หลายๆท่านคงเคยมีเคยเจอปัญหาหนึ่ง นั่นคือ “ไม่มีเวลา” ก็มีทั้งที่ต้องเจออยู่ตลอดทุกวันและต้องเจอบ้างเป็นบางวัน และ หากย้อนไปดูประโยคที่ว่า “ทุกคนมีเวลาเท่ากัน” ที่ถือเป็น Fact ที่ถูกต้อง แต่ก็เป็นเพียงคำพูดในระดับผิวมากๆ เพราะความเป็นจริงแล้วแต่ละคนมีเงื่อนไขต่างกันออกไปมากมาย ทั้ง “เรื่องที่ต้องจัดการ” และ “การจัดการเรื่อง” ในบทความนี้ ขอกล่าวส่วนของ “การจัดการเรื่อง” กันครับก่อนจะเข้าเรื่องผมขอพูดอะไรอีกหน่อยว่า ถ้าทุกวันนี้คุณเป็นคนที่มีเวลาไม่พอ ไม่อยากรับอะไรเพิ่มแล้ว ไม่อยากหาอะไรทำเพิ่มแล้ว แต่อยู่ดีๆก็ถูกลอตเตอรี่รางวัลที่หนึ่ง แล้วต้องเดินทางไปขึ้นเงินรางวัลเองกับกองสลากเท่านั้น จะผ่านพ่อค้าที่หักเงิน 1-2% ก็เสียดาย คิดไปคิดมาก็หลายหมื่นบาท ผมมั่นใจว่าเกือบทุกท่านจะตัดสินใจว่า หาเวลาไปให้ได้ ต้องฝ่ารถติดไปในวันธรรมดา อย่างน้อยก็เสียเวลาไปครึ่งวัน ทั้งๆที่คุณย้ำกับตัวเองทุกวันว่าทุกวันนี้ก็มากพอแล้ว ยิ่งหากคุณอยู่ต่างจังหวัดแล้ว คุณจะค้นหารอบเดินทางของรถหรือเครื่องบินเอง หาโรงแรมที่พักเอง รวมทั้งหาธนาคารที่จะฝากเงินด้วย “ทั้งหมดที่คุณทำได้ เพียงเพราะเรื่องนี้มันสำคัญมาก กว่าเรื่องอื่น”แต่ในความเป็นจริง ถึงคุณไปขึ้นเงินได้ แต่ถ้ายังไม่แก้ไขหรือจัดการสิ่งที่ทำอยู่ คุณก็ยังไม่มีเวลามากขึ้นอยู่ดี ผมเลยจะขอแนะนำให้คุณรู้จักและทำสิ่งที่ผมจะแนะนำนี้ดู คุณอาจจะแปลกใจเลยก็ได้ว่าน่าจะทำนานแล้ว1. รู้คุณค่าของเวลาเวลาเป็นเพียงสิ่งเดียวที่หมดไปเรื่อยๆ นั่นจึงทำให้มนุษย์พัฒนาอุปกรณ์และเทคโนโลยีขึ้นมาเพื่อลดเวลาในการทำงาน จากที่เคยใช้กำลังคนก็ใช้เครื่องจักร จากเครื่องจักรธรรมดาก็พัฒนาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีก เมื่อย้อนมองตัวเราก็เช่นกัน ทุกวันนี้เราใช้เวลาไปกับความยุ่งเหยิงอยู่หรือเปล่า คำพูดยอดนิยมที่มีคือ “ทุกวันนี้ก็ทำเต็มที่แล้ว” หรือ “ยุ่งจะแย่แล้วไม่มีเวลาคิดหรอก” แล้วก็อดทนทำสิ่งเดิมๆต่อไป โดยไม่ได้รับการแก้ไขใดๆถ้าบอกว่าลองแบ่งเวลาที่ยุ่งเหยิงนั้นมาสักวัน xx นาที เพื่อทำให้คุณมีเวลาเพิ่ม xx นาทีหละ การแบ่งเวลาที่ยุ่งเหยิง ก็คือนำมาเพื่อ คิด , ทบทวน , หาทางแก้ไข , จัดระเบียบ กิจกรรมต่างๆที่ต้องรับผิดชอบ สมมติว่ายอมเสียเวลาสักวันละ 30 นาที เป็นเวลา 10 วัน เพื่อให้ตนเองมีเวลาเหลือมากขึ้น 60 นาทีไปอีกเป็นปี ฟังดูน่าสนใจดีใช่ไหม ( ตัวเลขต่างๆนั้นเป็นตัวเลขสมมติ ตัวเลขที่แท้จริงขึ้นกับเงื่อนไขของแต่ละตัวบุคคลเอง ) แต่หากคุณเองไม่เข้าใจเงื่อนไขนี้ สิ่งที่ผมจะบอกหลังจากนี้อาจไม่มีแรงจูงใจมากพอก็เป็นใด2. รู้ว่ามีอะไรต้องทำบ้าง และ ใช้เวลาไปเท่าไรไรบ้างผมแนะนำให้ เขียนเวลาที่ไปใช้ในแต่ละวัน ออกมาบนกระดาษ เป็นการเริ่มต้นที่สำคัญมากที่สุดในการจัดการ ที่ต้องเขียนลงกระดาษ ก็เพราะมนุษย์เรามักมั่นใจในตัวเองและโดนสมองหลอกให้เชื่อว่า คิดดีคิดถูกคิดครบ ทั้งๆที่ความเป็นจริงแล้ว อาจไม่เป็นเช่นนั้น ขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดจริงๆ คือ การเขียนออกมาเลยว่าในแต่ละวันคุณเองมีใช้เวลาไปกับสิ่งต่างๆมากแค่ไหน หลับกี่โมง-ตื่นนอนกี่โมง , อาบน้ำ , อยู่บนถนน , มีงานหรืออาชีพต้องรับผิดชอบที่ต้องรับผิดชอบ , จ่ายตลาด , ท่องเที่ยว , ดูละคร , เล่นมือถือ , เข้านอน ทั้งหมดนั้นแต่ละอย่างใช้เวลาไปนานแค่ไหน ซึ่งต้องทำทั้งวันธรรมดาและวันหยุดข้อดีของการเขียนนั่นคือ ทำให้เราต้องค่อยๆคิด ต่างจากการคิดไปเลย มันจะไวจนตกหล่นอะไรไปได้3. จัดลำดับความสำคัญเป็นการนำรายละเอียดตามข้อที่หนึ่ง มาจัดลำดับความสำคัญในการทำแต่ละอย่าง โดยจัดอย่างเป็นเหตุเป็นผล ใช้อารมณ์ให้น้อยที่สุดเท่าที่ทำได้ เรียงว่าควรทำอะไรก่อนหลัง ผมขอฝากคำแนะนำไว้สักเล็กน้อย เพื่อช่วยให้ตัดสินใจ ดังนี้การจัดลำดับความสำคัญ แนะนำให้พิจารณาความเร่งด่วน ควบคู่ไปกับความสำคัญด้วย เพราะแม้เป็นเรื่องสำคัญเหมือนกัน แต่หากเร่งด่วนต่างกัน ก็ต้องจัดการเรื่องด่วนก่อนหากงานใดที่ เร่งด่วนและสำคัญเท่ากัน ให้พิจารณาที่ผลกระทบว่างานไหนมีสร้างผลเสียมากกว่ากันหากเป็นที่ทำงาน ให้สลับงานเล็กน้อยที่ใช้เวลาไม่มากนักไว้ในแต่ละวันด้วย เพื่อสร้างกำลังใจและรู้สึกผ่อนคลานเหตุผลที่เราควรจัดลำดับความสำคัญอย่างมีหลักการ เพื่อเลี่ยงการมองเพียงว่าอะไรทำง่ายทำไวออกไป ผมเองแนะนำให้ใช้หลักการของ Eisenhower Matrix ในการจัดลำดับความสำคัญ( Link : จัดลำดับความสำคัญสิ่งที่ต้องทำอย่างไรดี )4. จัดตารางเวลาเป็นการนำกิจกรรมต่างๆมาจัดแจงว่าจะทำสิ่งใดเมื่อไหร่ ตามลำดับความสำคัญและเร่งด่วนที่คุณเองได้ระบุไว้ โดยที่การระบุเวลาที่ใช้นั้น ขอให้ใช้เวลาเดิมที่ตนเองเคยใช้ตามปกติไว้ก่อน ผมขอฝากคำแนะนำไว้สักเล็กน้อย เพื่อช่วยจัดวาง ดังนี้กิจกรรมที่ใช้พลังงานทางกายหรือสมองมากๆ ควรไว้ในตอนช่วงเช้า ไม่ควรไว้ช่วงบ่าย เพราะธรรมชาติของร่างกายนั้นประสิทธิภาพจะลดลงในช่วงบ่ายของแต่ละวันกิจกรรมแต่ละกิจกรรม ไม่จำเป็นต้องวางเวลาไว้รวดเดียว แนะนำให้แยกย่อยออกเป็นช่วงเล็กๆ เป็นเป้าหมายย่อยๆ เพื่อไม่ให้รู้สึกกดดัน และ ทำอะไรนานจนเหนื่อยล้าการจัดเวลาทั้งงานและส่วนตัว จำเป็นต้องมีช่วงว่างของแต่ละวันเหลือด้วย เพื่อไว้ขยับและรองรับกิจกรรมใหม่ที่เพิ่มเข้ามาการทำเช่นนี้ กิจกรรมต่างๆทั้งส่วนตัวและงาน ก็จะไม่หลุดไปไหน เราจะเห็นว่าเวลาไหนต้องทำอะไรล่วงหน้า แตกต่างจากการนึกคิดในหัว แล้วลำดับหรือหลงลืมอะไรไปจนมีผลกระทบขึ้นมา5. คิดวางแผนก่อนลงมือไม่ว่ากิจกรรมอะไรจะใหญ่หรือเล็ก สำคัญมากหรือน้อย จำเป็นต้องใช้เวลาช่วงต้นเพื่อวางแผนก่อนลงมือทำเสมอ เพื่อให้ใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าและเหมาะสมที่สุด เพราะหากไม่วางแผนหรือทำอะไรสักอย่างก่อน อาจจะส่งผลให้ใช้เวลามากเกินจำเป็นได้ ผมขอยกตัวอย่าง ดังนี้ช่างไม้ ลับเหลาคมอุปกรณ์ต่างๆอย่างสม่ำเสมอ เพื่อทุ่นแรงและเวลาในการทำงานให้น้อยลงพนักบัญชีใช้เวลาช่วงแรกในการคัดแยกหมวดของเอกสารก่อน แทนการทำไปแยกไปแม่บ้านจดเตรียมรายการของที่จ่ายตลอดไว้ก่อน แทนการเดินไปนึกไปครอบครัวหนึ่งมีแผนไปเที่ยว ได้ทำการศึกษาและวางแผนเส้นทางการเดินทางก่อนออกเดินทาง แทนการเชื่อ GPS ทั้งหมดนักท่องเที่ยวหาร้านอาหารสำรองไว้ เผื่อกรณีร้านที่ตั้งใจนั้นปิดหรือของหมดหรือคนเยอะมากจนรอไม่ไหวจากตัวอย่างที่ยกไว้นั้น แม้ต้องเสียเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อเตรียม แต่ผลของมันนั้น จะสามารถลดได้มากกว่าเวลาที่ใช้เตรียม รวมไปถึงการเตรียมแผนสำรองไว้ด้วย ก็จะช่วยลดเวลาได้เช่นกัน6. หาเวลาพักสั้นๆระหว่างวันอาจจะงงว่าอยากมีเวลามากขึ้น แต่ให้แบ่งเวลาไปพักทำไมกัน นั่นเพราะการหยุดพักสั้นๆระหว่างกิจกรรมต่างๆนั้นมีความจำเป็นมาก เหตุผลของการหยุดพักนั้นเพื่อคลายความอ่อนล้าทั้งสายตา ร่างกาย กล้ามเนื้อต่างๆของร่างกาย ให้สดชื่นขึ้น การพักเพียง 5 นาทีอาจทำให้คุณทำงานได้ประสิทธิภาพมากขึ้น สมมติว่าคุณไม่หยุดพักคุณจะใช้เวลาทำงาน 60 นาที แต่ถ้าคุณหยุดพัก 5 นาที ด้วยงานเดียกันคุณอาจจะใช้เวลาเพียง 45 นาที โดยรูปแบบการพักสั้นๆที่ผมจะแนะนำคือพักสั้นๆในที่ทำงาน แนะนำให้ลุกออกจากโต๊ะทำงานแล้วไปทำสิ่งอื่นที่เป็นการขยับร่างกาย เพราะหากนั่งอยู่แล้วมือถือ นั่นไม่ได้ทำให้สายตาและกล้ามเนื้อผ่อนคลายลงรอบของการพักสั้นๆแนะนำให้กำหนดเป็นรอบเวลา เช่น ทำงาน 50 นาที พัก 10 นาที หรือ ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที ( ศัพท์เทคนิคเรียกว่า Pomodoro )หากต้องการงีบนอนช่วงกลางวัน แนะนำให้นอนเพียง 15 - 20 นาทีเท่านั้น หรือ นอนแบบ Power Nap เพราะเป็นช่วงเวลานอนที่เหมาะสมต่อการงีบพักทั้งนี้การหยุดพักผ่อนช่วงสั้นๆเป็นรอบนั้น ไม่เพียงช่วยให้ผ่อนคลายเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมให้ประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมมีมากกว่าการทำงานโดยไม่หยุดพักด้วย เพราะการผ่อนคลายนั้นช่วยให้ร่างกายและสมองสดชื่นขึ้น ความรู้สึกดีขึ้น จึงส่งผลให้งานออกมาดีกว่าการทำงานโดยไม่หยุดพัก สิ่งที่ผมแนะนำไป ไม่จำเป็นต้องทำให้ครบทุกข้อก็ได้นะครับ ลองทำไปทีละข้อดูก่อน แล้วคุณอาจจะเห็นพลังของสิ่งที่ทำไปว่าช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นได้จริงๆ เพราะสิ่งที่ผมแนะนำนั้นก็ได้ลงมือทำเองมาทั้งหมดแล้ว เลยขอนำมาแนะนำเพื่อนๆกันไว้ ซึ่งผมเองก็มีการใช้เครื่องมือต่างๆเข้ามาช่วยด้วย ไว้จะหาโอกาสมาแบ่งปันกันในโอกาสถัดไปนะครับสิ่งที่ได้จากประสบการณ์จริงก่อนหน้านี้ผมเองเป็นคนหนึ่งที่เรียกได้ว่า แบ่งเวลาไม่เป็น และ ดูทำอะไรยุ่งเหยิงไปหมดทั้งเรื่องงานและชีวิตส่วนตัว จนได้ทำตามที่มาแบ่งปันไว้ โดยปรับและทำไปทีละอย่าง แต่การเริ่มต้นที่สำคัญของผมคือ "เลิกคิดอะไรในหัว แล้วเขียนออกมา" แล้วเน้นการคิดและวางแผน จนปัจจุบันนั้นก็ไม่ได้มีอะไรยุ่งเหยิงขนาดนั้นแล้ว อาจจะเพราะเลือกรับและทำแต่สิ่งที่สำคัญและจำเป็นเท่านั้น ไม่ได้ต้องขยับตัวไปทุกอย่าง เวลาช่องว่างต่างๆก็ไม่ได้ว่าไม่ทำอะไรเลย แต่เหลือไว้ทำอะไรก็ได้ จัดบ้าน , อ่านหนังสือ , เดินเล่น , ฟังเพลง อะไรก็ตามแต่ ที่ไม่ใช่กิจกรรมหนักๆตามตาราง ไว้โอกาสหน้าจะมาลงรายละเอียดในแต่ละข้อลึกๆให้ต่อไปนะครับ ว่าผมเตรียมอะไรบ้างแล้วชีวิตง่ายขึ้นมีเวลามากขึ้น สรุปประเด็นสำคัญจำเป็นต้องรู้ว่าเรามีกิจกรรมอะไรต้องทำบ้างจัดลำดับสิ่งที่จะทำจาก ความสำคัญและความเร่งด่วน ไม่ควรจัดจากความยากง่ายคิดวางแผนก่อนลงมือทำ เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพและใช้เวลาอย่างคุ้มค่าการหยุดพักผ่อนนอกจากช่วยให้ผ่อนคลายแล้ว ยังเสริมประสิทธิภาพการทำงานด้วยหวังว่าสิ่งนี้ จะมีประโยชน์ต่อคุณผู้อ่าน ขอบคุณที่ตามอ่านครับ____________________ขอบคุณภาพและผลงานต่างๆ ไว้ ณ ที่นี้ด้วยภาพปก : โดยผู้เขียนภาพที่ 1 : โดย anncapictures จาก Pixabayภาพที่ 2 : โดย TheDigitalArtist จาก Pixabayภาพที่ 3 : โดย Tumisu จาก Pixabayภาพที่ 4 : โดย lograstudio จาก Pixabayภาพที่ 5 : โดยผู้เขียนเปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !