Microsoft word เป็นโปรแกรมที่ทุกคนรู้จักกันดี เพราะมักจะใช้ในการจัดทำเอกสาร พิมพ์งาน รายงาน ทำบันทึก ทำจดหมายเวียน ฯลฯ แต่อีกงานเอกสารที่เราทำบ่อยๆ และเป็นอีกหนึ่งหัวข้อที่น้องๆ ที่ทำงานถามมา ก็คือการทำรูปเล่มรายงานและจัดสารบัญวันนี้เลยจะมาสอนวิธีการทำสารบัญง่ายๆ แบบอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้ทุกคนลดระยะเวลาในการทำงานมากขึ้น สิ่งที่สำคัญก่อนทำสารบัญคือต้องจัด Format ก่อน การจัด Format ของ Font หรือหัวข้อที่จะนำไปใช้อ้างอิงเป็นสารบัญ 1. เลือกคลุมข้อความที่จะนำไปทำเป็นสารบัญอัตโนมัติ 2. เลือก tab home เลือกในกลุ่มคำสั่ง Styles เลือก Styles heading 1 เพื่อทำเป็นหัวข้อหลัก3. สารบัญที่ได้มาจะมาจาก heading ดังนี้ คือ heading 1 คือหัวข้อหลัก heading 2 คือหัวข้อรอง และ heading 3 คือหัวข้อลำดับสุดท้าย 4. จัดข้อมูลในรายงานตามหัวข้อที่ต้องการ เช่น บทที่ 1, บทที่ 2, บทที่ 3, บทที่ 4 และบทที่ 5 เป็น หัวข้อหลักเป็น heading 1 หัวข้อย่อยเช่นที่มาและความสำคัญของโครงการ วัตถุประสงค์ ฯลฯ เป็น heading 2 ตามลำดับการสร้างสารบัญอัตโนมัติเมื่อจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้วเราก็สามารถสร้างสารบัญอัตโนมัติได้ดังนี้ 1. วางเคอร์เซอร์เมาส์ในตําแหน่งที่ต้องการเพิ่มสารบัญ2. เลือก tab reference3. เลือกเมนู table of contants4. เลือกชุดรูปแบบที่ต้องการ5. สารบัญจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติตาม Format ที่เลือกเอาไว้ เพียงเท่านี้เราก็สามารถทำสารบัญได้แบบง่ายๆ ได้แล้วลองนำไปใช้ดูได้ การ Update สารบัญที่สร้างแล้วหากเราจัดรูปแบบไปได้ระยะหนึ่ง หรือทำทุกอย่างไปเรียบร้อยแล้ว แต่มีการเพิ่มหัวข้อเพิ่ม เพิ่มเนื้อหา แก้ไขหัวข้อ หรือแก้ไขเนื้อหาแล้ว ลำดับเลขหน้าอาจมีเพิ่มหรือเลื่อนไป ในกรณีที่ต้องการอัพเดทหัวข้อหรือเลขหน้า สามารถดำเนินการได้ดังนี้ 1. ให้คลิกขวาที่สารบัญที่สร้างแล้ว2. เลือกเมนูคำสั่ง update field3. จะปรากฏหน้าจอให้เลือกUpdate page numbers only เปลี่ยนลำดับเลขหน้าอย่างเดียวไม่แปลงหัวข้อUpdate entire table เปลี่ยนทุกอย่างที่มีการแก้ไข ไม่ว่าจะเป็นลำดับเลขหน้า หรือการแก้ไขข้อมูลใดๆ ที่เป็น heading ในกรณีนี้เราจะ Update ทุกอย่าง เลือก update entire table และกด Ok เพียงเท่านี้ก็ Update เรียบร้อยอันนี้ก็เป็นข้อดีของการสร้างสารบัญจากชุดสำเร็จรูปที่โปรแกรมมีให้ จะเห็นได้ว่าก็จะ Update สารบัญได้ง่ายๆ ทำให้ทุกคนไม่ต้องมานั่งนับหน้าอีกต่อไป ว่าเพิ่มบทที่ 4 ไปอีก 2 หน้า ตกลงบทที่ 5 เป็นหน้าที่เท่าไหร่? วิธีการที่แนะนำไปในบทความนี้ทุกคนลองนำไปปรับใช้ดูนะคะ ----------ภาพประกอบบทความทั้งหมดมาจากภาพที่ผู้เขียนจับภาพหน้าจอนำมาตัดต่อใส่ข้อความด้วยตนเอง