เวลาทำงานกับ Excel หลายคนคงเคยเจอสถานการณ์ที่มีข้อมูลเป็นตารางยาว ๆ แล้วหัวหน้าหรือทีมงานบอกว่า “ขอเป็นกราฟให้หน่อย จะได้เห็นภาพชัดขึ้น” จากนั้นเราก็ต้องเสียเวลาไปที่เมนู Insert → Chart → ปรับแต่ง กว่าจะได้กราฟออกมา ซึ่งบางทีก็ทำให้รู้สึกยุ่งยากจนอยากจะปิดไฟล์ไปเลย แต่จริง ๆ แล้ว Excel มีทริกเล็ก ๆ ที่ช่วยให้การสร้างกราฟเร็วขึ้นมาก แค่กดปุ่ม Alt+F1 กราฟก็เด้งขึ้นมาให้ทันที เหมาะสำหรับคนที่ต้องการกราฟแบบไว ๆ เพื่อดูภาพรวม หรือเอาไปใช้ในรายงาน วันนี้เราจะมารีวิวและแนะนำวิธีใช้คีย์ลัดนี้ พร้อมกับอีกหนึ่งเทคนิคเด็ดสำหรับคนที่เผลอลืมเลือกข้อมูลครบถ้วนตั้งแต่แรก ซึ่งสามารถแก้ได้ง่าย ๆ ด้วยการ Copy & Paste ใส่กราฟโดยตรง ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาเริ่มทำใหม่ ตัวอย่างข้อมูลใน Excel สมมติว่าเรามีตารางข้อมูลยอดขายรายเดือน ดังนี้ โดยปกติถ้าอยากสร้างกราฟ เราต้องลากเลือกทั้งคอลัมน์เดือนและยอดขาย แล้วค่อยไปที่เมนู Insert → Chart ซึ่งค่อนข้างหลายขั้นตอน วิธีที่ 1: ใช้คีย์ลัด Alt+F1 ลากเลือกข้อมูลยอดขายทั้งสองคอลัมน์ (เดือน + ยอดขาย) กดปุ่ม Alt+F1 Excel จะสร้างกราฟ Column Chart อัตโนมัติ และวางกราฟไว้ในชีตเดียวกันทันที แค่นี้เองค่ะ ไม่ต้องไปกดเมนูให้ยุ่งยากอีกต่อไป ถือว่าเป็นคีย์ลัดที่สะดวกมาก ๆ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องทำกราฟบ่อย ๆ วิธีที่ 2: ลืมเลือกคอลัมน์ไป ทำยังไงดี? หลายครั้งเราเลือกข้อมูลไม่ครบ เช่น เลือกมาแค่คอลัมน์ยอดขาย แต่ลืมเลือกคอลัมน์ต้นทุน ทำให้กราฟออกมาเป็นแค่ตัวเลขยอดขาย แทนที่จะต้นทุนมาด้วย ซึ่งปัญหานี้แก้ได้ง่าย ๆ ด้วยวิธี Copy & Paste ขั้นตอนคือ: เลือกคอลัมน์ต้นทุนที่เราลืม กด Ctrl+C (Copy) คลิกที่กราฟที่สร้างไว้ กด Ctrl+V (Paste) Excel จะปรับกราฟให้ใหม่ทันที โดยเอาค่ามาใส่ให้เรียบร้อย ความประทับใจจากการลองใช้ ต้องยอมรับว่าเป็นเทคนิคเล็ก ๆ ที่ช่วยประหยัดเวลาได้เยอะมาก ก่อนหน้านี้การสร้างกราฟแต่ละครั้งใช้เวลาหลายนาที แต่หลังจากรู้จัก Alt+F1 แค่กดไม่กี่วินาทีก็ได้กราฟออกมาแล้ว เหมาะทั้งเวลาทำงานจริงและตอนนำเสนอให้เจ้านายดูแบบด่วน ๆ อีกอย่างคือการ Copy & Paste ข้อมูลเข้าไปในกราฟ มันทำให้รู้สึกว่า Excel ฉลาดขึ้นกว่าที่คิด ไม่ต้องเสียเวลาลบกราฟเดิมแล้วเริ่มทำใหม่ เราสามารถ “ต่อเติม” กราฟที่มีอยู่แล้วให้สมบูรณ์ได้ในทันที เคล็ดลับเพิ่มเติม ถ้าอยากให้ Alt+F1 สร้างกราฟประเภทอื่น เช่น Line Chart หรือ Pie Chart เราสามารถไปเปลี่ยนค่า Default Chart ได้ในเมนู Insert → Chart → Change Chart Type → Set as Default Chart การ Copy & Paste สามารถใช้เพิ่มข้อมูลชุดใหม่เข้าไปในกราฟได้ เช่น มีคอลัมน์ “เป้าหมายยอดขาย” ก็สามารถ Copy แล้ว Paste เข้าไป เพื่อเปรียบเทียบกับยอดขายจริงได้ สรุป Alt+F1 คือคีย์ลัดที่ช่วยสร้างกราฟ Column ได้อย่างรวดเร็วใน Excel Copy & Paste คือวิธีแก้ปัญหาเวลาลืมเลือกข้อมูล หรืออยากเพิ่มข้อมูลใหม่เข้าไปในกราฟ สองทริกนี้อาจดูเล็กน้อย แต่ช่วยให้การทำงานกับกราฟใน Excel ง่ายขึ้นเยอะ และยังทำให้เรารู้สึกสนุกกับการเล่นข้อมูลมากขึ้นด้วย Recommendation: ลองใช้ Alt+F1 สร้างกราฟจากไฟล์งานจริง Next step: ทดลอง Copy & Paste ข้อมูลใหม่เข้าไปในกราฟเพื่อเพิ่มมิติการวิเคราะห์ ภาพทั้งหมดโดยผู้เขียน หมีขั้วโลก ทอดกรอบ〔´（エ）｀〕 เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !