คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ในปัจจุบัน Application Chat เข้ามามีบทบาทในการติดต่อสื่อสารเป็นอย่างมาก การสื่อสารแบบเผชิญหน้ากันถูกลดบทบาทลงไปพอสมควร อาจเป็นเพราะความสะดวก รวดเร็ว และสามารถส่งข้อความได้ทีละหลายๆ คน แต่เราก็ต้องยอมรับอีกเช่นกันว่า การสื่อสารผ่านการ Chat มีปัญหาบ้างพอสมควร เช่น สื่อความไม่เข้าใจกันบ้าง ไม่ชัดเจนบ้าง ฯลฯวันนี้จึงมีวิธีการสื่อสารผ่านช่องทาง Application Chat ง่ายๆ แต่ดูดีแบบมืออาชีพมาฝากกัน Application Chat ซึ่งคุณสามารถใช้ได้กับ ทุก Application ไม่ว่าจะเป็น Line Whatsap WeChat หรือ อื่นๆ ลองมาดูกันว่าเราสามารถใช้ App ดังกล่าวอย่างมืออาชีพ ได้อย่างไร 1. เมื่อมีการอ่าน "ต้องมีการตอบ" บ่อยครั้งมีคนถามว่าอ่านแชท แล้วไม่ตอบได้ไหม "ตอบว่าได้ค่ะ แต่ไม่ควร" นี่ถือเป็นมารยาทอย่างหนึ่งนะคะโดยเฉพาะอย่างยิ่งแชทเรื่องงาน/แชทส่วนตัว ครั้งนี้ผู้เขียนเน้นการแชทที่กึ่งทางการหรือทางการ ดังนั้น "จะตอบสั้น หรือยาว ก็ควรตอบไปตามความเหมาะสม" เช่น "ค่ะ" "ครับ" "รับทราบค่ะ" "โอเค" "ขอบคุณ" ไม่ว่าคุณจะเข้าใจ หรือไม่เข้าใจ เห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยก็ควรตอบ และสามารถสอบถามต่อได้ค่ะ แต่ !!! หากเป็นแชทกลุ่มในที่ทำงาน มีสมาชิกเยอะ ส่วนใหญ่จะเป็นการแจ้งให้ทราบแบบประกาศทั่วๆ ไป ตอบหรือไม่ตอบก็ได้หากเรารับทราบและเข้าใจแล้ว แต่หากเราโดน @ ชื่อ หรือ อ้างถึงในข้อความเราควรตอบค่ะ จะดูมืออาชีพมากขึ้นในการสื่อสารแต่ละครั้ง2. ต้องรู้ว่า "แชทครั้งนี้ ทางการมากน้อยแค่ไหน" คุณต้องรู้ว่าการสนทนาในครั้งนี้เป็นการคุยกับใคร คุยกับ ครอบครัว หัวหน้า ลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน หรือ เพื่อนสนิท การเลือกใช้ภาษาจะไม่เหมือนกันค่ะ (เพื่อความสำเร็จในการสนทนานะคะ) จากที่เกริ่นไปแล้วข้างต้นว่า "เดี๋ยวนี้การสนทนาใน App chat ไม่ใช่การคุยกับเพื่อนสนิทเสมอไปค่ะ" ทุกคนยอมรับมากขึ้นว่า สามารถใช้ในกรณีงานที่เป็นทางการ งานฉุกเฉิน งานสำคัญ ๆ ได้ ดังนั้น ในบางกรณี ภาษาก็ต้องเป็นทางการไปด้วย คำว่า "เรียน" "สวัสดีครับ" "ขอความกรุณา" "ขอความอนุเคราะห์" "มีความประสงค์" "ขอบคุณครับ/ค่ะ" "ตามวันดังกล่าว" ฯลฯ เราต้องนำมาใช้กันแล้วค่ะ 3. "แชทครั้งนี้ เพื่ออะไร" หรือเรียกง่าย ๆ ว่า วัตถุประสงค์ของการแชทนะคะ (แชทคุยเล่นคุยหัว 555+ อันนี้ทุกคนน่าจะคล่องแล้ว) หากเรารู้จุดประสงค์ของการแชท เราจะเลือกใช้คำได้ง่ายขึ้น ระบุให้ชัดเจนไปเลยค่ะ โดยไม่ต้องให้อีกฝ่ายถามซ้ำ (ว่าตกลงแล้วต้องการอะไร) เช่น "เลยอยากทราบว่า..." "สรุปตามนี้ไหมครับ/คะ...." "จึงขออนุญาต...นะคะ/ครับ" "หากต้องการเปลี่ยนแปลงแจ้งได้เลยนะคะ/ครับ" ฯลฯ ใส่สิ่งที่เราต้องการไปเลยค่ะ เพื่อความชัดเจนมากยิ่งขึ้น4. "ทักทายเสมอ แม้ว่าเป็นการแชท"ถึงแม้เป็นการแชททางโซเชียลมีเดีย ก็ควรมีคำขึ้นต้น เนื้อหา และคำลงท้าย ที่เหมาะสมนะคะ โดยเฉพาะเรื่องงาน จะ "สวัสดี" หรือ ใช่การเรียกชื่ออย่างสุภาพก็ได้นะคะ "พี่...คะ/ครับ" "คุณ....คะ/ครับ" สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือ "ไม่ควรทักทายแล้วเงียบไป (เป็นชั่วโมง 555+ จะดูไม่มีความสำคัญ ผู้อ่านอาจจะไม่ใส่ใจ และไม่ถามกลับค่ะ) ควรใส่รายละเอียด และจุดประสงค์ไปเลยค่ะ ให้เค้าอ่านรวดเดียวจบ ไม่ว่าจะหยิบขึ้นมาอ่านเมื่อไร ก็จะได้ใจความครบถ้วนสมบูรณ์เมื่อนั้นนะคะ (หลายครั้งที่หยิบไลน์ขึ้นมาดู เจอกับว่า "สวัสดีค่ะ" แล้วหายยยยยยไปเลย เป็นเราคงข้องใจไม่เบา) หากจะโยนไฟล์งาน รูปงาน คำสั่งงาน ก็ต้องเกริ่น และมีการสรุปตามด้วยนะคะ 5. "เมื่อเขาแชทตอบกลับ ควรขอบคุณทุกครั้ง"ข้อนี้ง่าย ๆ แต่เป็นมารยาทที่สำคัญเลยค่ะ ไม่ว่าจะตอบสั้น ตอบยาว แต่นั่นคือคำตอบที่เราต้องการ แชท "ขอบคุณ" กลับไปสั้น ๆ ง่ายๆ หากสนิทกันหน่อย สติ๊กเกอร์ Thank you ก็โอเคนะคะ จะเป็นการจบการสนทนาที่สมบูรณ์มาก6. "ควรดูช่วงเวลาด้วยค่ะ"ข้อนี้ไม่ต่างอะไรกับการโทรศัพท์ค่ะ เช้ามืด และดึกดื่น อย่าแชทไปกวนใครนะคะ แต่หากจำเป็นจริงๆ ควรขึ้นต้นด้วย "การขอโทษ" ที่ต้องรบกวนเวลานี้แต่จำเป็นจริง ๆ การแชทไปรบกวนในช่วงเวลาที่ไม่สมควรนั้นจะดูซอฟลงไปทันทีค่ะ (แต่อย่าบ่อยนะคะ เดี๋ยวคำขอโทษจะไม่มีความหมาย)7. "อย่าแชทซ้ำ ๆ "หากไม่ได้รับคำตอบในทันที อย่าแชทไปย้ำ ๆ ซ้ำ ๆ บ่อยนะคะ ดูเป็นการเสียมารยาทไปโดยปริยาย อย่าลืมว่า "โทรศัพท์นั้นโทรได้" หากด่วนจริงๆ เปลี่ยนจากการแชท เป็นการโทรหากันได้เลยค่ะ (ต้องแนะนำตัวทุกครั้งหากเป็นการแชทครั้งแรก หรือ ปลายทางยังไม่รู้จักเรา)8. "การแชทในกลุ่ม ไม่ใช่พื้นที่ส่วนตัวจ๊ะ"การแชทในรูปแบบพื้นที่กลุ่มต้องระมัดระวังเป็น 2 เท่าของการแชทส่วนตัว "งานคืองานค่ะ" การนินทา การลงภาพไม่เหมาะสม การตำหนิ หรือถามเรื่องส่วนตัว ไม่ควรถามในแชทที่เป็นกลุ่มนะคะ ถึงแม้ว่าจะเป็นกลุ่มเพื่อนสนิทก็ตาม 9. "ส่งข้อความแชทผิดกลุ่ม ทำอย่างไร"สถานการณ์นี้กิดขึ้นบ่อยมาก เนื่องจากในปัจจุบันหลาย ๆ คนตกอยู่ในสถานการณ์ที่มีแชทกลุ่มเป็นสิบๆ กลุ่ม (รวมทั้งตัวผู้เขียนเองด้วย) ถามว่าเคยส่งแชทผิดกลุ่มไหม เคยค่ะ แน่นอน !! การส่งข้อความไปผิดกลุ่มจะมีสองลักษณะนะคะ 1) ข้อความที่ไม่มีผลกระทบใดๆ ต่อใคร เป็นเรื่องราวทั่ว ๆ ไป หากเป็นแบบนี้ สามารถ ส่งข้อความเข้าไปต่อเนื่องได้เลยค่ะว่า "ขอโทษค่ะ" ส่งข้อความผิดกลุ่ม ไม่จำเป็นต้องลบก็ได้นะคะ ตัวเองเคยส่งผิดในข้อความที่ปกติธรรมดามาก เช่น "ไปด้วยกันเถอะ" "ร้านนี้อร่อยนะ วันหลังลองไปกิน" "ฝนตกอีกแล้ว" ฯลฯ แต่ไม่บ่อยนะคะ ข้อความเหล่านี้เราขอโทษได้ แล้วปล่อยไปเลยค่ะ ไม่ต้องไปทำอะไรอีก สักพักข้อความอื่นๆ ก็จะมาดันๆๆๆๆๆ ให้ข้อความเราถูกลืมไปนั่นเอง 2) ข้อความที่มีผลกระทบต่อผู้อื่น (อันนี้อนุญาตให้กรี๊ดก่อนเลยค่ะ เช่น แอบนินทาใคร วิจารณ์ใคร ในสิ่งที่ไม่ค่อยดี คำหยาบ ฯลฯ ) อันดับแรกผู้เขียนอยากบอกว่า "ต้องตั้งสติให้มาก แล้วบอกตัวเองว่าสิ่งเหล่านี้ความจริงไม่ควรอยู่ในแชทค่ะ ถึงแม้ว่าเราแชทถูกกลุ่ม ถูกคนแต่มันก็สามารถหลุดได้อยู่ดี) เอาล่ะที่นี้คือวิธีแก้ไข เข้าไปขอโทษเหมือนเดิมค่ะ และลบข้อความ หรือเลือก unsend ได้เลย แล้วนิ่งไปเลยนะคะ ไม่ต้องทำอะไรอีกในกลุ่มนั้น (อาจต้องมีการเคลียร์ส่วนตัวกับบุคคลที่เราอ้างอิงหรือไม่ อันนี้หากเจ้าตัวเขาขอเคลียร์เราควรจะเคลียร์ค่ะ) ตั้งสติก่อนส่ง เช็คชื่อกลุ่มก่อนส่งทุกครั้ง !!! 9 เคล็ดลับง่าย ๆ ที่คุณสามารถนำมาใช้ใน Application Chat เพื่อการคุยงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่อย่าลืมว่า "หากเร่งด่วนจริงๆ การโทรไปยังบุคคลนั้นโดยตรง" ยังคงเป็นวิธีการติดต่อที่เร็วและเหมาะสมที่สุดค่ะ ลองนำไปปรับใช้กันนะคะ เครดิตภาพประกอบ จากผู้เขียนบทความภาพหน้าปกโดยผู้เขียน จาก Canva.com7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์