*** เครดิตภาพจากผู้เขียน ในงานเอกสาร ความถูกต้อง และความเป็นมาตรฐานของแบบฟอร์ม เป็นสิ่งหนึ่งที่สำคัญ ไม่ว่าจะทั้งตัวอักษร แบบโครงร่างสิ่งพิมพ์ สิ่งเหล่านี้มักจะถูกกำหนดให้ตรงตามกรอบหลักเกณฑ์ ให้ใช้กันโดยทั่วไป แต่หลายครั้งไม่น้อยเลยที่ผู้เขียนได้ประสบ และได้ยินมาว่า ไฟล์งานเอกสารถูกทำการแก้ไขปรับเปลี่ยนไปจากเดิม โดยเฉพาะในไฟล์เอกสาร เอกซ์เซล ( Excel ) ที่ส่วนใหญ่มีสูตรการคำนวณค่า หรือหัวข้อหลักในไฟล์เอกสาร เพียงแต่จะมีช่องว่างให้เติมค่า หรือกรอกเพียงเท่านั้น แต่ก็กลับถูกผู้รับสารแก้ไข ทำให้ค่าผลลัพธ์ที่ได้ไม่ตรงตามที่กำหนดไว้ มิหนำซ้ำยังต้องเสียเวลามาทบทวน ตรวจสอบ กำหนดค่าเริ่มต้นใหม่อีก วันนี้ผู้เขียนจึงจะนำวิธีการล็อกพื้นที่ไฟล์แผ่นงานใน Excel ( Lock Cell Worksheet ) ในขั้นตอนเพียงไม่กี่อึดใจ ได้อย่างถูกต้องและไม่กังวลว่าเอกสารเดิมจะมีการเปลี่ยนแปลงโครงร่างต้นฉบับอีกในภายหลัง การล็อกพื้นที่เอกสารในเอกซ์เซล ( Lock Cell Worksheet ) เป็นการกำหนดค่า ที่อนุญาตให้ผู้ที่ได้รับไฟล์ มีสิทธิ์การใช้งานในการเข้าถึงเอกสารได้ตามค่าที่กำหนดไว้เท่านั้น โดยจะล็อกมิให้ทำการแก้ไข หรือปรับแต่งส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อมูลในเอกสารได้ ผู้เขียนได้คลุกคลีกับงานเอกสารอยู่เป็นประจำจึงพอรู้ว่าการตั้งค่าแบบไหนที่กำหนดแล้วได้ผลลัพธ์ตามที่คาดไว้จริง เพราะส่วนใหญ่จะกำหนดค่าแล้วยังสามารถแก้ไขตัวเอกสาร หรือเซลล์ ( Cell ) ได้อยู่ จึงจำเป็นอย่างยิ่ง ที่เราจะต้องมาเรียนรู้ เริ่มขั้นตอนที่ถูกต้องกัน ... ขั้นตอนการล็อกพื้นที่เอกสารในไฟล์เอกซ์เซล ( Lock Cell Worksheet )1. การปลดล็อกพื้นที่เอกสารทั้งหมด : ให้ คลิกขวาตรงมุมซ้าย ของพื้นที่เอกสาร ( 1. ) >> คลิก จัดรูปแบบเซลล์ ( 2. ) >> เลือกแถบ การป้องกัน แล้ว ติ๊กเครื่องหมายเช็คถูกออก ในกล่องสี่เหลี่ยม หน้าคำว่า ล็อก ( 3. ) >> คลิก ตกลง ( 4. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน 2. ล็อกพื้นที่เอกสารในส่วนที่เลือก : คลุมดำ เลือกพื้นที่เอกสาร ( 5. ) >> คลิก จัดรูปแบบเซลล์ ( 6. ) >> เลือกแถบ การป้องกัน แล้ว ติ๊กให้เป็นเครื่องหมายเช็คถูก ในกล่องสี่เหลี่ยม หน้าคำว่า ล็อก ( 7. ) >> คลิก ตกลง ( 8. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน 3. ตั้งค่าการป้องกันแผ่นงาน : ตรงแถบเอกสารด้านบนให้เลือก ตรวจทาน ( 9. ) >> คลิก การป้องกันแผ่นงาน ( 10. ) >> ติ๊ก ให้เป็นเครื่องหมายเช็คถูก หน้าข้อความ ป้องกันแผ่นงานและเนื้อหาในเซลล์ที่ถูกล็อก และช่องด้านล่าง เพื่อที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถทำได้ ( 11. ) >> แล้วคลิก ตกลง ( 12. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน 4. ทดสอบการล็อกแผ่นงาน : โดยการคลิกพื้นที่ ที่เลือกล็อกไว้แล้ว ( 13. ) หากผู้อ่านตั้งค่าได้อย่างถูกต้องตามขั้นตอน จะปรากฏข้อความแจ้งเตือนว่า พื้นที่นั้นถูกล็อกไว้ ( 14. )*** เครดิตภาพจากผู้เขียน ผู้อ่านจะเห็นได้ว่า มีขั้นตอนการตั้งค่าเพียงไม่กี่ขั้นตอน และยังดูง่าย ไม่ซับซ้อน หากผู้อ่านลองตั้งค่าสัก 2 - 3 รอบ ก็จะคล่องในการกำหนดค่าล็อกเอกสารเอกซ์เซลได้อย่างไม่ติดขัด และถูกต้อง นำไปใช้งานได้จริง ผู้เขียนจึงหวังเป็นอย่างยิ่ง ว่าเคล็ดลับนี้จะช่วยให้งานเอกสารของผู้อ่านไม่เป็นปัญหากับผู้ใช้งานอีกต่อไป สามารถติดตามความรู้อื่น ๆ ในบทความถัดไป ... :) JPMJ