ปัจจุบันทุกคนคงมีอีเมลไว้ใช้งานไม่ว่าจะเป็นอีเมลส่วนตัวหรือที่เป็นของบริษัทที่ทำงานอยู่ก็ตาม และหลายๆ คนคงได้ใช้ Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมในการช่วยจัดการอีเมลและการนัดหมายงานและประชุมต่างๆ เพื่อให้ใช้งาน Microsoft Outlook ได้ดียิ่งขึ้น วันนี้เลยเอาเคล็ดลับของ Microsoft Outlook มาฝากเพิ่มเติมเพื่อที่จะได้นำไปประยุกต์ใช้กัน1. วันหยุดนักขัตฤกษ์ถ้าคุณไม่อยากพลาดวันหยุดนักขัตฤกษ์ เราสามารถทำให้วันหยุดนักขัตฤกษ์แสดงอยู่ในปฏิทินของ Microsoft Outlook ได้โดยอัตโนมัติ โดยวันหยุดนี้เราสามารถเลือกได้จากเกือบ 100 ประเทศ โดยในภาพนั้นปฏิทินของ Microsoft Outlook จะยังไม่แสดงวันหยุด เราสามารถเพิ่มวันหยุดลงในปฏิทินได้โดยไปที่เมนู "File" ที่อยู่บนแถบเครื่องและไปที่คำสั่ง "Options.." เมื่อได้หน้าต่าง "Outlook Options" แล้วให้ไปที่ "Calendar" และกดที่ปุ่ม "Add Holidays.." ดังภาพเลือกวันหยุดของประเทศที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK เพื่อยืนยันการทำงานโดยเราจะได้วันหยุดนักขัตฤกษ์ในประเทศที่เลือกแสดงออกมาดังภาพ2. แสดงสองโซนเวลาถ้าเราต้องทำงานกับบุคคลที่อยู่ต่างประเทศที่มีเวลาไม่ตรงกับเรา ถ้าเราจะนัดประชุมหรือทำอะไรบางอย่างเราก็ต้องรู้เวลาของอีกฝ่ายเพื่อไม่ให้การนัดประชุมของเรานั้นเร็วเกินไปหรือช้าเกินไปสำหรับอีกฝ่าย โดยเราสามารถกำหนดให้ Microsoft Outlook แสดงเวลาในสองโซนเวลาได้โดยเราสามารถเพิ่มโซนเวลาได้ โดยการไปที่เมนู "File" บนแถบเครื่องมือและไปที่คำสั่ง "Outlook Options.." เมื่อได้หน้าต่าง Outlook Options.. แล้วให้ไปที่ Calendar และเลื่อนไปหากลุ่ม Time Zones ในหน้าต่างด้านขวามือหลังจากนั้นให้คลิกที่ตัวเลือก "Show a second time zone" และให้เลือกช่วงเวลาที่ต้องการโดยเราสามารถกำหนดชื่อโซนเวลาเพื่อความเข้าใจของเราเองได้ในช่อง "Label" นะครับจากภาพจะเห็นว่าเมื่อเราดูข้อมูลใน Schedule จะพบว่าเวลาถูกแสดงอยู่สองโซนเวลาเป็นที่เรียบร้อย3. ปรับแต่งสีอีเมลและปฏิทินโดยอัตโนมัติเราสามารถปรับแต่งสีอีเมลและปฏิทินของเราได้โดยขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เรากำหนด เช่นอีเมลจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งตามที่กำหนด และเราสามารถกำหนดรูปแบบของสีได้ตามที่ต้องการด้วย โดยวิธีการคร่าวๆ คือไปที่ Tab "View" ไปที่คำสั่ง "View Settings" และเมื่อได้หน้าต่าง "Advance View Settings" เราก็สามารถกำหนดรูปแบบของตัวอักษรและเงื่อนไขได้ตามภาพและเราสามารถเพิ่มเงื่อนไขหรือลบเงื่อนไขได้ รวมถึงกำหนดรูปแบบเงื่อนไขและรูปแบบตัวอักษรได้ตามภาพ4. ใช้การค้นหาหรือ Search ใน Microsoft Outlookหลายๆ ท่านน่าจะใช้การค้นหาหรือ Search ใน Microsoft Outlook อยู่แล้ว แต่ยังมีเทคนิคที่ทำให้การค้นหานั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นไปอีก โดยขอให้พิจารณาจากตัวอย่างเหล่านี้นะครับค้นหาอีเมลของ Johnให้พิมพ์คำสั่งในช่อง Search ว่า from: Johnค้นหาอีเมลของ John ที่ได้รับเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมาให้พิมพ์คำสั่งในช่อง Search ว่า from: John received: last weekค้นหาอีเมลของ John ที่ได้รับเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมาและมีไฟล์แนบให้พิมพ์คำสั่งในช่อง Search ว่า from: John received: last week hasattachment: yesค้นหาคำว่า Project และ Next steps (โดยจะค้นหาภายในอีเมล หัวเรื่อง รวมถึงไฟล์แนบด้วย)ให้พิมพ์คำสั่งในช่อง Search ว่า Project AND "Next steps"การใส่เขาคู่ครอบคำว่า Next steps คือให้ค้นหาเป็นคำเพียงคำเดียว ไม่ต้องสนใจคำว่า next หรือคำว่า steps ที่อยู่แยกกันอยู่ (คือสนใจคำว่า Next steps เท่านั้น)ค้นหาเฉพาะหัวข้ออีเมลด้วยคำว่า Connect และ Meeting minutes (โดยจะค้นหาเฉพาะหัวข้ออีเมลเท่านั้น ไม่สนใจสิ่งที่อยู่ภายในอีเมล)ให้พิมพ์คำสั่งในช่อง Search ว่า subject: Connect AND "Meeting minutes"5. Desktop Alert (เปิดการเตือนโดยอัตโนมัติ)เราอาจจะติดงานอื่นๆ ทำให้ไม่สามารถเฝ้าดูอีเมลได้ตลอดเวลา เราสามารถเปิดการใช้งาน Desktop Alert ของ Microsoft Outlook ได้ เพื่อให้ Microsoft Outlook ช่วยเตือนเราเมื่อมีสิ่งใหม่ๆ เข้ามาโดยเราสามารถตรวจสอบได้จากเมนู "File" ที่แถบเครื่องมือไปที่คำสั่ง "Options.." ไปที่กลุ่ม "Mail" และเลือกตัวเลือก "Display a Desktop Alert" นอกจากนี้ยังมีเทคนิคอื่นๆ อีก แล้วจะเอามาฝากอีกนะครับ ภาพโดยนักเขียนหมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕อัปเดตความรู้ใหม่ ๆ อีกมากมาย โหลดเลยที่ App TrueID ฟรี !