เพราะเวลาในหนึ่งวันก็มีแค่ 24 ชั่วโมง เมื่อมองที่กองงานก็มากมายขนาดนี้ ถ้าจะทำให้เสร็จทั้งหมดอาจหมายถึงการต้องคั้นเวลามาใช้ให้คุ้มค่าได้จนหยดสุดท้าย และเว็บไซต์ HBR Ascend ก็ได้รวบรวมวิธีการต่าง ๆ ที่จะทำให้เราบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพเอาไว้ให้แล้ว อย่างแรก จงประเมินว่าในวันหนึ่ง ๆ เราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง อย่างที่เราคงคุมรายจ่ายในอนาคตไม่ได้ถ้าไม่รู้ก่อนว่าทุกวันนี้เราต้องใช้จ่ายไปในเรื่องอะไรบ้าง เช่นเดียวกับการจัดการเวลา เราต้องวาดภาพขึ้นมาก่อนว่าทุกวันนี้เราใช้เวลาไปกับอะไร อาจใช้ activity log เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น จากนั้นก็นำภาพที่ได้มาวางแผนดูว่ากิจกรรมไหนเป็นการใช้เวลาไปอย่างสิ้นเปลือง หรือไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ก็หาทางปรับเปลี่ยนหรือถ้าจำเป็นจะตัดทิ้งไปเลยก็ได้ เพื่อให้เหลือเวลาทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์มากขึ้นกว่าเดิมอย่างที่สอง ตั้งเป้าหมายที่คิดว่าทำได้ เพราะท่ามกลางงานที่รออยู่มากมาย เรามีเวลาอยู่อย่างจำกัด ถึงจะทำงานไม่เสร็จทั้งหมด แต่สิ่งที่สำคัญควรต้องทำเสร็จ ดังนั้นจึงต้องชัดเจนเป็นอย่างแรกว่าเป้าหมายอะไรที่สำคัญ ทั้งในระยะรายวัน เดือน ไปจนถึงรายปีอย่างที่สาม จัดตารางทุกอย่างให้เรียบร้อย มีหลายวิธีที่เราใช้จัดตารางเวลา เบสิคสุด ๆ ก็กลับไปที่การทำ To-Do List สิ่งนี้ช่วยวางแผนย่อยสิ่งที่ต้องทำออกเป็นกิจกรรมที่จำเพาะลงในแต่ละวัน ทำให้เราไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำ เช่น ถ้าวางแผนในระดับวันก็บล็อกเวลาไว้เลยว่าจะตอบโทรศัพท์เวลา 3-4 โมงเย็น และเมื่อทำแต่ละกิจกรรมเสร็จก็ขีดฆ่าลิสต์ข้อนั้นไปเลย ซึ่งนั่นจะตอกย้ำความรู้สึกพึงพอใจที่ว่าทำงานสำเร็จไปแล้ว ทำให้มีกำลังใจในการทำงานชิ้นอื่น ๆ ต่อไป และอย่าลืมว่าแต่ละวันเราได้ทำงานที่สำคัญ ๆ เสร็จครบถ้วนตามลิสต์หรือไม่ ถ้าไม่-ก็ต้องดูว่านั่นเป็นเพราะอะไร และหาทางปรับเปลี่ยนตารางต่อไปอย่างที่สี่ อุปสรรคที่ทำให้งานไม่เดิน อุปสรรคของการจัดการเวลามีมาในหลายรูปแบบ เช่น อุบัติเหตุไม่คาดฝัน หรือความเจ็บป่วยของเพื่อนร่วมงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจควบคุมไม่ได้ แต่ก็มีบางอย่างที่เราควบคุมได้ โดยเฉพาะนิสัยบางอย่างที่ทำให้เราเสียเวลาไปเปล่าๆ เช่น 1.) การผัดวันประกันพรุ่ง ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจาก งานไม่น่าสนใจ กลัวที่จะล้มเหลว หรือไม่รู้จะเริ่มตรงไหน 2.) การรับงานมามากเกินไปจนงานโอเวอร์โหลด ซึ่งจะกระทบกับทุกอย่างในชีวิตได้ 3.) เกิดการเดินทางที่ไม่จำเป็น 4.) การตอบอีเมลแบบทันที ทำให้ดึงความสนใจจากงานอื่นและต้องใช้เวลาสักพักกว่าจะกลับไปต่องานเดิมได้ ซึ่งพบว่าเป็นโจรที่ขโมยเวลาในออฟฟิศไปมากที่สุด ควรรวบตอบเป็นครั้ง ๆ ตามช่วงเวลาที่จัดไว้ 5.) หัวหน้าที่ทำให้เสียเวลาเปล่า เช่น จัดประชุมแบบไม่จำเป็น วางเป้าหมายที่ไม่ชัดเจน ให้แนวทางการทำงานไม่ชัดเจน ประชุมแบบไม่มีเป้าหมาย ซึ่งจำเป็นต้องพูดคุยทำความเข้าใจกันอย่างที่ห้า สร้างการทำงานที่สมดุลกับการใช้ชีวิต เพราะเราไม่ได้ทำงานเพื่องานเพียงอย่างเดียว แต่ต้องการคุณภาพชีวิตที่ดีด้วย การจัดการเวลาที่ดีจึงจำเป็นต้องเหลือพื้นที่เพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างการทำงานและใช้ชีวิต ซึ่งสิ่งที่จำเป็นคือต้องตั้งเป้าหมายส่วนตัวให้ชัดเจนและลำดับความสำคัญออกมา แล้วตัดสินใจว่าอะไรที่ต้องทำเพื่อนำไปสู่เป้าหมายที่สูงขึ้น ตัดสิ่งที่ถ่วงชีวิตคุณออกไป และพยายามสร้างพลังงานที่ดีให้กับตัวเอง ทั้งการกินอาหารที่มีคุณภาพและออกกำลังกายสม่ำเสมอ ซึ่งจะช่วยสนับสนุนให้มีแรงสู้กับงานต่อไปหากสุดท้าย การใช้ทุกกระบวนท่าจัดการเวลาจนคุ้มค่าที่สุดแล้วยังไม่อาจสลายกองงานกองดองได้สำเร็จ อาจต้องย้อนกลับไปดูแล้วละว่างานที่ได้มาเหลือบ่ากว่าแรงเกินไปหรือเปล่า ณ จุดนั้น ทางออกคงมีแต่การต่อรองลดปริมาณงานลง หรือหากทำไม่ได้จริง ๆ ก็คงสบโอกาสเพิ่มเพื่อนร่วมงานมาช่วยแบ่งเบาภาระบ้างแล้ว ========================ที่มาhttps://hbrascend.org/topics/time-management-101-how-to-be-more-productive/รูปภาพจากunsplash