ตั้งแต่เริ่มชีวิตการทำงานจนกระทั่งลาออก รวมเวลาเกือบ 30 ปี ชำมะเลียงจำไม่ได้ว่าทำโครงการ (Project) เกี่ยวกับการลดต้นทุนไปกี่โครงการ จำได้แต่ว่าเยอะมาก บางโครงการชำมะเลียงก็เป็นผู้นำ บางโครงการก็เป็นผู้เข้าร่วม ทุกครั้งที่มีการดำเนินโครงการก็มักจะมีการเก็บข้อมูลเพื่อคำนวณต้นทุนปัจจุบันก่อนทำ(before)และต้นทุนที่ตั้งเป้าที่จะสามารถลดลงหลังทำ (after) แล้วจึงทำข้อมูลนำเสนอ (Presentation) ผลปรากฏว่าประมาณเกือบ 100% ของการดำเนินงานทุกโครงการจะได้รับการตอบรับดี เห็นความคืบหน้าดี ในช่วงแรก ๆ หากโครงการใดมีการติดตามผลต่อเนื่องโดยผู้บริหารระดับสูง ก็จะมีอายุยาวนานหน่อยแต่ก็ไม่เกิน 1 ปี หากให้ประมาณว่าโครงการลดต้นทุนทั้งหมดทุกโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนและยาวนานคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ ขอตอบว่า ประมาณ 15 เปอร์เซ็นต์ ในฐานะหัวหน้าโครงการผู้เขียนก็นำมาคิด ทบทวน ถึงปัจจัยที่ทำให้โครงการประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนและยาวนานเพื่อนำมาปรับใช้กับโครงการอื่น ๆ โดยพบว่าปัจจัยที่ทำให้เกิดความสำเร็จ (อย่างยั่งยืน ) คือ 1. โครงการที่ทำ กลาย เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่ต้องทำเป็นประจำ ถ้าจะพูดว่าวิธีการนี้คือเกิดจากการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานและจัดการไหลของงานใหม่ก็ว่าได้ เกิดจากเก็บข้อมูลก่อนทำโครงการแล้วพบว่ากระบวนการทำงานเดิมเป็นการทำงานที่ไม่ถูกต้องตามหลักการไหลของงาน ทำให้เกิดการทำงานไหลย้อนไปย้อนมา ซ้ำซ้อน เสียเวลา ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานต่ำกว่าที่ควรจะเป็น เราต่างก็ทราบกันดีว่า เวลาที่ใช้ในการทำงานคือส่วนหนึ่งของการคำนวณประสิทธิภาพการทำงาน หากเราได้งานหนึ่งอย่างเท่ากันแต่ใช้เวลามาก น้อย ต่างกัน ย่อมส่งผลต่อต้นทุนของงานชิ้นนั้นแน่นอน สำหรับข้อนี้ ขอเน้นว่า เมื่อทดลองใช้ขั้นตอนการทำงานใหม่จนคุ้นเคยแล้วให้กำหนดเป็นมาตรฐานขั้นตอนการทำงาน(SOP)ใหม่เป็นลายลักษณ์อักษรและมีการติดตามผลเป็นระยะจนมั่นใจว่าไม่มีการเปลี่ยนกลับสู่การขั้นตอนการทำงานแบบเดิมจึงจะทำให้เป็นความสำเร็จที่ยั่งยืน ไม่จางและหายไป 2. จัดผัง ( Layout )การทำงานใหม่พร้อมอุปกรณ์เสริมเพื่อช่วยให้การทำงานง่ายและสะดวกขึ้น โดยปรกติธรรมชาติ ไม่ว่าจะเป็นใคร ต่างก็มีความสุข รู้สึกดีเมื่อได้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่ดี พนักงานก็เช่นเดียวกัน เมื่อมีโครงการที่ทำให้คุณภาพชีวิตพวกเขาดีขึ้น ย่อมเป็นเรื่องอัตโนมัติที่พวกเขาจะให้ความร่วมมือและยอมรับ " โครงการ " อย่างไม่ลังเลและเต็มใจปฏิบัติตามแนวทางที่โครงการกำหนด หลายองค์กรที่ชำมะเลียงเคยร่วมงานด้วย ส่วนใหญ่เปิดทำการมานานหลายปี ผังการทำงานจึงไม่ได้วางไว้สำหรับการขยายตัวขององค์กร อาศัยว่าเคยชินจึงไม่รู้สึกว่าผังนั้นจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง บางองค์กรก็คิดไม่ถึงว่าแค่ผังการทำงานที่ไม่สอดคล้องกับการไหลของงานจะส่งผลถึงต้นทุน ในขณะที่บางองค์กรมองว่าการปรับเปลี่ยนผังเป็นการสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเมื่อมีการเก็บข้อมูลและเปรียบเทียบเวลาทำงานระหว่างผังใหม่และผังเก่า ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรก็ให้การสนับสนุน ซึ่งการจัดผังการทำงานใหม่นี้จะยึดหลักตามการไหลของงานจากข้อ 1 และเป็นการช่วยส่งให้วัตถุประสงค์ของข้อ 1 บรรลุผลอีกทางหนึ่ง ขณะเดียวกันก็พบว่า บางขั้นตอนการทำงานแบบเก่าสามารถนำอุปกรณ์สริมหรือเปลี่ยนตัวอุปกรณ์หลักเพื่อให้การทำงานง่ายและสะดวกขึ้น เช่น เปลี่ยนโปรแกรมการทำงานให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแผนกแล้วลดขั้นตอนการส่งต่องานด้วยกระดาษ หรือออกแบบชั้นวางอุปกรณ์การทำงานใหม่ให้สามารถจัดเก็บอุปกรณ์ที่จำเป็นต่อขั้นตอนนั้นๆโดยไม่ต้องเสียเวลาเดินไปเดินมาเพื่อหยิบอุปกรณ์ 3. บรรจุข้อปฏิบัติของโครงการลงในตัววัดผลงาน ( KPI ) โดยทั่วไปแต่ละองค์กรจะจัดให้มีการประเมินผลพนักงานแต่ละปีเพื่อนำมาสะท้อนผลการทำงานของพนักงานแต่ละคนและใช้ประกอบการปรับเงินเดือน อาจรวมถึงการจ่ายโบนัสประจำปี ชำมะเลียงพบว่าเมื่อนำเรื่องการลดต้นทุนใส่ลงในหัวข้อการวัดผลงานจะมีการติดตามอย่างชัดเจนและแต่ละแผนกต่างให้ความร่วมมือช่วยเหลือซึ่งกันและกันอย่างดี อย่างไรก็ตาม การจะบรรลุเป้าหมายการลดต้นทุนที่กำหนด หัวใจที่สำคัญคือการวางแผนงาน เพราะหากปัจจัยทั้ง 3 ข้อดังกล่าวข้างต้นดีแต่การวางแผนไร้ประสิทธิภาพ ขาดการติดตามงาน ประสานงานอย่างใกล้ชิด ปัญหาต่าง ๆ จะตามมา เช่น -งานไม่พอทำ -ไม่มีการจัดลำดับงานก่อน หลัง - ต้องทำงานล่วงเวลา - เกิดการเร่งรีบจนทำให้คุณภาพงานไม่ได้มาตรฐาน ในขณะเดียวกันหากปราศจากวินัยในการทำงานก็ไม่สามารถรักษาความสำเร็จให้ยั่งยืนได้ ในโลกแห่งการแข่งขันที่เข้มข้น หากองค์กรใดมีต้นทุนสูงก็ย่อมต้องยอมรับว่าโอกาสในทางธุรกิจนั้นแคบและอาจต้องปิดตัวลง ดังนั้นความเข้มแข็งทางวินัยในการที่จะรักษาไว้ซึ่งข้อปฏิบัติที่ดีขององค์กรจึงเป็นเรื่องที่ทุกคนต้องร่วมมือกัน เพื่อความอยู่รอดของทุกคนและรวมถึงบุคคลในครอบครัวที่อยู่ข้างหลังของบุคคลากรในองค์กรอีกด้วยภาพประกอบ ภาพหน้าปก โดย Sigmund จาก unsplash - ภาพประกอบหน้าปก (a) โดย regularguy.eth จาก unsplash -ภาพประกอบหน้าปก (b) โดย Micheile dot com จาก unsplash ภาพที่ 1. โดย Octavian Dan จาก unsplash ภาพที่ 2 โดย Pedro Miranda จาก unsplash ภาพที่ 3 โดย Arlington Research จาก unsplashภาพที่ 4 โดย Brett Jordan จาก unsplash 7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์