Column (Transpose)ถ้ามีความจำเป็นต้องจัดระเบียบรูปแบบของข้อมูลใหม่ อย่างเช่นจากแสดงเป็นรายบรรทัดมาเป็นรายคอลัมน์หรือจะสลับกันก็สามารถทำได้ โดยการใช้คำสั่ง Transpose ที่อยู่ใน Tab "Home" คำสั่ง "Paste" วิธีการง่ายๆ ก็คือเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการปรับเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลเสียก่อน หลังจากนั้นเลือกที่คำสั่ง Copy ไว้ก่อนและเลื่อนเมาส์ไปเลือก Cell ที่ว่างที่ต้องการวางข้อมูลและตามด้วยคำสั่ง Paste แบบ Transposeอย่าลืมว่าคำสั่ง Paste จะใช้งานไม่ได้ถ้าไม่ได้ทำการใช้คำสั่ง Copy เลือกข้อมูลที่ต้องการไว้ก่อน14. ซ่อน Data ที่ไม่อยากให้มองเห็นผู้ใช้ Excel เกือบทุกท่านน่าจะทราบวิธีการ Hide Row หรือ Column โดยการคลิกขวาและเลือกคำสั่ง Hide แต่เราสามารถซ่อนข้อมูลอีกวิธีได้โดยไม่ต้องซ่อน Row หรือ Column วิธีการนั้นคือการทำ Format Cells และเลือกรูปแบบ Custom พร้อมกับทั้งพิมพ์รูปแบบใน Custom เป็น ;;; (Semicolon จำนวน 3 ตัว)โดยข้อมูลที่เราเลือกไว้จะถูกซ่อนไม่ให้มองเห็นในหน้า Sheet แต่ข้อมูลที่ถูกซ่อนนั้นจะยังมองเห็นได้ใน Formula Bar ของ Excel 15. เชื่อมต่อข้อความหลายๆ Cell ด้วย &บางครั้ง Formula ที่ซับซ้อนก็อาจจะไม่มีความจำเป็น เช่นการเชื่อมต่อข้อความหลายๆ ข้อความเป็นข้อความเดียว อย่างพวกการต่อข้อความระหว่างชื่อนามสกุลเป็นต้น การเชื่อมต่อข้อความโดยปกติ Excel จะมี Formula ที่ชื่อ CONCATENATE ไว้ให้ใช้งาน แต่เราก็สามารถใช้ตัว & ทดแทนการใช้งาน Formula ดังกล่าวได้ โดยตัวอย่างแบบง่ายๆ จากรูปด้านล่างจะเห็นว่าสามารถใช้ทดแทน Formula ที่ Excel มีให้16. ปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวพิมพ์ภาษาอังกฤษด้วย UPPER, LOWER, PROPERปรับเปลี่ยนรูปแบบของภาษาอังกฤษจากกตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด พิมพ์เล็กทั้งหมด หรือตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดก็สามารถทำได้ครับ โดยใช้คำสั่ง UPPER, LOWER, PROPER ได้เลยโดย UPPER ใช้ทำข้อความให้เป็นตัวใหญ่ทั้งหมด, LOWER เป็นตัวเล็กทั้งหมด, PROPER ให้เฉพาะตัวแรกเท่านั้นที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่นอกนั้นเป็นตัวเล็กทั้งหมด17.ใส่ข้อมูลใน Cell โดยเริ่มต้นด้วย 0เมื่อใส่ข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วย 0 นั้น Excel จะทำการลบ 0 ให้โดยอัตโนมัติ แต่เราสามารถให้คงเลข 0 ไว้ได้โดยการใช้คำสั่ง Format Cells หรือใส่ ' (ฝนทองหรือ Single Quote) ในการกำหนดให้ข้อมูลแสดงเลข 0 นำหน้าหรือให้แสดงข้อมูลตามต้องการได้18. ใส่ข้อมูลที่ซับซ้อนให้รวดเร็วโดยใช้ Autocorrectถ้าต้องการใส่ข้อมูลซ้ำๆ และข้อมูลนั้นมีข้อมูลที่ต้องพิมพ์จำนวนมาก ทางที่ดีที่สุดเพื่อให้สะดวกรวดเร็วคือการใช้งาน AutoCorrect โดย AutoCorrect จะทำการเปลี่ยนข้อมูลที่เราพิมพ์เป็นข้อมูลที่ถูกต้องตามที่เราได้กำหนดเอาไว้ เช่นเราต้องการกำหนดคำว่า LZ แทนคำว่า "Lisa Brown" เราก็สามารถทำได้โดยการกำหนด AutoCorrect ไว้ที่ Tab "File" คำสั่ง "Options" ตามด้วยส่วนของ Proofing และเข้าไปที่ปุ่ม AutoCorrect Options แล้วกดปุ่ม Add เพื่อเพิ่มข้อความตามที่ต้องการได้ ในกรณีที่ไม่ต้องการใช้ก็เลือกข้อความแล้วกดปุ่ม Delete ได้19. คลิกครั้งเดียวเพื่อดุภาพรวมของข้อมูลในมุมต่างๆผู้ใช้ส่วนใหญ่น่าจะรู้ว่าเราสามารถตรวจสอบสถานะของข้อมูลได้จากด้านล่างของ Excel Sheet เช่น ค่า Average หรือค่า Sum แต่รู้หรือไม่ว่าเราสามารถคลิกขวาที่สถานะนั้นเพื่อดูสถานะของข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ เพิ่มเติมได้20. เปลี่ยนชื่อ Sheet โดยการดับเบิลคลิกมีสองสามวิธีการในการเปลี่ยนชื่อ Sheet ส่วนใหญ่เราจะใช้วิธีการคลิกขวาและเลือกที่คำสั่ง Rename นอกจากการคลิกขวาแล้วเราใช้วิธีการดับเบิลคลิกที่ชื่อ Sheet เพื่อทำการเปลี่ยนชื่อได้โดยตรงครบทั้ง 20 ข้อแล้ว น่าจะช่วยให้เราใช้ Excel ได้ดีขึ้นพอสมควรนะครับ ภาพโดยนักเขียนหมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !