ปัญหาอย่างนึงที่เรามักจะเจอเวลา Copy ข้อมูลมาจาก Program อื่นแล้วนำมาวางลงบน Excel นั่นคือข้อมูลที่ได้มักจะรวมตัวกันอยู่ใน Cell เดียวกัน ซึ่งแน่นอนว่าสูตรการคำนวณต่าง ๆ ของโปรแกรม Excel ไม่สามารถคำนวณข้อมูลที่มีทั้งตัวเลขและหนังสือปะปนกันอยู่ได้ ดังนั้นหากเราอยากที่จะคำนวณค่าต่าง ๆ จากข้อมูลที่ Copy มาเราจำเป็นต้องแยกตัวหนังสือและตัวเลขออกจากกันเสียก่อน ตัวอย่างเช่นเจ้าของร้านขายเสื้อผ้าออนไลน์แห่งหนึ่ง ได้ทำการบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายลงในโปรแกรม Microsoft Word ทุก ๆ วัน ต่อมาเจ้าของร้านต้องการคำนวนกำไรในแต่ละวันและกำไรภาพรวมจึง Copy ข้อมูลจาก Word วางลงใน Excel ได้ผลลัพท์ตามด้านล่างแต่ตามที่ได้อธิบายไปแล้ว Program excel ไม่สามารถคำนวณข้อมูลที่ปะปนกันเช่นนี้ได้ ดังนั้นเจ้าของร้านจำเป็นต้องแยกข้อมูลออกเป็นชุด ๆ เสียก่อน ซึ่งหากข้อมูลมีจำนวนไม่มากเราสามารถแยกได้ด้วยการ Cut , Paste แต่ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวณมหาศาลเราควรจะต้องมีตัวช่วยในการจำแนกข้อมูล ซึ่งตัวช่วยที่เราจะมาเรียนรู้กันในวันนี้ก็คือ Function : Text to Column นั่นเอง โดยมีวิธีการใช้งานตามด้านล่างนี้นะคะ1.ให้คลุมดำข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการจำแนก จากนั้นให้ไปที่เมนู Data คลิกซ้าย 1 ครั้งที่ Function : Text to Column จะปรากฎหน้าต่างตามข้อ 22. หน้าต่าง Convert text to column wizard จะบอกเราว่าการ Convert text to column มีขั้นตอนทั้งหมด 3 ขั้นตอนและมีวิธีให้เลือก 2 แบบคือ 2.1 Delimited เป็นการจำแนกข้อมูลออกจากกันด้วยอักขระต่าง ๆ เช่น Comma , Tap , หรือการเว้นช่องว่างระหว่างคำ 2.2 Fixed Width เป็นการจำแนกข้อมูลออกจากกันด้วยการกำหนดความกว้างของแต่ละชุดข้อมูล แต่ที่เราจะเรียนรู้กันในวันนี้คือการจำแนกข้อมูลแบบ Delimited เนื่องจากมีความซับซ้อนน้อยกว่า เหมาะกับมือใหม่หัดแยกอย่างเรา ๆ ดังนั้นให้เราติ๊กเลือก Delimited แล้วกด Next จะปรากฏหน้าต่างตามข้อ 33. ที่หน้าต่าง Convert text to column wizard Step 2 of 3 เราสามารถตั้งค่าตัวแบ่งข้อมูลออกเป็นชุด ๆ ได้โดยการติ๊กเลือกตัวแบ่งข้อมูลที่มุมด้านซ้ายของหน้าต่าง ในตัวอย่างเลือก “Space” หมายถึงช่องว่างหรือเว้นวรรค กล่าวคือเมื่อมีเว้นวรรคระหว่างคำ คำ 2 คำนั้นจะถูกแยกออกเป็น 2 Column นั่นเอง4. กด Next จะปรากฏขั้นตอนสุดท้ายของ Convert text to column wizard5. ในหน้าต่างนี้เราสามารถตั้งค่า Output ที่เราต้องการได้ดังนี้ 5.1 ตั้งค่ารูปแบบของข้อมูลในแต่ละ Column ที่ข้อมูลจะกระจายออกไปด้วยเมนู Column Format 5.2 ตั้งค่าพื้นที่ที่ต้องการให้ข้อมูล Output ไปอยู่เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้วให้กด Finish ข้อมูลจะถูกแยกออกเป็นชุด ๆ ตามที่เราตั้งค่าเอาไว้ (ตามภาพด้านล่าง) สามารถนำไปใช้หาค่ารวม ค่าเฉลี่ย ด้วยสูตรการคำนวณของ Program Excel ได้เลยสุดท้ายผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณผู้อ่านสามารถทำงานได้สะดวกและรวดเร็วขึ้นนะคะ