มีโจทย์ฝากมาให้ทำอีกแล้ว เจ้าของโจทย์อยากให้ Excel ทำ Data Validation แต่ข้อมูลนั้นจะต้องมีสองเงื่อนไข โดยเงื่อนไขแรกคือห้ามใส่ข้อมูลซ้ำและจะต้องบันทึกข้อมูลยาว 5 ตัวอักษรเท่านั้น แต่ไม่รู้จะทำยังไง คิดไปคิดมา เอ๊ะ!! น่าจะทำได้นะ โดยการใช้คำสั่งบางอย่างบน Excel เองพอไปทดลองเปิดๆ Excel ดู พบว่าน่าจะทำได้จริง โดยการใช้ Custom Data Validation ที่อยู่ในตัว Data Validation เอง โดยการเขียนสูตรหรือ Formula เข้าไป โดยสูตรที่เราเขียนนี้จะต้องใช้ Operator พวก AND หรือ OR เข้ามาประกอบเพื่อให้สูตรของเรานั้นมีหลายเงื่อนไข ว่าแล้วก็ไปลองกันดีกว่า โดยครั้งนี้จะมีขั้นตอนสั้นๆ อยู่แค่ 3 ขั้นตอนเท่านั้นคือ1. วางแผนว่าเราจะใช้คำสั่งหรือสูตรอะไรบ้างกับแต่ละเงื่อนไข2. รวมคำสั่งหรือสูตรในแต่ละเงื่อนไขเข้าด้วยกัน ให้กลายเป็นสูตรที่ซ้อนกัน โดยใช้ร่วมกับ Operator AND หรือ OR3. ใช้ Custom Data Validation ที่อยู่ใน Data Validation สร้างเงื่อนไขให้กับเซลล์ที่ต้องการ 1. วางแผนว่าเราจะใช้คำสั่งหรือสูตรอะไรบ้างกับแต่ละเงื่อนไขเราต้องพิจารณาว่าเงื่อนไขของเราแบ่งออกเป็นกี่เงื่อนไขและแต่ละเงื่อนไขใช้สูตรหรือคำสั่งอะไรในการทำงานบ้างโดยจากโจทย์ได้เงื่อนไขมาว่า "ห้ามใส่ข้อมูลซ้ำและจะต้องบันทึกข้อมูลยาว 5 ตัวอักษรเท่านั้น"ทิป: ถ้าอ่านหรือพิจารณาเงื่อนไขเจอคำว่า "และ" "หรือ" เราจะแบ่งเงื่อนไขประโยคนั้นออกจากกันทันที โดยใน Excel จะใช้ AND แทน "และ" ส่วน OR จะใช้แทน "หรือ" ในภาษาเขียนของเราสำหรับตัวอย่างจะแบ่งเงื่อนไขออกได้เป็น 2 เงื่อนไขคือห้ามใส่ข้อมูลซ้ำบันทึกข้อมูลยาว 5 ตัวอักษรเท่านั้นเงื่อนไขที่ 1 ห้ามใส่ข้อมูลซ้ำสำหรับเงื่อนไขที่ 1 ห้ามใส่ข้อมูลซ้ำ ถ้าเราเขียนสูตรที่เซลล์ A1 ก็จะเขียนได้เป็น =COUNTIF($A:$A, A1) = 1สูตรนี้ทำหน้าที่อะไร COUNTIF คือการนับตามเงื่อนไข โดย $A:$A หมายถึงการดูข้อมูลในคอลัมน์ A ว่ามีตรงกับข้อมูล A1 หรือไม่ = 1 คือจะต้องพบค่าดังกล่าวในคอลัมน์ A นี้เพียง 1 ค่าเท่านั้น (คือไม่ซ้ำกับใครเลย)เงื่อนไขที่ 2 บันทึกข้อมูลยาว 5 ตัวอักษรเท่านั้นสำหรับเงื่อนไขที่ 2 นี้ ถ้าจะเราจะเขียนสูตรที่เซลล์ A1 ก็จะเขียนได้เป็น =LEN(A1) = 5สูตรนี้ทำหน้าที่อะไร LEN คือการหาความยาวของข้อมูลในเซลล์ = 5 คือตรวจสอบว่าความยาวมีค่าเท่ากับ 5 หรือไม่ เมื่อได้สองเงื่อนไขที่ต้องการแล้วเราจะมาพิจารณาว่าเราจะใช้ AND หรือ OR ในการเชื่อมสองเงื่อนไขเข้าด้วยกันสำหรับ AND คือทั้งสองเงื่อนไขต้องถูกต้องจึงจะผ่านการตรวจสอบ หมายถึงเงื่อนไขที่ 1 และ 2 ต้องถูกต้องเท่านั้นส่วน OR คือเงื่อนไขได้เงื่อนไขหนึ่งถูกต้องก็จะผ่านการตรวจสอบ หมายถึงเงื่อนไขที่ 1 หรือ 2 ข้อใดข้อหนึ่งก็ได้ในที่นี้เมื่อพิจารณาแล้วอยากให้ถูกต้องทั้งสองเงื่อนไขเลยจะต้องใช้ "AND" ในการเชื่อมเงื่อนไขเข้าด้วยกัน 2. รวมคำสั่งหรือสูตรในแต่ละเงื่อนไขเข้าด้วยกัน ให้กลายเป็นสูตรที่ซ้อนกัน โดยใช้ร่วมกับ Operator AND หรือ ORเมื่อได้สูตรหรือคำสั่งในแต่ละเงื่อนไขแล้ว และพิจารณาแล้วว่าจะใช้ Operator "AND" หรือ "OR" ในการรวมคำสั่งเข้าด้วยกัน โดยการรวมคำสั่งเข้าด้วยกันนี้ถ้าจะใช้คำเรียกคำสั่งประเภทนี้ขอใช้คำภาษาอังกฤษซึ่งน่าจะเข้าใจง่ายกว่าว่า "Nested formula" หรือคำสั่งที่ซับซ้อน และคำสั่งนี้เราก็จะสามารถคัดลอกหรือทำงานบน Excel ได้เหมือนคำสั่งปกติทั่วไปนะครับตอนนี้ลองมารวมสองคำสั่งเข้าด้วยกันจะได้เป็นโดยคำสั่งแรกจะเป็นตัวอักษรสีแดง และคำสั่งที่สองอยู่ในตัวอักษรสีน้ำเงิน โดยมี Operator AND คลุมไว้ทั้งสองเงื่อนไข (คือต้องถูกต้องทั้งสองเงื่อนไขถึงจะทำงานต่อไปได้)ขั้นตอนต่อมา คัดลอกคำสั่งที่เราเขียนเรียบร้อยแล้วนี้ให้เรียบร้อยไว้ก่อน เราจะไปสร้าง Custom Data Validation กัน 3. ใช้ Custom Data Validation ที่อยู่ใน Data Validation สร้างเงื่อนไขให้กับเซลล์ที่ต้องการขั้นตอนนี้ก็ไม่ได้มีอะไรยุ่งยากซับซ้อน โดยเริ่มต้นจากการที่เข้าไปที่ Tab "Data" และไปที่คำสั่ง "Data Validation" (ก่อนที่จะเรียกใช้คำสั่ง Data Validation อย่าลืมเลือกเซลล์ที่เราต้องการให้มีการตรวจสอบไว้ก่อนนะครับ ในที่นี้ผมเลือกทั้งคอลัมน์ A เลย)หลังจากเรียกใช้คำสั่ง Data Validation แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Data Validation ขึ้นมาและในส่วนของ Allow ให้เลือกตัวเลือก Custom เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการตรวจสอบของเราเองเมื่อเลือกตัวเลือก Custom แล้วให้ใส่คำสั่งที่เราคัดลอกเอาไว้ที่ช่อง "Formula" ดังภาพ ทดลองใช้งานลองพิมพ์ "1111" จำนวนสี่ตัวอักษรลงไปในช่อง A1 จะพบว่าจะมีหน้าต่างเตือนว่าข้อมูลไม่ถูกต้องดังภาพลองพิมพ์ "11111" ลงในช่อง A2 ให้ซ้ำกับช่อง A1 ก็จะพบว่ามีหน้าต่างเตือนว่าข้อมูลไม่ถูกต้องเช่นเดียวกันเพียงเท่านี้เราก็สามารถใช้ Excel ตรวจสอบข้อมูลแบบหลายเงื่อนไขได้แล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เราบันทึกนั้นถูกต้อง 😎ภาพโดยนักเขียนหมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !