เมื่อสักสองสามวันก่อนมีน้องที่ทำงานมาขอให้สอนการใช้งาน Mail Merge ก็เลยเกิดความคิดว่าถ้าเราเขียนเป็นขั้นตอนไว้ก็คงจะดี เพราะน่าจะสามารถช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น เนื่องจาก 6 ขั้นตอนที่สอนต่อไปนี้เป็นการใช้ตัวช่วย (wizard) ในการทำ Mail Merge ใน Microsoft word เป็นการใช้ตัวช่วยแบบง่ายๆ บางคนบอกว่ายาก แต่จริงๆ ก็กด Next Next Open OK ตามขั้นตอนเองน๊า (แอบมียากนิดหน่อยตรง Step 3)แต่ก่อนอื่นขออธิบายก่อนว่า Mail Merge คืออะไร คำที่เราได้ยินเป็นประจำก็ การทำจดหมายเวียน แต่จริงๆ แล้ว การใช้งาน Mail Merge ไม่ใช่แค่จดหมาย ถ้าพูดถึงการใช้งานในชีวิตประจำวันก็ทำซองแจกในงานแต่ง งานบวช หรือทำใบประกาศ อะไรก็ได้ที่มาจากการนำรายชื่อมารวมกับเอกสารต้นฉบับ และทำเป็นเอกสารหลายๆ ชุดที่มีเนื้อหาใจความเหมือนกัน แต่แตกต่างกันที่รายชื่อดังนั้นเรามาลองทำการสร้าง Mail Merge กันเถอะ สิ่งที่ต้องเตรียม 1. ไฟล์รายชื่อ ชนิดไฟล์ Excel ก็ได้ ไฟล์ Word ก็ได้ แต่มีเงื่อนไขก็คือ บรรทัดแรกของไฟล์ต้องเป็นหัวตาราง และหัวตารางจะต้องไม่มีการผสานหัวตาราง2. ไฟล์ต้นฉบับ ไม่ว่าจะเป็นจดหมาย หรือใบประกาศ หรือข้อมูลที่เราต้องการ ขอยกตัวอย่างเป็นจดหมายเชิญ หลังจากที่เรามีข้อมูลทั้งหมดแล้วเรามาทำการใช้ตัวช่วยในการทำ Mail Merge กันดีกว่า1. เปิดไฟล์ word ต้นฉบับ เลือก Tab Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard... จะได้หน้าต่างตัวช่วยปรากฏด้านขวามือ ซึ่งจะเห็นได้ว่าเราอยู่ที่ Step 1 จากทั้งหมด 6 Step Step 1 of 6 Select document type เลือกว่าจะทำการ Mail Merge แบบไหนซึ่งมีให้เลือก 5 แบบ แต่เราจะทำจดหมายเลือก Option Letters เพราะต้องการจะทำจดหมายเชิญ ซึ่งหากเราจะทำซองให้เลือก Envelops ทำ Sticker ให้เลือก Label ส่วนที่เหลือไม่ค่อยได้ใช้ไม่ต้องสนใจก็ได้ หลังจากเลือก Option แรกแล้ว ก็กดที่ข้อความสีน้ำเงินด้านล่าง Next : Starting Document เพื่อไปยัง Step ถัดไปStep 2 of 6 Select starting document เลือกว่าจะใช้ไฟล์ไหนซึ่งก็เหมือน Step 1 ถ้าเปิดไฟล์ต้องการใช้งานอยู่แล้ว เลือก Option แรก Use the current document แล้วคลิก Next: Select recipients เพื่อไปยัง Step ที่ 3Step 3 of 6 Select recipients เลือกไฟล์รายชื่อที่ต้องการนำมาใช้งาน ซึ่งจะมีขั้นตอน ดังนี้1. ที่ Select recipients เนื่องจากเรามีรายชื่อจากภายนอกอยู่แล้ว เลือก Option Use an Existing list2. คลิกที่ Browse เพื่อหาไฟล์ที่สร้างไว้3. เลือกไฟล์ที่ต้องการ และกด Open 4. จะปรากฏหน้าต่าง Sheet ให้ทำการเลือก Sheet แล้วกด OK 5. จะปรากฏหน้าต่างข้อมูล ตรวจสอบว่าใช่ตรงกันก็กด OK ไฟล์ข้อมูลจะปรากฏที่หน้าต่างตัวช่วยด้านขวามือ 6. คลิกที่ Next: Write your letter เพื่อไปยัง Step ที่ 4Step 4 of 6 Write your letter คือการเลือก Filed หรือชื่อคอลัมน์มาใช้ในการแสดงผล ถ้าเลือกแบบง่ายๆ นำเมาส์ไปวางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการ เลือก More items.. > เลือกชื่อคอลัมน์ และกด Insert เลือกครบตามต้องการก็ Close แล้วไปที่ Step 5 Next: Preview your lettersStep 5 of 6 Preview your letters คือขั้นตอนในการตรวจสอบชื่อที่นำเข้า โดยคลิกดูที่เมนู << หรือ >> ถ้าถูกต้องก็เข้าสู่ Step 6 Next: Complete the merge ได้เลย Step 6 of 6 Complete the merge ขั้นตอนนี้ก็คือ การเลือกรูปแบบการพิมพ์เอกสาร Print.... เป็นการสั่งพิมพ์เอกสาร ผ่านเครื่องปริ้นท์ที่มีการเชื่อมต่อไว้ Edit individual letters... เป็นการสั่งให้สร้างจดหมายเป็นไฟล์ใหม่ ที่มีจำนวนเอกสารเท่าจำนวนรายชื่อที่สร้างไว้ เพื่อนำไปพิมพ์ หรือจัดการอย่างอื่นต่อไป ซึ่งเมื่อทำการเลือกค่าที่ต้องการ ปลลัพธ์การทำงานจะแตกต่างกันดังรูปด้านล่าง การใช้ตัวช่วยง่ายกว่าที่คิด ทุกคนลองนำไปใช้ดูนะ 6 ขั้นตอนง่ายๆ ทำได้เลยแค่ลองทำตาม ----------ภาพประกอบบทความทั้งหมดมาจากภาพที่ผู้เขียนจับภาพหน้าจอนำมาตัดต่อใส่ข้อความด้วยตนเองอัปเดตข่าวสาร และแหล่งเรียนรู้หลากหลายแบบไม่ตกเทรนด์ บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !