เพื่อนๆ วันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังถึงประสบการณ์การใช้ Google form ที่เราเพิ่งลองใช้มาไม่นานนี้ บอกเลยว่าเจ๋งมากๆ สำหรับคนที่อยากสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นแบบสอบถาม แบบประเมิน แบบลงทะเบียน หรือแม้แต่แบบทดสอบออนไลน์ ช่วยชีวิตเราได้เยอะเลยนะ เริ่มต้นกับ Google Forms ง่ายกว่าที่คิด ตอนแรกเราก็ไม่ค่อยมั่นใจว่าจะใช้ Google Forms ยังไง เพราะไม่เคยทำแบบฟอร์มออนไลน์มาก่อน แต่พอได้ลองเข้าไปที่ docs.google.com/forms แค่ล็อกอินด้วยบัญชี Gmail ของเราเอง ก็เจอหน้าสร้างแบบฟอร์มเลย ไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรม ไม่ต้องลงอะไรเพิ่ม ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ได้ทั้งในคอมพิวเตอร์และมือถือเลยนะ พอเข้ามาแล้วจะเจอ 2 ตัวเลือกหลัก คือสร้างแบบฟอร์มเปล่า (Blank) กับเลือกจาก Template ที่เขามีให้เลือกเยอะมาก เช่น แบบฟอร์มสมัครงาน แบบฟอร์มลงทะเบียน แบบประเมินความพึงพอใจ หรือแม้แต่แบบฟอร์มขอลาหยุด เราเลือกแบบฟอร์มเปล่าเพราะอยากออกแบบเองตามใจ การสร้างแบบฟอร์มที่ใช้งานง่ายและยืดหยุ่น สิ่งที่เราชอบมากคือ Google Forms มีประเภทคำถามให้เลือกเยอะมาก เช่น คำตอบสั้นๆ (Short answer) สำหรับกรอกชื่อ เบอร์โทร หรือข้อมูลสั้นๆ ย่อหน้า (Paragraph) สำหรับให้ใส่ความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะแบบยาวๆ หลายตัวเลือก (Multiple choice) ให้เลือกคำตอบเดียว เช่น เพศ หรือเลือกตอบ “ใช่” หรือ “ไม่ใช่” กล่องกาเครื่องหมาย (Checkboxes) ให้เลือกได้หลายคำตอบ เลือกจากรายการดรอปดาวน์ (Dropdown) อัปโหลดไฟล์ (File upload) ให้ผู้ตอบส่งเอกสาร รูปภาพ หรือไฟล์อื่นๆ ได้ เลือกวันที่และเวลา (Date, Time) เราสามารถตั้งคำถามให้เป็น “ต้องกรอก” เพื่อบังคับให้ผู้ตอบกรอกข้อมูลในช่องนั้นก่อนส่งแบบฟอร์มได้ด้วย ซึ่งช่วยลดปัญหาข้อมูลขาดหายมากๆ นอกจากนี้ ถ้าอยากให้แบบฟอร์มดูน่าสนใจขึ้น ก็สามารถเปลี่ยนธีมสี ฟอนต์ ใส่รูปภาพหัวข้อ หรือแม้แต่เพิ่มรูปภาพในแต่ละคำถามได้ด้วยนะ ถึงแม้จะยังไม่สามารถปรับแต่งหน้าตาแบบฟอร์มได้ลึกมากเหมือนโปรแกรมออกแบบมืออาชีพ แต่ก็เพียงพอสำหรับงานทั่วไปแล้ว การจัดการแบบฟอร์มและส่งให้คนอื่นกรอก พอสร้างแบบฟอร์มเสร็จ เราก็สามารถกด “แสดงตัวอย่าง” เพื่อดูหน้าตาแบบฟอร์มก่อนส่งได้เลยว่าเป็นยังไง จากนั้นก็เลือกวิธีส่งแบบฟอร์มได้หลายแบบ เช่น ส่งทางอีเมลโดยตรง คัดลอกลิงก์เพื่อแชร์ผ่านไลน์ เฟซบุ๊ก หรือช่องทางโซเชียลอื่นๆ ฝังแบบฟอร์มลงในเว็บไซต์ด้วยโค้ด HTML (iframe) สำหรับคนที่มีเว็บเป็นของตัวเอง เราชอบตรงที่ Google Forms มีตัวเลือกให้ตัดลิงก์ให้สั้นลงด้วย ทำให้ส่งต่อทางแชทง่าย ไม่ดูรกสายตา การดูผลตอบรับแบบเรียลไทม์และวิเคราะห์ข้อมูล จุดเด่นสุดๆ ของ Google Forms คือการแสดงผลคำตอบแบบเรียลไทม์ เวลาที่มีคนกรอกแบบฟอร์มเข้ามา เราจะเห็นจำนวนผู้ตอบและคำตอบของแต่ละคนทันทีในหน้า “การตอบกลับ” (Responses) ข้อมูลจะถูกสรุปเป็นกราฟวงกลม กราฟแท่ง หรือแสดงเป็นตารางให้ดูง่าย ถ้าอยากได้ข้อมูลแบบละเอียดก็สามารถดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์ Excel หรือ Google Sheets ได้เลย ข้อดีคือข้อมูลจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบใน Google Drive ของเรา ทำให้ค้นหาและจัดการง่ายมาก เรายังเคยเอาหน้าจอผลตอบรับแบบเรียลไทม์ไปเปิดในที่ประชุม ให้ทุกคนเห็นข้อมูลที่เข้ามาแบบสดๆ เลยด้วยนะ ทำให้การสรุปผลรวดเร็วและโปร่งใสมากขึ้น ประสบการณ์ใช้งานจริงที่อยากแชร์ ตอนที่เราใช้ Google Forms ครั้งแรก เราทำแบบประเมินความพึงพอใจหลังอบรมให้กับทีมงาน เราเริ่มจากตั้งชื่อแบบฟอร์ม “แบบประเมินความพึงพอใจหลังอบรม” แล้วเพิ่มคำถามง่ายๆ เช่น ชื่อ-นามสกุล, เพศ, ความคิดเห็นเพิ่มเติม ตั้งคำถามให้ “ต้องกรอก” ในช่องชื่อและเพศ เพื่อให้ได้ข้อมูลครบ แล้วก็ใส่รูปภาพหัวข้อเป็นโลโก้บริษัทกับภาพอบรมเล็กๆ เพื่อให้ดูน่าสนใจ ส่งลิงก์ให้ทีมงานทางไลน์ ปรากฏว่ามีคนตอบกลับมาเกือบ 100% ภายใน 2 วัน เราก็เปิดดูผลตอบรับแบบเรียลไทม์ผ่าน Google Forms และ Google Sheets ข้อมูลที่ได้ช่วยให้เราเห็นภาพรวมความพึงพอใจของทีมงานอย่างชัดเจน และยังสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อใน Google Sheets เพื่อสรุปและนำเสนอในที่ประชุมได้เลย นอกจากนี้ เรายังเคยใช้ Google Forms ทำแบบสอบถามเล็กๆ เพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าในงานอีเวนต์ เราใช้ฟีเจอร์อัปโหลดไฟล์ ให้ลูกค้าแนบรูปถ่ายหรือเอกสารที่ต้องการส่งมาได้ ทำให้การเก็บข้อมูลสะดวกและรวดเร็วขึ้นมาก ไม่ต้องมานั่งไล่เก็บเอกสารกระดาษทีละคน ข้อจำกัดที่ควรรู้ แม้ Google Forms จะดีมาก แต่ก็มีข้อจำกัดที่ควรระวัง เช่น การปรับแต่งหน้าตาแบบฟอร์มยังทำได้ไม่ลึกซึ้งเท่าโปรแกรมออกแบบมืออาชีพ ฟีเจอร์บางอย่าง เช่น การทำแบบสอบถามที่มีเงื่อนไขซับซ้อนมากๆ หรือการเก็บข้อมูลที่ต้องความปลอดภัยสูง อาจไม่เหมาะกับ Google Forms สำหรับองค์กรหรือบริษัทที่ต้องการความน่าเชื่อถือสูงในแบบฟอร์มลงทะเบียน อาจต้องใช้แพลตฟอร์มที่เป็นทางการมากกว่า การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงยังต้องอาศัยโปรแกรมอื่นช่วย เช่น Excel, Google Sheets หรือซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูล Google Forms กับการใช้งานในชีวิตจริงและธุรกิจ Google Forms ไม่ได้เหมาะแค่สำหรับการทำแบบสอบถามทั่วไปเท่านั้น ในองค์กรธุรกิจหลายแห่งใช้ Google Forms เพื่อ สำรวจความพึงพอใจลูกค้า ประเมินผลพนักงาน รับสมัครงาน เก็บข้อมูลลูกค้าและรวบรวมความคิดเห็น ทำแบบทดสอบวัดความรู้พนักงาน เพราะมันช่วยให้การเก็บข้อมูลรวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ปรับปรุงพัฒนางานหรือบริการได้ทันที และที่สำคัญคือฟรี! ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเลย สรุปความรู้สึกหลังใช้งาน Google Forms โดยรวมแล้ว Google Forms เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและตอบโจทย์คนทั่วไปได้ดีมาก เหมาะกับคนที่อยากสร้างแบบฟอร์มออนไลน์แบบรวดเร็ว ไม่ซับซ้อน ฟีเจอร์ครบถ้วนสำหรับการเก็บข้อมูลหลายรูปแบบ และที่สำคัญคือฟรีและเข้าถึงได้ทุกคนที่มีบัญชี Google ถ้าใครยังไม่เคยลอง เราแนะนำให้ลองเลย เพราะจะช่วยประหยัดเวลาคุณได้เยอะมาก ทั้งการสร้างแบบฟอร์ม การส่ง และการรวบรวมข้อมูล ภาพปก โดย buschelmangalleries จาก Pixabay ภาพประกอบทั้งหมดโดยผู้เขียน เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !