ในชีวิตวัยเรียนและวัยทำงานเราต่างพบเจอกับการทำรายงาน การจัดการข้อมูลต่างๆ รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลการทดลอง การตลาด และอื่นๆ โดยการใช้ Excel จะช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ที่เราต้องทำ ในบทความนี้ผมจะกล่าวถึงวิธีที่ทำให้การใช้ Excel ของคุณมีความสะดวกสบายเพิ่มขึ้น และ อ่านเข้าใจง่าย เริ่มที่ฟอนต์สำหรับข้อความ ถ้าเราเลือกฟอนต์ให้มีขนาดและรูปแบบที่เหมาะสมก็จะทำให้ Excel ของเรามีความน่าอ่านมากขึ้น โดยผมจะแนะนำให้ใช้เป็น Times New Roman หากพิมพ์เป็นภาษาอังกฤษ ขนาดขั้นต่ำคือ 12 ส่วนหากต้องการพิมพ์เป็นภาษาไทย ใช้เป็นฟอนต์ Cordia New หรือ Angsana New ขนาดขั้นต่ำ คือ 12 เช่นเดียวกัน เมื่อเลือกฟอนต์ที่ต้องการได้แล้ว เราสามารถไปตั้งค่าฟอนต์ทั้งหมดก่อนการใช้งานได้ เพื่อให้เราสามารถใช้ฟอนต์ที่เราเลือกได้เลยไม่ต้องเสียเวลามาเปลี่ยนฟอนต์ ตามภาพข้างล่าง ในภาพเราจะเปลี่ยนเป็น Times New Roman ทำได้ง่ายๆ โดยเรากดเข้าไปที่ File -> Options -> General แล้วเราก็เลือกฟอนต์กับขนาดที่ต้องการได้แล้ว แค่นี้เราก็จะไม่ต้องมานั่งเสียเวลาเปลี่ยนฟอนต์ทุกครั้งที่ใช้งาน เมื่อเราตั้งค่าฟอนต์ที่จะใช้เสร็จแล้ว เราจะมาพูดถึงการทำตารางให้อ่านง่าย โดยผมจะแนะนำให้ใช้คำสั่งต่างเข้ามาช่วยเหลือ คำสั่งแรกจะทำให้เราสามารถแยกข้อมูลที่เราต้องการและไม่ต้องการทิ้งไปได้ จะเป็นคำสั่ง Conditional Formatting ที่จะเปลี่ยนสีข้อมูลตามที่เราได้ตั้งค่าไว้วิธีการใช้ไม่ได้ยากและสามารถทำให้เราเห็นข้อมูลที่ต้องการได้ชัดเจน ตามภาพด้านล่าง ในภาพเราต้องการความเข้มข้นที่มากกว่า 4 ppm เราก็ตั้งค่าให้ค่าที่มากกว่า 4 ppm เป็นสีเขียว โดยเราจะ เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการก่อน -> ไปที่ Home -> Conditional Formatting แล้วก็เลือกรูปแบบที่ต้องการได้แต่ถ้าหากไม่มีรูปแบบที่ต้องการเราสามารถเลือก New Rule เพื่อสร้างรูปแบบที่เราต้องการเองได้ และเพื่อป้องกันเวลาที่เรากรอกข้อมูลผิดช่องอย่างเช่นไปกรอกชื่อหัวข้อในช่องที่เอาไว้ใส่มูลค่า หรือ จำนวน เราสามารถใช้คำสั่ง Data Validation เข้ามาช่วยแก้ปัญหาได้ โดยสูตร Data Validation จะช่วยให้สามารถจำกัดประเภทของข้อมูลที่สามารถกรอกในเซลล์ เช่น ให้กรอกเฉพาะตัวเลข เป็นคำสั่งที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น เช่น กำหนดให้ช่องที่ไว้ใส่น้ำหนัก หรือ ส่วนสูงใส่ได้แค่ตัวเลข ก็จะทำให้เมื่อกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลขอย่างเดียว ในช่วงที่กำหนดได้ ตามภาพด้านล่าง โดยเราจะเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการก่อน -> ไปที่ Data -> เลือก Data Validation เราสามารถเลือกรูปแบบข้อมูลที่กำหนด โดยในภาพจะเลือกเป็นใส่ได้แค่ตัวเลข เราสามารถกำหนดได้ว่าค่าที่กรอกได้อยู่ในช่วงไหนได้อีกเพื่อกั้นไม่ให้มีการกรอกเลขเกิน ในภาพกำหนดให้กรอกตัวเลขได้ไม่เกิน 5 พอเรากรอกเลข 6 ระบบจะแจ้งเตือนดังภาพข้างบน และ อีกฟังก์ชันหนึ่งของ Data Validation ที่ผมคิดว่าน่าจะมีประโยชน์กับผู้อ่านก็คือ การที่เราสามารถนำ list รายชื่อจังหวัด คณะที่ต้องการ และอื่นๆ มาใช้กับตารางข้อมูลของเราได้ เช่น เรากำลังทำรายชื่อพนักงานพร้อมรายชื่อจังหวัดที่พนักงานอยู่ ถ้าเราต้องนั่งเขียนเองใหม่ตลอดจะทำให้มีโอกาสสูงที่เราจะสะกดผิดได้ และ ถ้าเรานั่งคัดลอกที่ละจังหวัดดมื่อไรงานจะเสร็จทำให้เราเสียเวลามากไป แต่ถ้าทุกคนลองมาใช้ ฟังก์ชันที่ Data Validation ทำได้จะช่วยให้การทำงานของเราง่ายและสะดวกขึ้น ตามขั้นตอนด้านล่างได้เลย 1.ขั้นแรกเราจะทำ list รายชื่อคณะเก็บไว้ก่อน 2.เลือกช่วงเซลล์ที่เราต้องการ จากนั้นเลือกที่ Data มองหาคำสั่ง Data Validation จะมีหน้าต่างขึ้นมาตามรูปด้านล่าง 3.ให้เลือกที่ list ไปเลือกที่ source ให้เลือก list ที่เราสร้างไว้แล้ว แค่นี้เราก็ไม่ต้องนั่งเขียนข้อมูลใหม่ทุกครั้งแล้ว ผู้เขียนหวังว่าผู้อ่านจะได้ประโยชน์ไปใช้ในการทำ Excel ของผู้อ่านนะครับ ภาพถ่ายโดยนักเขียน เปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !