มีข้อมูลยอดขายเกือบ 1,000 รายการ แล้วต้องการสรุปยอดขายเป็นช่วง ว่าแต่ละช่วงมีกี่รายการ โดยทำออกมาในรูปของตารางหรือกราฟก็ได้ โดยเราจะอาศัยความสามารถของ Pivot Table แต่ขั้นตอนนั้นไม่ยุ่งยากเลย ทำไม่กี่นาทีก็ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการแล้ว มีขั้นตอนอย่างไร ไปลองทำกันเลย ว่าด้วยตัวอย่างข้อมูล มีข้อมูลยอดขายตามภาพ แล้วต้องการนับความถี่ของรายการขายสินค้าโดยแบ่งยอดขายออกเป็นช่วงๆ ตามที่เรากำหนดไว้ โดยตัวอย่างข้อมูลมีดังภาพต่อไปนี้โดยขั้นตอนสรุปข้อมูลแบบกระจายความถี่หรือ Frequency Distribution มีขั้นตอนดังนี้1. ระบายเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการโดยให้ครอบคลุมหัวคอลัมน์ด้วยเนื่องจากจะเอาไปสร้าง Pivot Table ต่อ2. ไปที่ Tab "Insert" และเลือกที่คำสั่ง "Pivot Table" 3. เมื่อได้หน้าต่างสร้าง Pivot Table แล้วให้เลือกตัวเลือกที่ต้องการหรือกด OK เพื่อทำการสร้าง Pivot Table ในทันที4.เมื่อได้ตาราง Pivot Table มาแล้วให้ลากฟิลด์ที่ต้องการมา (ในที่นี้ผมจะลากฟิลด์ยอดขายที่ชื่อว่า "Sales" มาใส่) โดยให้ใส่ในช่อง ROWS และ VALUES ดังภาพ5. ในกรณีที่ฟิลด์ในช่อง VALUES ถูกกำหนดให้เป็นฟังก์ชัน SUM เราจะต้องเปลี่ยนจากฟังก์ชัน SUM ให้เป็นฟังก์ชัน COUNT เพื่อนับจำนวนแทน (แต่ถ้าของท่านใดที่เป็นฟังก์ชัน COUNT อยู่แล้วก็ให้ข้ามข้อนี้ไปได้เลยนะครับ)วิธีการคือให้คลิกเมาส์ที่ฟิลด์ในช่อง VALUES และเลือกที่คำสั่ง "Values Field Setting.." หลังจากนั้นให้เลือกฟังกชันการทำงานให้เป็นฟังก์ชัน COUNT แทนดังภาพตัวอย่าง6. ขั้นตอนนี้เราจะทำการจัดกลุ่มข้อมูลโดยให้คลิกขวาที่ข้อมูลใน ROW LABELS ใน Pivot Table แล้วเลือกที่คำสั่ง "Group.." 7. จะมีหน้าต่าง Group ปรากฏขึ้นมาโดย Starting at คือค่าเริ่มต้น Ending at คือค่าสุดท้ายที่จะจัดกลุ่มและ By คือตัวเลขที่บอกว่าในแต่ละกลุ่มจะจัดให้มีระยะห่างอยู่ที่เท่าใด โดย Excel จะทำการแนะนำค่าที่เหมาะสมให้อยู่แล้วแต่ถ้าอยากเปลี่ยนแปลงก็สามารถทำได้ลองแก้ไขค่าเล็กน้อยโดยให้ Starting at อยู่ที่ 1 และ Ending at อยู่ที่ 1.200,000 เพื่อทำให้กลุ่มออกมาเป็นเลขช่วงที่สวยงามเมื่อกด OK แล้วจะได้การจัดกลุ่มข้อมูลดังภาพเราจะได้การจัดกลุ่มข้อมูลใน Pivot Table เป็นที่เรียบร้อยแล้ว และสามารถนำข้อมูลไปพิจารณาได้ว่าลูกค้านั้นทำการซื้อสินค้าอยู่ในช่วงประมาณเท่าใดเป็นจำนวนเท่าใดเพื่อนำไปส่งเสริมการขายหรือทำการวางแผนอย่างอื่นเพิ่มเติมได้นอกจากนี้เรายังสามารถที่ทำจัดทำกราฟจาก Pivot Table ที่แสดงอยู่ได้ด้วย โดยการคลิกไปที่ Pivot Table แล้วไปที่ Tab "Analyze" แล้วกดที่คำสั่ง "Pivot Charts" และเลือกรูปแบบกราฟที่ต้องการ ในที่นี้ได้เลือกกราฟแท่งออกมาโดยจะได้ภาพกราฟดังภาพด้านล่างนำไปประยุกต์ใช้กันต่อได้เลยนะครับภาพโดยนักเขียนหมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !