น้องๆ ที่ทำงานแวะมาว่าถ้าอยากใส่ลำดับตัวเลขใน Excel เร็วๆ ทำยังไงถาม คำถามนี้บางคนอาจจะบอกว่าง่ายจะตายนั่นเพราะน้องๆ ทำเป็นแล้ว แต่คำถามนี้บางคนบอกว่าอยากรู้เหมือนกัน เพราะยังไม่เคยใช้งาน วันนี้เลยจะมาแนะนำให้ทุกคนรู้จักการใช้ Auto Fill ใน Microsoft ExcelAuto Fil คืออะไร ?? การใช้ Auto Fill ดียังไง ??Auto Fill คือการเติมข้อมูลลำดับอัตโนมัติ ซึ่งเป็นหนึ่งในความสามารถของ Microsoft Excel ที่มีเพื่อช่วยลดระยะเวลาในการทำงานให้ง่ายขึ้น เช่น ในการทำงานแทนที่เราจะต้องคีย์เลข 1 - 100 ทีละช่อง ทุกคนสามารถคีย์ เลข 1 ที่ Cell แรก และคีย์เลข 2 ที่ Cell ที่สอง แล้วลากคลุมข้อมูล 2 Cell แรก เลื่อน เมาส์ไปยังมุมล่างขวาของ Cell จะปรากฏเครื่องหมายกากบาทเล็กๆ สีดำ ที่เรียกว่า Fill Handleทำให้เมาส์เครื่องหมายกากบาทเล็กๆ สีดำ (Fill Handle) คลิกเมาส์ค้างไว้ และก็สามารถลากลง เพื่อเติมลำดับเลขได้ตามต้องการแต่หากเรามีข้อมูลอยู่อีกคอลัมน์นึงอยู่แล้ว อยากแทรกลำดับอัตโนมัติก็สามารถทำได้ง่ายๆ เลย เมื่อเมาส์เครื่องหมายกากบาทเล็กๆ สีดำ (Fill Handle) ให้ทำการดับเบิ้ลคลิก (Double-click) เพียงเท่านี้ก็ได้ลำดับอัตโนมัติเท่ากับข้อมูลที่มีอยู่ในคอลัมน์ติดกัน แต่ข้อมูลที่อยู่ติดกันนั้นมี Cell ช่องว่างอยู่ Auto Fill จะหยุดการทำงานทันที หากเราต้องการตัวเลขที่เพิ่มขึ้นเป็นช่วง เช่น เพิ่มตัวเลขเป็นช่วง ทีละ 5 ก็สามารถทำได้ โดยคีย์ เลข 5 ที่ Cell แรก และคีย์เลข 10 ที่ Cell ที่สอง แล้ว ลากคลุมข้อมูล 2 Cell นำเมาส์ไปวางจนปรากฏเครื่องหมายกากบาทสีดำ (Fill Handle) คลิกเมาส์ค้างไว้ และก็สามารถลากลง ตัวเลขก็จะเพิ่มลำดับเป็นช่วงตามต้องการ นอกเหนือจากนี้การทำ Auto Fill ยังสามารถใช้กับ ชื่อวัน ชื่อเดือน ทั้งแบบเต็ม แบบย่อ หรือใช้แบบผสมที่มีข้อมูลประเภทข้อความและตัวเลขรวมกันก็ได้ เช่น พิมพ์คำว่า January, Jan, Sunday, Sun, ม.ค. หรือปี พ.ศ. 2566 ลากคลุม Cell นำเมาส์ไปวางจนปรากฏเครื่องหมายกากบาทสีดำ (Fill Handle) คลิกเมาส์ค้างไว้ และก็สามารถลากลง (ซึ่งในส่วนนี้จะสอนการสร้าง หรือดูว่ามี list รายการอะไรที่สามารถนำมาทำ Auto Fill ได้ในบทความถัดไป)แต่หากเราใช้ ปุ่ม Ctrl พร้อมกับการทำ Auto Fill จะกลายเป็นแค่ Copy ข้อมูลธรรมดา และการใช้ Auto Fill ยังต้องคำนึงถึงประเภทของข้อมูล หากเป็นข้อมูลประเภทวันที่ ก็มี Option ให้เลือกอีกหลากหลาย ซึ่งความหมายของแต่ละ Option มีดังนี้ Copy Cells คือ การคัดลอกข้อมูลเหมือนข้อมูลต้นฉบับ ทำให้ทุก Cell ได้ข้อมูลเหมือนกัน Fill Series คือ การเติมข้อมูลลำดับอัตโนมัติ โดยปกติจะเพิ่มขึ้นทีละ 1 แต่หากข้อมูลต้นฉบับมี 2 ช่องก็จะเพิ่มตามค่าที่กำหนดจาก 2 CellFill Formatting Only คือ การคัดลอกเฉพาะรูปแบบของ Cell เช่น ขนาด รูปแบบตัวอักษร สีพื้นหลัง สีตัวอักษร โดยจะไม่นำข้อมูลใน Cell มาด้วยFill Without Formatting คือ การคัดลอกเฉพาะข้อมูลเท่านั้น ไม่เอารูปแบบของ Cell ต้นทางมาด้วยFill Days คือ การเพิ่มลำดับวัน การเพิ่มลำดับวันทีละ 1 (เดือน และปีมีค่าเดิม)Fill Weekdays คือการลำดับวัน โดยเพิ่มวันทีละ 1 และข้ามวันเสาร์-อาทิตย์ (เดือน และปีมีค่าตัวเลขเดิม)Fill Months คือ การเพิ่มลำดับของเดือนขึ้นทีละ 1 ค่าของ (วัน และปีมีค่าตัวเลขเดิม แต่ถ้าเกินเดือน 12 ก็จะบวกปีเพิ่ม)Fill Years คือ การเพิ่มลำดับของปีขึ้นทีละ 1 (วัน และเดือนมีค่าตัวเลขเดิม)Flash Fill ตัวเลือกนี้สำหรับเติมรายการข้อมูลต่อเนื่องแบบอัตโนมัติ ซึ่งโปรแกรมจะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง บางครั้งเลือกแล้วใช้งานฟังก์ชั่นไม่ได้ ขึ้นอยู่กับข้อมูลต้นฉบับซึ่งทุกคนสามารถลองนำ Option ต่างๆ ลองนำไปใช้งานดูได้สำหรับผู้เขียนคือ การดับเบิ้ลคลิก เพื่อเพิ่มลำดับอัตโนมัตินั้นแหละที่สะดวกที่สุดสำหรับการนำไปประยุกต์ใช้งาน เพราะนอกจากลำดับตัวเลขยังนำไปใช้กับสูตรได้อีกด้วย เพราะสูตรจะเพิ่มลำดับอัตโนมัติทีละ 1 เช่นกัน----------ภาพประกอบบทความทั้งหมดมาจากภาพที่ผู้เขียนจับภาพหน้าจอนำมาตัดต่อใส่ข้อความด้วยตนเอง7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์