มีประสบการณ์มาเล่าให้ฟังกันอีกแล้วครับ วันนี้เป็นเรื่องของการสร้างตาราง หรือ Table ใน Worksheet ของ Excel นี่ละ บางคนอาจจะบอกว่าเป็นเรื่องพื้นฐานซะเหลือเกิน แต่ผมก็มักจะต้องพบเจอหรือแนะนำการทำงานให้กับน้องๆหน้าใหม่อยู่เสมอๆ ซึ่งตัวผมเองชอบมีนิสัยแบบไม่ต้องรอให้เขาถามถึงจะบอก พบเห็นอะไรที่สามารถช่วยเหลือได้ ผมไม่รั้งรอที่จะตรงดิ่งเข้าไปทันทีครับ แต่ที่ผมจะมาเล่าให้ฟังนี้ ไม่ได้แปลว่าเป็นสิ่งที่สุดยอด สิ่งที่ถูกต้อง หรือเป็นสิ่งที่อ้างอิงเป็นตำรับตำรานะครับ เป็นเพียงการทำงานในแบบที่ผมพบเจอ แล้วสามารถตอบโจทย์ในงานที่ผมทำได้เท่านั้นมีน้อง(ผู้หญิง)มาใหม่ในแผนก HR คนหนึ่ง ได้รับมอบหมายให้บันทึกรายชื่อจากแฟ้มใบสมัครงาน โดยให้ทำเป็นตารางใน Excel แล้วจับภาพตารางนี้ส่งรายงานไปในไลน์กลุ่มด้วย บังเอิญผมเข้าไปเติมหมึกเครื่องพิมพ์เครื่องหนึ่งอยู่ใกล้ๆพอดี เห็นน้องเขานั่งตีเส้นแล้วก็ยกเลิก แล้วก็ตีเส้นใหม่ บางทีก็ใส่สีโน้นสีนี้ เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา ไม่เสร็จสักที ผมก็เลยแวะไปถามไถ่ดู น้องเขาก็ชี้ที่หน้าจอให้ดู บอกว่าตารางนี้ค่ะหนูลองทำหลายๆแบบแล้วค่ะ แต่ก็ไม่ถูกใจตัวเองสักที อยากให้สวยและดูดีเหมือนตารางที่พี่ๆเขาทำกัน เห็นเขาทำกันแป๊บเดียวเอง ทำไมพี่ๆเขาเก่งกันจัง?ผมเลยบอกว่า มาๆพี่จะสอนให้ รับรองว่าตารางดูดีมีมาตรฐานแน่ๆ ใครๆก็ทำได้ ไม่ต้องใช้ความรู้ขั้นสูงใดๆเลย... น้องเขามีท่าทางดีใจ บอกว่า ดีจังเลยพี่ หนูขอถ่ายเป็นคลิปเอาไว้ศึกษาหน่อย ผมก็โบกมือบอกว่า ไม่ต้องถ่ายคลิปหรอก คลิก Mouse แค่ 4 ทีก็ได้แล้ว มาๆ พี่จะทำให้ดูคลิกเลือก Cell ไหนก็ได้ ให้อยู่ในช่วงตารางของเราก็แล้วกันคลิกที่เมนู Insertคลิกที่รูป Tableคลิก OKจะได้รูปแบบของตารางอัตโนมัติออกมาแบบนี้ผมคาดหวังไว้ว่า จะได้เห็นแววตาที่ชื่นชมยินดี แต่ไม่เลยครับ น้องเขาทำหน้านิ่งๆแล้วบอกว่า ไม่เห็นสวยเลยพี่ หนูต้องมานั่งเปลี่ยนสีเองอีกมั้ง แถมยังมีปุ่ม 3 เหลี่ยมอะไรก็ไม่รู้มาอยู่ในแถวบนอีก ไม่เอาดีกว่า...ผมเลยลุกออกมาแล้วบอกว่า ใจเย็นๆน้อง เหลือบตาไปมองด้านบนก่อน เห็นตารางที่เป็นสีๆเล็กๆนั่นมั้ย ลองเอา Mouse ไปชี้ๆแถวๆนั้นดูน้องชี้ Mouse ไปมา ไปชี้ที่ตรงไหน สีของตารางก็เปลี่ยนตามทันที ผมเริ่มเห็นแววตาที่สดใสแล้ว... มีให้เลือกแค่นี้เหรอคะพี่? อ๋อ...มีเยอะมากน้อง ลองคลิกที่ปุ่มที่ชี้ลงทางด้านขวาดูสิคราวนี้น้องใหม่ถึงกับร้องว้าวเลยทีเดียว... อันที่จริงผมว่าจะเดินกลับห้องแล้ว ปล่อยให้น้องเขาปรับแต่งตารางต่อไปด้วยตัวเอง แต่ก็เปลี่ยนใจ หันกลับไปอีกรอบ เห็นเมื่อตะกี้น้องยังมีเรื่องคาใจอยู่เล็กน้อยน้องสังเกตเมนูนี้นะ ที่ชื่อว่า Table Design ถ้าไปคลิกนอกตาราง เมนูนี้จะหายไป ไม่สามารถจะเปลี่ยนรูปแบบตารางได้ ต้องเอา Mouse มาคลิกไว้ในตาราง แล้วคลิกที่เมนูนี้อีก 1 ครั้ง ก็จะสามารถเลือกรูปแบบได้เหมือนเดิม และมี 2 จุดที่จะแนะนำไว้ ให้สังเกตกลุ่มคำสั่ง Table Style OptionFilter Button ก็คือปุ่ม 3 เหลี่ยมที่น้องสงสัยนั่นละ ถ้าติ๊กเอาเครื่องหมายออก ปุ่มนี้ก็จะหายไป ตารางก็จะดูไม่รกแล้ว แต่จริงๆแล้ว ปุ่มเหล่านี้มีประโยชน์มากๆเลยนะ ถ้าอยากรู้ วันหลังให้ไปศึกษาเพิ่มเติมได้ที่โต๊ะพี่นะ (โต๊ะผมมีจอใหญ่ๆเอาไว้สอนงานน่ะ ไม่ได้มีจุดประสงค์อื่น)Banded Rows เป็นการสั่งสลับสีของแต่ละบรรทัด บางงานที่ไม่ต้องการสลับสีก็ติ๊กออกได้ แต่บางงานที่ข้อมูลมากๆ การสลับสีก็ช่วยให้มองข้อมูลได้ง่ายขึ้นเห็นมั้ย พี่บอกแล้ว ไม่ได้ยากอะไรเลย คลิก Mouse แค่ 4 ครั้ง ก็ได้ตารางสวยๆแล้ว จะมีข้อมูลกี่ร้อยบรรทัด ก็ใช้เวลาเท่ากันนี่แหละ...น้องหันมายกมือไหว้แล้วบอกว่า ขอบคุณพี่มากๆค่ะแค่นี้ผมก็นั่งทำงานหน้าบานไปทั้งวันแล้ว...สวัสดีครับภาพประกอบ : โดยผู้เขียนอัปเดตความรู้ใหม่ ๆ อีกมากมาย โหลดเลยที่ App TrueID ฟรี !