ใครกำลังมองหาวิธีจัดการการจองห้องประชุมในองค์กรให้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องยุ่งกับโค้ดหรือระบบซับซ้อน บทความนี้คือคำตอบ! มาสร้างระบบจองห้องประชุมแบบครบวงจรด้วย Google Forms + Google Sheets และใช้สูตร FILTER เพื่อแสดงผลแบบ Real-Time กันเลย 💻✨ ✅ 1. สร้าง Google Form หัวข้อแบบฟอร์ม: ระบบจองห้องประชุมประจำองค์กร คำถามที่ต้องมี: (สามารถใช้ "คำอธิบาย" ของแต่ละคำถามเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อช่วยแปลความ) ชื่อผู้จัดประชุม - คำตอบสั้น (Short Answer) หน่วยงานที่สังกัด - คำตอบสั้น (Short Answer) เบอร์โทรศัพท์ - คำตอบสั้น (Short Answer) อีเมลติดต่อ - คำตอบสั้น (Short Answer) หัวข้อประชุม - คำตอบสั้น (Short Answer) วันที่ประชุม - คำตอบแบบ "วันที่" (Date) เวลาเริ่มประชุม - เมนูแบบเลื่อน (Dropdown) ระบุค่าที่เลือกไว้ล่วงหน้า: 6:00, 7:00, ... จนถึง 20:00 ไม่แนะนำให้ใช้ "เวลา" (Time) เพราะผู้ใช้อาจจะเซทเวลา 8:30 ซึ่งทำให้ไม่สามารถใช้สูตร FILTER ได้ เวลาสิ้นสุดประชุม - เมนูแบบเลื่อน (Dropdown) ระบุค่าที่เลือกไว้ล่วงหน้า: 7:00, 8:00, ... จนถึง 21:00 ไม่แนะนำให้ใช้ "เวลา" (Time) เพราะผู้ใช้อาจจะเซทเวลา 8:30 ซึ่งทำให้ไม่สามารถใช้สูตร FILTER ได้ จำนวนผู้เข้าร่วม - คำตอบสั้น ห้องประชุมที่ต้องการจอง - หลายตัวเลือก (Multiple Choice) ตั้งชื่อห้องประชุม และสามารถแนบรูปตัวอย่างห้องประชุมประกอบได้ รูปแบบจัดโต๊ะที่ต้องการ - หลายตัวเลือก (Multiple Choice) ตัวเลือก เช่น รูปตัวยู, แบบห้องเรียน, แบบเธียเตอร์, ห้องประชุม, อื่นๆ ขออุปกรณ์เพิ่มเติม - ช่องทำเครื่องหมาย (Checkboxes) ตัวเลือก เช่น ไม่มี, ไมโครโฟนไร้สาย, Projector, ลำโพง, TV Monitor ฯลฯ หมายเหตุ - คำตอบแบบยาว (Long Answer) 📅 2. สร้างชีท "MeetingRooms" รูปแบบ Sheet (ตามภาพที่แนบ): แถว A2 ลงไป: ใส่เวลา 6:00 - 21:00 (1 ชั่วโมงต่อบรรทัด) A1 = ปฏิทิน (คลิกขวาที่ A1 เลือก "เมนูแบบเลื่อนลง" > "เป็นวันที่ที่ถูกต้อง") คอลัมน์ B-E: ใส่ชื่อห้องประชุม เช่น ห้องประชุมชั้น 2, ห้องประชุมชั้น 4, ห้องประชุมชั้น 7 🌈 วิธีเซทรูปแบบมีเงื่อนไขเพื่อไฮไลต์เซลล์ที่ไม่มีการจองห้องประชุม เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ คลิกแล้วลากช่วงเซลล์ที่ต้องการตั้งค่า เช่น B2:D17 (เป็นช่วงเวลาของห้องประชุม) คลิกเมนู “รูปแบบ” (Format) จากแถบด้านบน เลือกเมนู “การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข...” ตั้งค่ากฎเงื่อนไข ด้านขวาจะมีเมนู “กฎการจัดรูปแบบมีเงื่อนไข” ตรวจสอบว่าในช่อง “ใช้กับช่วง” เป็น B2:D17 เลือก “กฎการจัดรูปแบบ” ดังนี้ ประเภท: รูปแบบเซลล์ที่เป็นข้อความ เงื่อนไข: “ไม่เท่ากับ” ค่า: - (ใส่เครื่องหมายขีดกลาง) ตั้งค่าสไตล์การแสดงผล เลือกสีพื้นหลัง (เช่น เขียวอ่อน) หรือสไตล์ข้อความตามที่ต้องการ ตัวอย่าง: พื้นหลังสีเขียวอ่อน ตัวหนังสือหนา กด “เสร็จสิ้น” แล้วระบบจะแสดงผลตามที่ตั้งไว้ทันที ✅ ผลลัพธ์: เซลล์ที่มีข้อความอื่นที่ไม่ใช่ - (เช่น ชื่อหัวข้อประชุม) จะแสดงผลไฮไลต์อัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการดูว่าช่วงเวลาไหนถูกจองแล้ว และช่วงไหนยังว่างอยู่ 🔢 3. ใส่สูตร FILTER ที่เซลล์ B2 แล้วลากสูตรลงจนถึง B17 จากนั้นลากสูตรไปทางขวาจนครอบคลุมทุกห้องประชุมที่มีในตาราง =IFERROR( FILTER( 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$F:$F&" ("&'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$C:$C&")", 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$K:$K=B$1, TIMEVALUE('การตอบแบบฟอร์ม 1'!$H:$H) <= TIMEVALUE($A2), TIMEVALUE('การตอบแบบฟอร์ม 1'!$I:$I) >= TIMEVALUE($A2), 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$G:$G = $A$1 ), "-") หมายเหตุ: ใช้ $ เพื่อ "ล็อก" คอลัมน์หรือแถวที่จำเป็น เช่น $A2 หมายถึงเวลาที่เปลี่ยนแถวได้ แต่ไม่เปลี่ยนคอลัมน์ B$1 คือชื่อห้องประชุม ซึ่งล็อกแถวไว้ แต่เปลี่ยนคอลัมน์ได้ตามที่ลากไปทางขวา 🧠 หลักการทำงานของสูตร FILTER(...) ในระบบจองห้องประชุม สูตร FILTER() ใน Google Sheets ใช้สำหรับ "กรองข้อมูล" จากช่วงข้อมูลหนึ่ง โดยสามารถระบุเงื่อนไขได้หลายข้อพร้อมกัน =FILTER(ค่าที่ต้องการแสดง, เงื่อนไขที่ 1, เงื่อนไขที่ 2, ...) 📄 อธิบายสูตรแบบแยกส่วน (จากที่ใช้ในระบบจอง) =FILTER() ค่าที่จะแสดง หัวข้อประชุม คอลัมน์ F (แผนก คอลัมน์ C) สูตร : 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$F:$F & " (" & 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$C:$C & ")", เงื่อนไข 1 ห้องที่ผู้จองเลือก คอลัมน์ K = ชื่อห้องในหัวตาราง (B1, C1, D1...) สูตร : 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$K:$K = B$1, สูตรนี้จะเปลี่ยนเมื่อเราลากไปทางขวา เพราะ $K:$K ถูกล็อก แต่ B$1 ไม่ถูกล็อกคอลัมน์ เงื่อนไข 2 เวลาเริ่มประชุม ต้องไม่เกินเวลาช่องแถวปัจจุบัน สูตร : TIMEVALUE('การตอบแบบฟอร์ม 1'!$H:$H) <= TIMEVALUE($A2), แปลว่า ถ้าประชุมเริ่ม 13:00 และแถวนี้คือ 14:00 ก็ผ่าน เงื่อนไข 3 เวลาสิ้นสุด ต้องไม่น้อยกว่าเวลาช่องแถวปัจจุบัน สูตร : TIMEVALUE('การตอบแบบฟอร์ม 1'!$I:$I) >= TIMEVALUE($A2), แปลว่า ถ้าแถวนี้คือ 14:00 และประชุมถึง 15:00 ก็ยังอยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน เงื่อนไข 4 วันที่ประชุม ต้องตรงกับวันที่ที่ใส่ไว้ใน A1 สูตร : 'การตอบแบบฟอร์ม 1'!$G:$G = $A$1 ถ้า A1 เป็น "14/5/2025" ก็จะแสดงเฉพาะการจองที่ตรงกับวันนั้นเท่านั้น ✨ ทำไมต้องใช้ IFERROR(...) หากไม่มีข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขใดๆ เลย FILTER() จะคืนค่า Error ดังนั้นเราจึงใช้ IFERROR(..., "-") เพื่อให้แสดงเครื่องหมาย “-” แทน ✅ เคล็ดลับก่อนแชร์ Template ให้ผู้อื่นใช้งาน ตั้งค่าการแชร์ Google Sheet: คลิกปุ่ม “แชร์” (Share) มุมขวาบน > ตั้งค่าให้ “ทุกคนที่มีลิงก์” สามารถ แก้ไข (Editor) ได้ ล็อกช่วงข้อมูลที่ไม่ควรถูกแก้ไข: คลิกขวาที่ชื่อชีท → ป้องกันแผ่นงาน (Protect Sheet) ตั้งล็อกทุกชีทที่ไม่ต้องการให้แก้ไข ยกเว้นชีท MeetingRooms ให้ผู้ใช้แก้ไขได้เฉพาะช่อง A1: ในชีท MeetingRooms เลือกเฉพาะช่อง A1 → คลิกขวา → ป้องกันช่วง (Protect range) ตั้งให้ ยกเว้น A1 จากการล็อก เพื่อให้เปลี่ยนวันที่ได้ 🧩 เมื่อสร้าง Google Sheet แสดงผลการจองเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถ คัดลอกลิงก์ของ Google Sheet (ที่เราทำไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า) แล้ว แทรกลิงก์นั้นไว้ในคำอธิบายของ Google Form เช่น ใต้หัวข้อ “กรุณาอ่านก่อนกรอกแบบฟอร์ม” หรือส่วนที่เขียนว่า 🔗 "ตรวจสอบห้องประชุมว่าง (คลิกที่นี่)" เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบห้องว่างได้ด้วยตนเองก่อนกรอกแบบฟอร์ม เป็นการป้องกันการจองซ้อน และช่วยให้ระบบทำงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น 💡✅ 🎁 ดาวน์โหลด Template พร้อมใช้งาน 🔹 Google Form ระบบจองห้องประชุม 🔹 Template Google Sheet + สูตร Filter ในบทความถัดไป เราจะมาเพิ่ม Telegram Bot เพื่อส่งข้อความแจ้งเตือนการจองให้อัตโนมัติแบบมืออาชีพ! 🚀 หากบทความนี้มีประโยชน์ อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนร่วมงานนะคะ :) ภาพปกโดย F1 Digitals from Pixabay ภาพประกอบโดยผู้เขียน เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !