หากผู้อ่านที่กำลังสนใจ หรือได้ก้าวเข้ามาสู่การทำงานด้านการบริหารโครงการแล้วหละก็ จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเข้าใจการประมาณการต้นทุนของโครงการ (Project Costing Estimation) เพื่อประเมินว่าโครงการที่กำลังจะดำเนินการนั้นมีต้นทุนประมาณการเท่าไหร่ คุ้มค่ากับการดำเนินการหรือไม่ ซึ่งการคิดต้นทุนประมาณการอย่างรอบคอบนั้น มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การวางแผนการบริหารโครงการ การประเมินปัจจัยความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่ายต้นทุน หรือการบริหารต้นทุนโครงการ (Project Cost Management) สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยลดความเสี่ยงที่อาจจะทำให้การดำเนินงานของโครงการนั้นๆ ขาดทุนได้ สำหรับวิธีการประมาณการต้นทุนโครงการ มีกระบวนการคิดอย่างไรนั้น ผู้เขียนขอเรียบเรียงจากประสบการณ์ของผู้เขียนมาเล่าสู่กันฟัง หวังว่าผู้อ่านทุกท่านจะได้ประโยชน์ไม่มากก็น้อยนะครับ ต้นทุนโครงการค่าใช้จ่ายต้นทุนของโครงการแบ่งออกเป็นหลักๆ 2 ส่วน ซึ่งจะสอดคล้องกับระยะดำเนินการของโครงการ ถ้าผู้อ่านยังจำได้ในบทที่ 1 Chapter 1: Project Management คืออะไร? ในระยะของการเริ่มดำเนินงานโครงการ (Project roll-out phase) จะเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายด้านการลงทุน ที่เรียกว่า CAPEX (Capital Expenditure) สำหรับในระยะการรับประกันโครงการ (Warranty phase) จะเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายด้านการดำเนินธุรกิจ ที่เรียกว่า OPEX (Operational Expenditure) โดยต้นทุนทั้งสองส่วนนั้น มีความแตกต่างกัน จะต้องคิดแยกออกจากกันว่าค่าใช้จ่ายส่วนไหนคือ CAPEX หรือ OPEX ซึ่งในบางอุปกรณ์ หรือในบางบริการนั้น อาจจะมีต้นทุนได้ทั้งสองส่วน ยกตัวอย่างเช่น ต้นทุนอุปกรณ์บางอย่าง ซึ่งแน่นอนว่าต้นทุนก็จะมีต้นทุนที่เป็นของตัวอุปกรณ์นั้นๆ และอุปกรณ์นั้นอาจจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากมีการซื้อการรับประกันอุปกรณ์ โดยค่าใช้จ่ายส่วนรับประกันเพิ่มเติมดังกล่าวอาจจะต้องนำมาคิดแยกลงใน OPEX เป็นต้น สำหรับวิธีการประมาณการต้นทุนนั้น ผู้เขียนขอเสนอหลักเกณฑ์จากประสบการณ์ของผู้เขียนนะครับ โดยมีแนวคิดของการจัดทำต้นทุนดังนี้ทำการจัดกลุ่มต้นทุนค่าใช้จ่าย (Cost Grouping)สิ่งที่ต้องทำสำหรับการคิดประมาณการต้นทุน ก็คือต้องจัดกลุ่มของต้นทุนเสียก่อน หรือก็คือการจัดจำแนกต้นทุน (Cost Breakdown) ในที่นี้ขอยกตัวอย่างการแบ่งกลุ่มของงานโครงการที่เกี่ยวข้องกับระบบซอฟต์แวร์ซึ่งแบ่งออกเป็นหมวดหลักๆ ได้แก่ต้นทุนทางด้านวัสดุ อุปกรณ์ (Cost of Material and Hardware) โดยสามารถแตกหมวดย่อยในหมวดหลักได้ขึ้นกับเกณฑ์ในการแบ่งหมวดย่อยของแต่ละท่านนะครับ เช่น ต้นทุนอุปกรณ์ Server, ต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง เป็นต้นต้นทุนทางด้านซอฟต์แวร์ (Cost of Software) โดยอาจจะแบ่งย่อยออกได้เป็น ต้นทุนของค่าลิขสิทธิ์ซอฟท์แวร์ ต้นทุนของการพัฒนาซอฟท์แวร์ หรือต้นทุนของการเชื่อมต่อซอฟท์แวร์ เป็นต้นต้นทุนทางด้านบริการ (Cost of Service) ต้นทุนส่วนนี้มักจะเกี่ยวข้องกับการใช้บริการของ 3rd parties เช่น ต้นทุนค่าเช่าบริการระบบหรืออุปกรณ์ ต้นทุนค่าบริการเฉพาะทาง ต้นทุนค่าฝึกอบรม ต้นทุนค่าประกันโครงการ ต้นทุนค่าอากรแสตมป์ ต้นทุนค่าบริหารโครงการ หรือ ต้นทุนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่าค้ำประกันการปฏิบัติตามสัญญา (Bonds) เป็นต้นต้นทุนราคาที่นำมาใส่ อย่าลืมจำแนกว่าต้นทุนนั้นเป็นต้นทุนรวม