“จัดลำดับความสำคัญสิ่งที่ต้องทำอย่างไรดี” สำหรับใครที่มีคำถามนี้อยู่ วันนี้ผมมีเครื่องมือที่ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญมาแนะนำให้ โดยเครื่องมือนี้ชื่อ “Eisenhower Matrix” ( ไอเซ่นฮาวอ์ เมตริก )เครื่องมือนี้มีหลักการในการใช้ง่ายๆ คือ พิจารณาจากสิ่งที่จะทำว่า1. มีความสำคัญเพียงใด สำคัญหรือไม่สำคัญ 2. เร่งด่วนเพียงใด ด่วนหรือไม่ด่วนเมื่อพิจารณาได้แล้ว ให้นำไปใส่ในช่องต่างๆ และ จัดสรรงาน ตามคำแนะนำ ดังนี้งานสำคัญและด่วน : ให้ลงมือทำทันทีงานสำคัญและไม่ด่วน : ให้วางแผนการทำงานงานไม่สำคัญแต่ด่วน : ให้หาผู้ช่วยเหลือหรือแบ่งงานหรือมอบหมายงานงานไม่สำคัญและไม่ด่วน : ทิ้งงานนั้นไป หรือ ยังไม่ต้องทำอะไรสิ่งสำคัญข้อหนึ่งที่ต้องระวังในการใช้งานตารางนี้คือ ต้องปรับปรุงความเคลื่อนไหวอย่างสม่ำเสมอ เพราะงานต่างๆนั้นสามารถเปลี่ยนสถานะได้เสมอ เมื่อเวลาผ่านไป จากไม่สำคัญก็อาจเป็นสำคัญได้ , จากด่วนก็กลายเป็นไม่ด่วนได้ ขอให้ผู้ที่นำไปใช้งานพิจารณางานต่างๆอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้งหลังจากนี้ ตัวผมเองขออธิบายเพิ่มเติมไปอีก เพราะผมเองมีตำแหน่งในระดับบริหารจัดการ ผมเองจึงได้นำตารางนี้มาประยุกต์ใช้เป็นตาราง 9 ช่อง เพื่อให้จัดการงานที่ละเอียดมากขึ้น ด้วยการ1. ขยายความสำคัญ ออกเป็น สำคัญมาก , สำคัญ และ ทั่วไป2. ขยายความเร่งด่วน ออกเป็น ด่วนมาก , ด่วน และ ทั่วไปได้รายละเอียดออกมาเป็นตาราง 9 ช่อง ดังในภาพ โดยตารางที่ผมใช้นั้น จะไม่มีการนำงานที่ไม่จำเป็นต้องติดตามเข้ามาในตาราง แปลว่าทุกช่องในตารางของผมนี้จะไม่มีงานที่ต้องทิ้งหรือไม่ทำก็ได้ใส่อยู่จะขอเล่าถึงผลที่ผมได้จากการใช้งานตัวตารางนี้ โดยหลักๆแล้วผมนำมาใช้กับการทำงาน แยกเป็นข้อได้ดังนี้1. รู้ลำดับความสำคัญของสิ่งต้องทำ จากตารางแล้วผมเองได้แบ่งกรอบไว้อยู่แล้ว โดยใช้สีคุมไว้ นั่นหมายถึงว่า- กรอบสีแดง คือ สิ่งที่ต้องจัดการก่อนกรอบอื่นๆและลงมือทำเองเท่านั้น- กรอบสีส้ม คือ สำคัญรองลงมานั่น หากผมไม่มีงานสีแดงต้องทำ ก็จะลงมือทำเอง แต่หากผมมีงานติดขัดอยู่และเวลากระชั้นกัน ก็จะมอบหมายผู้อื่นให้ทำแทน- กรอบสีเหลือง คือ ไม่ลงมือทำเอง แต่จะมอบหมายผู้ปฏิบัติงานระดับหัวหน้าไป2. รู้ว่าตนเองและทีม สามารถทำงานเพิ่มได้หรือไม่ เมื่อนำตารางนี้มาดูก็จะเห็นปริมาณงานในแต่ละช่องว่ามีมากน้อยเพียงใด ถ้าหากมีปริมาณงานมากจนแน่นแล้วก็ไม่ควรจะรับงานใดเพิ่มเข้ามา แต่หากมีปริมาณงานน้อยก็ให้พิจารณาตามความเหมาะสมว่าสามารถทำงานนั้นได้จริงหรือไม่ทั้งนี้ในรายละเอียดลึกๆแล้ว ผมเองมีการทำ Time Boxing ไว้ด้วย ก็จะตัดสินใจรับงานเพิ่มงานได้ง่ายขึ้น เพราะจะเห็น Timeline ไกลออกไปด้วย3. ได้ฝึกหัดทีมงาน ข้อนี้เป็นผลลัพภ์ทางอ้อมที่มีต่อทีมงาน คือ จากงานกรอบที่ไม่ใช่สีแดง ที่ได้มอบหมายไปนั้น ก็จะมีระดับของงานที่มอบหมายไป โดยหลักแล้วแบ่งได้เป็น- ให้ทำงานทั้งหมด 100% เป็นงานที่ผมประเมินแล้วว่าง่ายและมีผลกระทบน้อยหากเกิดความผิดพลาด- ให้ทำงาน 60-80% เป็นงานที่ผมประเมินว่ามีความสำคัญในระดับหนึ่ง ก็จะมอบหมายงานออกไปในส่วนที่ผู้รับผิดชอบสามารถทำได้- ให้ทำงาน 30-50% เป็นงานที่ผมประเมินว่ามีความสำคัญพอควร จะมอบหมายงานออกไปในส่วนที่ผู้รับผิดชอบสามารถทำได้ สรุปประเด็นสำคัญจัดลำดับงานจากความสำคัญและความเร่งด่วนอ่านและปรับปรุงงานในตารางอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้ละเอียดขึ้นได้ตามความผู้ใช้ต้องการหวังว่าสิ่งนี้ จะมีประโยชน์ต่อคุณผู้อ่าน ขอบคุณที่ตามอ่านครับ____________________ขอบคุณภาพและผลงานต่างๆ ไว้ ณ ที่นี้ด้วยภาพปก : โดย Uew Kern จาก Pixabayภาพที่ 1 : โดยผู้เขียนภาพที่ 2 : โดย inspireus จาก Pixabayภาพที่ 3 : โดยผู้เขียนภาพที่ 4 : โดย Nile จาก Pixabay7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์