สวัสดีค่ะ ทุกท่านกลับมาพบกับ Diary Therapy กันอีกครั้งนะคะ ในการทำงานกับชาวต่างชาติแม้ว่าเราจะติดต่อสื่อสารผ่านทาง Line หรือ Messenger แต่ก็ใช้ได้แค่งานที่ไม่เป็นทางการ ส่วนการติดต่อสื่อสารที่ยังคงใช้กันอย่างเป็นทางการอยู่ก็คงหลีกหนีการใช้ E-mail ไม่ได้ วันนี้ทาง Diary Therapy มี 7 ขั้นตอนที่ช่วยให้ทุกท่านเขียน Email ในรูปแบบภาษาอังกฤษ ที่เป็นทางการ1. ควรมีหัวข้อเรื่องเสมอขอบคุณรูปภาพโดย Werner Moser จาก Pixabayหัวข้อเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านจะเห็น เราต้องใช้หัวข้อเรื่องที่กระชับและชัดเจน หัวข้อเรื่องที่ดีจะช่วยให้ผู้อ่านทราบได้ทันทีว่าอีเมลของเราเกี่ยวกับอะไร ยิ่งถ้าต้องติดต่อกับลูกค้าแล้วหล่ะก็ ลูกค้าอาจไม่สนใจอีเมลของเรา หรือการแจ้งหัวข้อเกี่ยวกับการประชุม ก็ควรระบุหัวข้อให้ชัดเจน ตัวอย่างหัวข้อเรื่องCan you meet on Monday?Suggestion for your presentationQuestion about the conference2. การใช้คำกล่าวทักทายการใช้คำกล่าวทักทายเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง เคยไหมค่ะ ที่รับอีเมลจากลูกค้า หรือ Supplier แล้วไม่มีการใช้คำทักทาย ทำให้อีเมลฉบับนั้นดูไม่สุภาพทันที เพราะฉะนั้นเราควรเริ่มคำทักทายหลักจากที่เกริ่นด้วยหัวข้อไปแล้วHello [first name],Good morning / Good afternoon [first name],Dear [first name],Hi [first name] = with someone you know well3. เข้าใจง่าย กระชับบางครั้งการใช้ภาษาอังกฤษในการเขียนอีเมลให้ถูกหลัก และถูกต้องก็อาจจะยากและเสียเวลาในการตรวจสอบคำให้ถูกต้อง หากท่านใดที่ไม่ได้เก่งภาษาอังกฤษ แต่ต้องใช้อีเมลในการสื่อสารกับบุคคลท่านอื่น เนื้อหาในอีเมลควร เขียนให้เข้าใจง่ายและกระชับ เพราะอีเมลไม่ใช่เรียงความ Diary Therapy ไม่ได้เก่งภาษาอังกฤษและไม่ได้เขียนอีเมลเก่งแต่ได้รับคำแนะนำจากนายที่ช่วยให้การเขียนอีเมลง่ายขึ้น ดังคำที่ว่า "Keep It Short and Simple" หลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวและซับซ้อน อย่าเขียนย่อหน้ายาว ๆ ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับรายละเอียดที่สำคัญหรือรายการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านระบุข้อมูลสำคัญได้ทันที เพราะคนส่วนใหญ่ไม่ว่างและพวกเขาต้องอ่านอีเมลอย่างรวดเร็ว เราต้องทำให้ประโยคชัดเจนไวยากรณ์ง่ายและย่อหน้าสั้น4. การลงท้ายประโยคเช่นเดียวกับการทักทาย ควรมีคำลงท้ายหรือคำปิดประโยค หากเขียนอีเมลจบไปโดยไม่มีคำลงท้ายหรือปิดประโยคอาจดูไม่สุภาพ คำลงท้ายประโยคควรเลือกใช้คำที่เหมาะสมกับเนื้อเรื่องและหัวข้อตัวอย่างการใช้คำลงท้ายประโยคI look forward to hearing from you.Best wishes,Sincerely,Thank you for your time,Warmly,5. ระวังการใช้คำย่อ และการใส่อีโมจิขอบคุณรูปภาพโดย Gino Crescoli จาก Pixabay ในการเขียนอีเมลแบบเป็นทางการสิ่งที่ควรระวังอีกอย่างคือ การใช้คำย่อ หรือการใส่อีโมจิ ซึ่งตัวอย่างที่เราอาจใช้เวลาที่เขียนข้อความทาง Line Messenger อาจไม่เหมาะกับการเขียนอีเมลแบบเป็นทางการ และการใช้อีโมจิก็เช่นกันไม่ควรนำมาใช้ในการเขียนอีเมลแบบเป็นทางการนี้ เช่น LOL , BFF, VS เป็นต้น6. การตรวจทานอีเมลก่อนส่งขั้นตอนนี้ถือว่าสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการเขียนอีเมลแบบเป็นทางการ ก่อนส่งต้องแน่ใจว่าอีเมลของเราสะกดคำหรือการใช้ไวยากรณ์ได้ถูกต้อง7. การใส่ข้อมูลสำหรับการติดต่อของเราไว้ท้ายอีเมลของทุกครั้ง เพื่อให้ผู้อ่านสามารถติดต่อเราได้นอกเหนือจากการติดต่อทางอีเมล เช่น ชื่อบริษัท เบอร์โทรศัพท์ เว็บไซต์ของบริษัทรูปภาพโดย : Diary Therapyหวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับทุกท่านนะคะ ไว้พบกันคราวหน้า จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร ฝากติดตามผลงานกันด้วยนะคะสำหรับวันนี้ต้องลาไปก่อน สวัสดีค่ะ รูปภาพปกโดย : Diary TherapyDiary Therapy