VAT (Inc. VAT) หรือแยก VAT (Exc. VAT) ด้วยนะครับ ผู้เขียนแนะนำให้คิดต้นทุนทั้งสองส่วนคือ ทั้งแยก VAT และรวม VAT ครับอัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Rate)ในการดำเนินการโครงการ อุปกรณ์ หรือค่าลิขสิทธิ์ซอฟท์แวร์บางอย่าง อาจจะเป็นผลิตภัณฑ์ของต่างประเทศ โดยมักจะเสนอราคามาในรูปแบบ USD ซึ่งจำเป็นต้องตรวจสอบให้ดีว่าราคาผลิตภัณฑ์ดังกล่าวที่เสนอมามีเงื่อนไขการส่งมอบสินค้า (Incoterm) เป็นอย่างไร ด้วยนะครับเพราะมีต้นทุนค่าใช้จ่ายของแต่ละเงื่อนไขไม่เท่ากัน สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ต้องนำเข้าจากต่างประเทศ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องของอัตราแลกเปลี่ยนเสมอ ผู้เขียนมักจะใช้ข้อมูลคาดการณ์อัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Rate) จากแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ เพราะถ้าหากประมาณการต่ำไป ก็อาจจะส่งผลให้เกิดการขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนได้ หรือหากประมาณการสูงไป ก็อาจจะทำให้การประมาณการต้นทุนนั้นสูงเกินจริงไป อาจจะทำให้เกิดข้อเสียเปรียบด้านการแข่งขันราคาก็เป็นได้ ยกตัวอย่างข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่ผู้เขียนมักจะใช้คาดการณ์ ผู้เขียนอ้างอิงมาจาก website https://tradingeconomics.com/ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้เราคาดการณ์ได้อย่างสมเหตุสมผลมากขึ้น ผู้อ่านลองนำไปใช้กันดูนะครับงบประมาณเผื่อ (Contingency)สำคัญมาก ย้ำว่าสำคัญมาก การคิดประมาณการต้นทุนต้องคำนึงถึงค่าเผื่อต้นทุนงบประมาณไว้ด้วยเสมอ สำหรับทุกๆ โครงการนะครับ เพราะแน่นอนว่าต้นทุนอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงจากที่ประมาณการได้เสมอ เป็นปัจจัยที่ควบคุมได้ยาก ยกตัวอย่าง อุปกรณ์บางตัว กว่าจะเริ่มนำมาใช้ในโครงการ อาจจะล้าสมัย หรือไม่มีจำหน่ายแล้วก็เป็นได้ ทำให้ทางผู้ขายสินค้าอาจจะนำเสนอผลิตภัณฑ์ตัวใหม่ที่มีคุณสมบัติที่เทียบเท่าหรือดีกว่าจากข้อกำหนดเดิม ซึ่งก็อาจจะทำให้ราคามีการปรับเปลี่ยน ดังนั้นงบประมาณเผื่อที่ได้ทำการเผื่อไว้ จะสามารถช่วยรองรับต้นทุนที่เพิ่มขึ้น หรือต้นทุนแฝงอื่นๆ ได้ โดยปกติการคิดค่า Contingency ก็ขึ้นอยู่กับว่าจะอ้างอิงจากอะไร เช่นอ้างอิงจากมูลค่าทั้งหมดของโครงการ หรืออ้างอิงจากต้นทุนรวมทั้งหมด ซึ่งสามารถกระทำได้ทั้งคู่ครับบทสรุป Chapter 5เป็นอย่างไรบ้างครับ สำหรับแนวทางดังกล่าวที่ได้นำเสนอ จริงๆ ยังมีรายละเอียดสำคัญๆ อีกนะครับ แต่ผู้เขียนขอแสดงให้เห็นถึงเฉพาะแนวทางหลักๆ ที่ควรคำนึงถึงในการจัดทำการประมาณการต้นทุน ซึ่งหลักใหญ่ใจความสิ่งที่จะต้องคำนึงถึงเลยก็คือ การจัดจำแนกต้นทุน อัตราแลกเปลี่ยน และค่าเผื่องบประมาณ สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นหัวใจสำคัญในการประมาณการต้นทุน หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน หรือผู้ที่สนใจนะครับ แล้วติดตามอ่านในบทความต่อๆ ไปที่ผู้เขียนจะเล่าสู่กันฟังต่อไปครับเครดิตภาพภาพประกอบหน้าปก ภาพปก 1 ภาพทำเอง จาก powerpointภาพที่ 1 โดย Jcomp จาก freepik.comภาพที่ 2 ภาพทำเอง จาก Powerpointภาพที่ 3 โดย Rawpixel.com จาก freepik.comภาพที่ 4 ภาพทำเอง จาก Powerpointบทความที่เกี่ยวข้องChapter 1: Project Management คืออะไร?Chapter 2: ความท้าทายวัดจากอะไร?Chapter 3: ทักษะอะไรที่จำเป็นสำหรับ Project Manager?Chapter 4: Request for Proposal คืออะไร?7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์