จากบทความที่แล้ว https://news.trueid.net/detail/d5pbVb6Qa1qX เราได้กล่าวถึงเคล็ดลับเรื่องการนำเสนองาน การรายงาน การติดต่อและการขอคำปรึกษาอย่างไรให้ปังไปแล้ว บทความนี้เราจะมาต่อกันที่ How to เคล็ดลับการประชุมให้ได้เรื่องได้บทสรุป ไม่ยืดเยื้อเสียเวลาไปมากมาย แต่สุดท้ายไม่ได้อะไรจากการประชุมเลยกันค่ะ มาลองดูกันนะคะว่าเรามีเคล็ดลับอย่างไรกันบ้างค่ะ1. หัวข้อการประชุมต้องชัด ก่อนอื่นเลยต้องเริ่มตั้งแต่ตอนที่ส่ง Calendar ไปนัดประชุมกันก่อนเลยค่ะ Agenda ควรต้องชัดเจนให้ผู้ประชุมได้รับรู้ตั้งแต่แรกเลยว่า ประชุมนี้จะคุยอะไรกัน หัวข้อมีอะไรบ้าง 1. 2. 3. เกี่ยวกับเค้าหรือเปล่าหรือถ้าเค้าเข้าไม่ได้ ควรจะฝากให้ใครเข้าแทน หรือถ้าเป็นไปได้ถ้ามีประชุมหลายๆหัวข้อ อาจจะแบ่งเป็น section คร่าวๆไว้เลย ว่าเรื่องที่เกี่ยวกับเค้าจะประมาณกี่โมงถึงกี่โมง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปนั่งฟังอะไรที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องของตัวเองให้เสียเวลาไปเปล่าๆค่ะ2. บอกใจความหลัก เมื่อเข้าประชุมก็กล่าวถึงใจความหลักที่ต้องนัดมาประชุมหารือกัน พยายามไม่อ้อมไปอ้อมมานะคะ จุดประสงค์อะไรต้องการอะไรบอกผู้ร่วมประชุมไปเลยให้ชัดเจนค่ะ3. บอกทางเลือก การประชุมที่เป็นการระดมความคิด อาจจะเป็นประชุมปลายเปิดที่ให้ผู้ร่วมประชุมช่วยกันนำเสนอความคิดเห็นไอเดียต่างๆ แต่ถ้าเปิดมากไปก็ไม่จบไม่สิ้นเสียที ดังนั้นสุดท้ายแล้วก็ต้องมีการสรุปตัวเลือกข้อดีข้อเสียของแต่ละตัวเลือกนั้นออกมาให้ได้นะคะ หรือถ้าเป็นประชุมที่เราสามารถเตรียมทางเลือก รวมทั้งสรุปข้อดีข้อเสียไว้ให้ผู้ร่วมประชุมได้ก่อนเลยตั้งแต่แรกก็ยิ่งดีค่ะ4. บอกประเด็นที่ต้องตัดสินใจ เมื่อได้นำเสนอทางเลือกต่างๆไปแล้วก็ถึงเวลาที่ผู้เข้าประชุมต้องร่วมกันตัดสินใจ อาจจะเอาตัวเลือกทุกข้อให้ทุกคนโหวตเลือกทั้งหมดก่อนแล้วค่อยตัด 2-3 อันดับสูงสุดมาโหวตอีกครั้งเพื่อให้ได้ข้อสรุป หรือถ้าในประชุมนั้นมีคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจสูงสุดก็ให้คนนั้นตัดสินใจมาเลยค่ะ แต่ก็อาจจะมีบางครั้งที่ได้คำถามหรือตัวเลือกที่ เรานำเสนอไปยังไม่ใช่คำตอบ ก็ต้องกลับไปทำการบ้านมาใหม่และนัดประชุมกันต่ออีกครั้งก็ได้นะคะ แต่ไม่ควรทิ้งระยะห่างจากประชุมเดิมเกินไปเพื่อกันลืม หรือถ้าจำเป็นเพราะเรื่องเวลาที่ไม่ตรงกันก็ควรสรุปเรื่องราวต่างๆ ของประชุมคราวที่แล้วให้ชัดเจนนะคะ5. ถามทวนและยืนยันการดำเนินการ ควรระบุสิ่งเหล่านี้ให้ชัดเจนไปเลยหลังการประชุมสรุประบุแนวทางปฏิบัติ-ต้องทำอย่างไรต่อไป รวมถึง action plan ต่างๆระบุผู้รับผิดชอบ-ระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละ task งานที่ต้องดำเนินการต่อให้ได้ หรืออย่างน้อยก็ทีมงานที่เกี่ยวข้องเพื่อจะได้ไปประสานงานต่อได้ระยะเวลาที่กำหนด-กำหนด due date ให้ชัดหรืออย่างน้อยก็มี time plan ที่ชัดว่าจะกลับมา update ความคืบหน้าอีกทีเมื่อไร6. Email Minute of Meeting อีเมลสรุปการประชุมเขียนบทสรุปก่อนเลยโดยระบุสิ่งต่างๆ ที่เราได้จากหัวข้อที่แล้วออกมาเขียนเรียงเป็นข้อๆ (ไม่เกิน 7 ข้อ) ถ้ามากกว่านั้นให้จัดหมวดหมู่ อย่ามัวเสียเวลาทำงานไปกับการเข้าประชุมทั้งวัน แล้วต้องเอางานที่ควรต้องทำในเวลาทำงานหอบกลับมาทำนอกเวลางานกันอีกเลยค่ะ ถ้าเราสามารถจัดการการประชุมมากมายให้กระชับตรงประเด็น ก็จะสามารถลดเวลาในการประชุมและเอาเวลาตรงนั้นกลับมาทำงานที่ควรจะทำได้ และนอกเวลางานก็คือเวลาพักผ่อน ทำงานอดิเรก อยู่กับครอบครัวหรือศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมได้ เพราะเวลาเป็นของมีค่านะคะ อย่าเสียมันไปกับการประชุมที่เยิ่นเย้อไหลไปไหลมาและไร้ประสิทธิภาพอีกเลยค่ะ ตัวผู้เขียนเองก็ได้ใช้วิธีการเหล่านี้มาแล้วเช่นกัน และพบว่าทำให้เราจัดการการประชุมและบริหารเวลาการทำงานได้ดีขึ้นมาก เมื่อมีเวลาเหลือคุณภาพชีวิตเราเองก็ดีตามขึ้นไปด้วยค่ะเครดิตภาพจากภาพปก จาก canva by Kun Na (ภาพปก)ภาพที่ 1 จาก pexels by Mikael Blomkvistภาพที่ 2 จาก pexels by Foxภาพที่ 3 จาก pexels by Kindel Mediaภาพที่ 4 จาก pixels by Elina Fairytale เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !