วันนี้มีโจทย์จากน้องๆ ที่ทำงานมาให้ช่วยอีกแล้ว "พี่ครับๆ ผมมีใบ Certificate อยู่ 150 ใบ อยากจะส่ง Mail ให้ผู้เข้าร่วมทุกคน แต่ถ้าทำทีละคนคงช้าใช้เวลาตั้งแต่เช้ายันเย็นแน่นอน มีวิธีการที่ง่ายกว่านั้นไหม" คำตอบของพี่คือ พี่เคยทำคะ ต้องมาทบทวนความรู้ตั้งแต่ปี 2015 กันนิดส์นึง มาใช้งาน Google Application กันเถอะ ทำ e-Certificate ก็ส่งออกโดยที่เราไม่ต้องมานั่งทำทีละไฟล์และส่งมีละคน กันดีกว่า ดังนั้นสิ่งที่จะต้องมี 3 อย่าง สำหรับการส่ง e-Certificate นี้ก็คือ 1. Google Sheet ที่ใช้เป็นฐานข้อมูลของชื่อ และ E-mail ที่ต้องการจะส่งออก 2. Google Doc ที่ใช้เป็นใบรูปแบบของใบ Certificate ตามที่เราต้องการ อาจจะประยุกต์ใช้ Google Slide ก็ได้ แต่ตอนนี้เราขอใช้ Google Doc 3. Autocrat เป็นส่วนขยาย หรือ Extenstions ที่ใช้คู่กับ Google Sheet ใช้สำหรับการ Merge ข้อมูล Google Doc และ Google Sheet เข้าด้วยกัน พร้อมทั้งทำการส่ง Mail ให้เมื่อมีการ Run คำสั่ง------ก่อนทำการสร้าง e-Certificate ต้องเตรียมข้อมูลดังต่อไปนี้ 1. Google Sheet ก็จะขอแสดงข้อมูลให้เห็นชัดที่สุด เราเตรียมข้อมูลดังต่อไปนี้ชื่อ เพื่อใส่ใน e-Certificate โดยตั้งชื่อคอลัมน์ว่า Name E-mail เพื่อใช้ในการจัดส่ง e-Certificate โดยตั้งชื่อคอลัมน์ว่า email ชื่อคอลัมน์นั้นสำคัญ เพราะจะต้องเอาไปใช้ใน Google Doc อีกครั้ง 2. Google Doc จัดเตรียมใบ Certificate ที่จัดทำแล้วเป็นภาพสวยงาม จัดลงหน้ากระดาษ นำภาพไปไว้ด้านหลังข้อความ และนำชื่อคอลัมน์ มาใส่เครื่องหมาย <<ชื่อคอลัมน์>> เช่น <> ซึ่งเป็นการนำข้อมูลจาก Google Sheet มา Merge ข้อมูลจัดทำ e-Certificate 3. Autocrat เป็นส่วนขยาย หรือ Extenstions ที่ใช้คู่กับ Google Sheet ซึ่งต้องทำการติดตั้งก่อนใช้งาน และไปเปิด ------เมื่อเตรียมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้เพื่อสร้าง e-Certificate และส่ง Mail 1. เปิดข้อมูล Google Sheet และเลือกเมนู Extenstions >> Autocrat >> Launch2. จะปรากฎหน้าต่าง Autocrat เลือก NEW JOB สามารถทำไปทีละขั้นตอนตามตัวช่วยที่ App มีให้ได้เลย 3. ขั้นตอนที่ 1 ตั้งชื่องานที่ Job name ตามที่เราต้องการเพื่อให้ง่ายต่อการทำงาน และกดปุ่ม Next เพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป4. ขั้นตอนที่ 2 เลือก Template คลิกที่ปุ่ม From drive เพื่อเลือก Google Doc ที่เราออกแบบใบ Certificate ไว้ เลือก Certificate แล้วกดปุ่ม Select6. เมื่อกลับเข้าสู่หน้าจอหลักจะปรากฎ ชื่อของ Template ที่เราเลือกมาทำเป็น Certificate และให้กดปุ่ม Next เพื่อทำการไปขั้นตอนถัดไป 7. ขั้นตอนที่ 3 ทำการเลือกชื่อคอลัมน์ที่ต้องการแสดงผลใน Google Doc ให้ตรงกับ Google Sheet ที่เราตั้งไว้ เพื่อทำการ Merge ข้อมูลจัดทำเป็น e-Certificate โดยการเลือก ชื่อ Sheet ในช่อง Merge tab และเลือกชื่อคอลัมน์ในช่อง Map to Column8. ขั้นตอนที่ 4 ตั้งชื่อ File ของไฟล์ เช่น CER $name ที่เราจะทำการสร้างออกมา จะได้ชื่อไฟล์ในขั้นสุดท้าย (ข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏใน Mail ที่ส่งไป) และเลือกชนิดของเอกสารที่ Type ส่วนใหญ่ในการส่ง Mail เรามักเลือกเป็น PDF และกดปุ่ม Next 9. ขั้นตอนที่ 5 เลือก Folder ที่ใช้ในการเก็บข้อมูล เมื่อทำในขั้นตอนสุดท้าย ข้อมูล e-Certificate จะถูกนำมาเก็บไว้ใน Folder ที่เลือก และทำการกดปุ่ม Next10. ขั้นตอนที่ 6 เป็นการถามถึง Folder ที่เกี่ยวข้อง แต่เราไม่ได้ใช้งาน สามารถกดปุ่ม Next ไปยังขั้นตอนถัดไปได้เลย 11. ขั้นตอนที่ 7 เป็นการตั้งเงื่อนไขต่างๆ เพิ่มเติมก่อนดึงข้อมูลมาแสดงผล เราไม่ได้ใช้งานเช่นกัน สามารถกดปุ่ม Next ไปยังขั้นตอนถัดไป12. ขั้นตอนที่ 8 เป็นขั้นตอนในการตั้งค่า ก่อนการส่ง Mail ออกไปยังผู้รับ ในหัวข้อ Share Doc? ตอบ Yes และเลื่อนลงไปด้านล่างที่ช่อง To ใส่ค่า Mail ผู้รับ $email (ชื่อตามชื่อคอลัมน์ที่เราตั้งไว้) Type in Subject คือการใส่หัวข้อของจดหมาย Type the message คือการใส่เนื้อความของจดหหมายที่ต้องการจะส่งไปยังผู้รับ13. ขั้นตอนที่ 9 ขั้นตอนสุดท้ายเป็นการกำหนดการทำงาน การสร้างไฟล์ การส่ง Mail นั่นเองRun on form trigger เพื่อกำหนดการทำงานด้วยตนเอง ตอบ Yes จะปรากฎหน้าต่างเตือนขึ้นมาเล็กน้อย ตอบ Yes อีกครั้งRun on time trigger เพื่อกำหนดการทำงานโดยการตั้งเวลา ตอบ No เราจะได้คำสั่งในการสร้างไฟล์ และการส่ง Mail ตั้งค่าเสร็จก็ให้กดปุ่ม Save 14. เมื่อต้องการสร้างไฟล์ และส่ง Mail กดปุ่ม Runเพียงเท่านี้ โปรแกรมก็จะสร้างไฟล์ และ ส่ง Mail ให้ทันทีรับรองเลยว่าถ้ามีข้อมูลครบ ทำตามขั้นตอนที่แนะนำทั้งหมดก็จะสามารถสร้าง e-Certificate พร้อมส่ง Mail ได้อย่างรวดเร็ว ยิ่งหากมี Mail ที่จำเป็นต้องส่งจำนวนมาก และข้อมูลเป็นชื่อที่ไม่ซ้ำกันจะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างยิ่ง ----------ภาพประกอบบทความทั้งหมดมาจากภาพที่ผู้เขียนจับภาพหน้าจอนำมาตัดต่อใส่ข้อความด้วยตนเอง7-11 Community ห้องลับเมาท์มอยของกินของใช้ในเซเว่น อะไรดีอะไรใหม่ ต้องรู้ ต้องคุย ต้องแชร์