วันนี้จะมาบอกเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับชาวออฟฟิศทั้งหลาย ที่มีข้อมูลในมือเป็นจำนวนมาก ๆ และต้องการทำสรุปข้อมูลส่งนายในรูปแบบที่เข้าใจง่ายกันค่ะ เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้ว ในการทำงานในออฟฟิศ เจ้านายมักจะชอบถามหาบทสรุปของงานต่าง ๆ ซึ่งก็เป็นหน้าที่ของเราอีกนั่นแหละค่ะ ที่จะต้องทำส่งใช่ไหมคะ และจะดีกว่ามาก ๆ หากทุกคนทราบเทคนิคนี้ และนำไปใช้จนชำนาญ จะทำให้เราดูเป็นมืออาชีพขึ้นอย่างมากในการทำงานเลยละค่ะ นั่นคือคำสั่ง Pivot Table ในโปรแกรม Excel นั่นเองค่ะ วันนี้ผู้เขียนจะลองนำข้อมูลการเข้าประชุมของหน่วยงาน หน่วยงานหนึ่ง มาสรุปโดยใช้คำสั่ง Pivot Table ให้ทุกคนได้ดูกันนะคะ ขั้นตอนการทำง่ายมาก ใช้เวลาไม่ถึง 2 นาที ไปลองทำตามกันได้เลยค่ะ1. จัดเรียงข้อมูลเป็นชุดๆ ก่อนนะคะ เพื่อความง่ายในการสรุปข้อมูลค่ะ ตามภาพ2. เลือกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการทำการสรุป โดยการคลิกและลากคลุมตลอดข้อมูลค่ะ ตามภาพ3. ตรงแถบเมนู เลือก Insert เสร็จแล้วเลือก Pivot Table ได้เลยค่ะ ตามภาพ4. โปรแกรมจะเด้งหน้าต่าง Create Pivot Table ขึ้นมาอัตโนมัติค่ะ ให้เรากด OK ได้เลย ตามภาพ5. โปรแกรมจะ Create New Sheet สำหรับคำสั่ง Pivot Table ขึ้นมาให้เรา ตามภาพค่ะ6. ที่ด้านขวาของโปรแกรมจะแสดง Pivot Table Fields ตามข้อมูลที่เราเลือกไว้ในขั้นตอนที่ 2 ค่ะ ให้เราคลิกลากดึงข้อมูลตำบล ลงในช่อง Rows ค่ะ จะได้ข้อมูลดังที่โปรแกรมแสดงทางซ้ายมือ ตามภาพค่ะ7. ให้ทำแบบเดิมกับข้อมูลต่างๆที่เราต้องการสรุป แต่เลือกดึงไปวางที่ช่อง Values นะคะ จะได้ข้อมูลสรุปดังที่โปรแกรมแสดงทางซ้ายมือค่ะ ตามภาพ8. เพียงแค่นี้เราก็จะได้ข้อมูลสรุปจำนวนผู้มาประชุม และขาดประชุมของแต่ละตำบลเรียบร้อยแล้วค่ะ ง่ายมาก ๆ เลยใช่ไหมคะ ลองนำไปประยุกต์ใช้กับงานที่ออฟฟิศดูนะคะ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านที่ได้อ่านนะคะ การใช้โปรแกรม Excel ในการทำงานนั้นมีคำสั่งต่าง ๆ มากมายให้เราเลือกใช้ หากเราใช้จนชำนาญจะช่วในการทำงานของเราได้ดีและเร็วขึ้นมากค่ะ อย่าลืมไปลองทำกันนะคะ