5 เคล็ดลับ work from home ยังไงให้เวิร์ค สู้โควิค-19 แทบจะเรียกได้ว่าเป็นวาระที่บริษัทกำลังให้ความสนใจกันมากในตอนนี้ นั้นก็คือการ work from home เราทราบกันดีถึงสถานการณ์ที่กำลังเติบโตแบบรวดเร็ว ของ โควิด -19 และด้วยเหตุการณ์เช่นนี้ หลายบริษัทที่สนองมาตรการของรัฐ เรื่องการควบคุมการแพร่ระบาด และด้วยความเป็นห่วงพนักงาน และสังคมโดยรวม จึงได้มีการประกาศ work from home ให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ ก่อนที่เราจะไปพูดถึงการทำงานที่บ้าน สำหรับเราและใครอีกหลาย ๆ คน คำว่า work from home ดูจะเป็นศัพท์ใหม่ที่ไม่ค่อยจะได้ยินกันในระบบการทำงานบ้านเรา เท่าที่ไปหาคำตอบของคำนี้มา เราได้คำจำกัดความง่าย ๆ อย่างหนึ่งที่ชัดเจนว่า การ Work from Home ≠ Vacation ใช่ค่ะคุณต้องเปิดใจ ทำความเข้าใจคำนี้ให้ชัดเจนก่อนที่จะไปทำอย่างอื่น เมื่อเราค่อย ๆ ปรับ mindset ของตัวเองเป็นแบบนี้ เราจะค่อย ๆ ปรับกระบวนการทำงานของเราได้เอง เพราะฉะนั้นวันนี้ในฐานะคนที่บริษัทประกาศให้มีการ Work from Home แบบเราเลยจะมารีวิว กระบวนการทำงานที่บ้านอย่างไรให้ได้งาน ซึ่งจากการได้ลองด้วยตัวเอง บวกกับการหาข้อมูลมา เราต้องมีปัจจัย 5 อย่างที่จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ขาดตอน ตามนี้เลย ต้องมีมุมที่เหมาะสม ข้อนี้เราว่าสำคัญที่สุด เพราะถึงแม้ว่าเราจะทำงานที่บ้าน แต่ก็ต้องมี โซนเฉพาะสำหรับนั่งทำงาน เพราะบรรยากาศที่บ้าน จะเอื้อให้เราเกิดความขี้เกียจได้ง่าย เพราะฉะนั้น ก่อนที่จะเริ่มต้น Work from Home ถ้าเป็นบ้านเดี่ยวของตัวเองอยู่แล้วอาจจะมีมุมให้เราจัดสรรได้ง่ายหน่อย แต่ถ้าเป็นคอนโดแบบเรา แนะนำว่าอาจจะต้องมีการปรับพื้นที่ภายในห้องใหม่ ที่สำคัญ โต๊ะกับเก้าอี้ที่จะใช้นั่งทำงานสำคัญมาก ต้องเลือกที่นั่งแล้วไม่เมื่อยนะคุณ นึกถึงตอนคุณอยู่ที่ออฟฟิศสิ เพราะมุมนี้เป็นที่ ๆ เราจะต้องใช้เวลาอยู่ตรงนั้นนาน บอกเลยว่าโซฟาและเตียงนอน ไม่เหมาะกับการเป็นพื้นที่ทำงานแน่ ๆ (ลองมาแล้วมันไม่เวิร์คจริง ๆ นะ ) สำหรับเรา หรือถ้าใครไม่มีพื้นที่ภายในห้อง หรือคิดแล้วว่านั่งในห้องไม่ได้งานแน่ ๆ แนะนำให้ลองไปดูส่วนกลาง หรือพื้นที่ working zone ของคอนโคดู เพราะวันธรรมดาแทบจะไม่มีคนไปใช้บริการเท่าไหร่ และโซนนี้ตอบโจทย์เรามาก ๆ ทำงานง่าย ปลอดโปร่ง มีที่ชาร์ตแบตคอมพิวเตอร์ด้วย เลือกมุมที่ตัวเองคิดว่าสะดวกทำงาน เตรียมโต๊ะเก้าอี้ให้ดี แล้วกัน เวลาที่ชัดเจน เรื่องเวลาสำคัญมากเพราะการทำงานที่บ้าน เราต้องจัดเวลาให้ดี เพราะเวลาเข้าออกจะไม่จำเป็นเหมือนตอนอยู่ที่ออฟฟิศ แต่เวลาในที่นี้หมายถึงเวลาที่เราจะต้องคุยกับหัวหน้า เพื่อรายงาน หรือสรุปงาน เวลาที่เราจะต้องคุยกับลูกน้อง เพื่ออัพเดต งานต่าง ๆ หรือเวลาที่เราจะประชุมภาพรวม การจัดสรรเวลาจึงเป็นสิ่งจำเป็นมาก และจะเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการสร้างวินัยที่ดีในการทำงานที่บ้านได้ ซึ่งเรื่องของเวลา จะต้องเป็นการพูดคุยตกลงกันมาแล้วในทุกระดับ ตั้งแต่ ผู้บริหาร หัวหน้า และพนักงาน คุณจะคิดคนเดียวไม่ได้นะ เพราะต้องเป็นการตกลงร่วมกันของทุกทีม และทุกคนในองค์กรด้วย ตัวอย่างจากของบริษัทเราเช่น 9.00 น. : หัวหน้าทีมย่อย Meeting กับลูกทีม เพื่ออัพเดต To do list ของวันนี้ 10.00 น. : หัวหน้าทีมย่อย Meeting กับทีม บริกหาร เพื่อ อัพเดตภาพรวมทีม 17.00 น. : พนักงาน update สถานะของ To do list (อยู่ในขั้นตอนไหน ) 17.30 น. : หัวหน้าทีมย่อย ส่ง Report ให้ทีมบริหาร นี่เป็นตัวอย่างคร่าว ๆ เรื่องเวลา ที่เราบอกว่าสำคัญอย่างไร เพราะเมื่อมีแผนตามนี้ เราและทีมจะสามารถแพลนได้ว่าในแต่ละวันเราจะต้องทำอะไรบ้าง ทำให้เกิดความชัดเจนในการทำงาน เสมือนเป็นการสร้าง culture หรือ กฎการทำงานขึ้นมาใหม่ เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานต่อไปได้แบบไม่หลงทาง และมีโฟกัสที่ชัดเจน เครื่องมือสื่อสารที่ดี แน่อนว่า เมื่อเรามีกฎ หรือ culture ในการทำงานแบบใหม่ที่เราต้อง Work from Home เราก็ต้องมีตัวช่วยหรือเครื่องมือ ที่จะเอามา support กระบวนการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ให้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น รวมไปถึงเครื่องมือออน์ไลน์ต่าง ๆ ที่จะทำให้ทุกคนสามารถติดตาม หรือ tracking งานของทีมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด สำหรับเครื่องมือที่เราใช้แล้วรู้สึกว่าโอเค เหมาะกับการทำงานที่บ้าน จะมี Google drive เจ้าตัวนี้เรียกได้ว่าครบจบแทบจะทุกรูปแบบเลยก็ว่าได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ power point / word / excel ต่าง ๆ เราสามารถแชร์และเชื่อมโยงกับทุกคนได้หมด และเป็นการเห็น process การทำงานระหว่างทางได้อย่างชัดเจนด้วย ตัวนี้น่าจะเหมาะกับข้อมูลเช่น report สรุปประจำวัน / present รายละเอียดโครงการต่าง ๆ / To do list รวมไปถึงการแชร์ไฟล์หรือข้อมูล ด้วย ZOOM เจ้าตัวนี้เป็น app สำหรับการคอลประชุม เท่าที่ได้ลองใช้งานก็ถือว่าโอเค ทีเดียวเพราะตัว app สามารถโชว์ไฟล์ต่าง ๆ สำหรับการประชุมได้ด้วย หรือจะเป็น ไวท์บอร์ด ก็ได้ เรียกได้ว่าทำได้หลายอย่าง ไม่ต่างจากตอนนั่งประชุมในห้องเลย (ถ้าเป็นตัวฟรี จะมีข้อจำกัดเรื่องเวลา ที่ใช้ได้เพียงแค่ 40 นาที และจำนวนคนที่เข้าร่วมได้ถึง 100 คน ) LINE แน่นอนว่าเราต้องมีเครื่องมือที่ใช้สื่อสารที่สะดวก ง่าย รวดเร็วด้วย ไลน์จึงเรียกได้ว่าเป็น แอพพื้นฐานสำหรับการพูดคุยต่าง ๆ รวมไปถึงหากจะต้องมีการส่งไฟล์ แบบเร่งด่วน ก็ต้องใช้แอพนี้ ผ่อนคลายบ้าง ข้อนี้หลายคนอาจจะมองว่า ก็เราอยู่บ้านอยู่แล้ว ยังต้องผ่อนคลายอีกหรอ จากการได้ลอง Work from Home มาสักระยะพบว่าเรามีความเครียดและความกดดันที่สูงขึ้นกว่าตอนอยู่ที่ทำงานเสียอีก เพราะช่วงแรกกำลังอยู่ในช่วงปรับตัว ปรับวิธีการใช้ชีวิตใหม่ ต้องมีการแบ่งอย่างชัดเจน มีรายงานตามเวลา อัพเดตตามเวลา ติดตามความเคลื่อนไหวของทีม หรือ ตัวเราเองในรูปแบบใหม่ที่เราต้องเข้มงวดกับตัวเองเป็นพิเศษ ทำให้เราค่อนข้างที่จะกดดันและเครียด ในช่วงวันแรก ๆ ของการ Work from Home ร่างกายจะล้ามาก เพราะเราจ้องและโฟกัสกับเครื่องมือต่าง ๆ หน้าจอคอม ฯ หน้าจอโทรศัพท์ตลอด จึงอยากแนะนำว่า อย่าลืมเวลาผ่อนคลาย รับประทานอาหาร จิบกาแฟบ้าง หรือมีเวลาพักเป็นช่วง ๆ อย่างน้อย 15 นาที ให้ร่างกายและสมอง ไม่ล้าจนเกินไป ถ้าทุกอย่างพร้อมและสมดุล จะทำให้เราทำงาน ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่าลืมพูดคุยมนุษย์จริง ๆ ข้อสุดท้ายนี้ แม้ว่าการ Work from Home จะเป็นการช่วยลดการพบเจอกันในคนกลุ่มใหญ่ ลดการรับเชื้อ หรือการแพร่กระจายของเชื้อ โควิค-19 แต่อย่าลืมใช้ชีวิตกันด้วยนะคุณ อย่าทำงานตลอดเวลา จนไม่สนใจแวดล้อมรอบข้าง คุยกับเพื่อนร่วมงานผ่านทางโทรศัพท์ธรรมดาบ้าง โทรหาพ่อแม่ คนรักบ้าง แบ่งปันเวลาให้กัน เพราะหลายคนอาจจะต้องห่างจากครอบครัวหรือเพื่อนฝูงในช่วงนี้สักระยะ แต่ก็อย่าลืมคนรักที่อยู่รอบ ๆ ตัวเราด้วยนะ ถ้าไม่ได้ไปในพื้นที่เสี่ยง หรือพื้นที่ ๆ มีคนจำนวนมาก ก็ออกไปพูดคุย กันบ้าง หรือนัดเจอกันตามร้านกาแฟบ้างก็ยังดี ยิ่งในสถานการณ์แบบนี้ เราไม่ควรทิ้งกันนะ แต่ถ้าต้องออกไปข้างนอก อย่าลืมหน้ากากและเจลล้างมือติดตัวไปด้วย ทั้งหมดนี้เป็นการแชร์จากประสบการณ์นะคุณ อาจจะลองนำไปปรับใช้กันให้เข้ากับตัวเองดูได้ หวังว่าจะช่วยให้หลาย ๆ คนคลายสงสัยกันได้บ้าง หรือเป็นแนวทางพอที่จะช่วยให้การ Work from Home ของคุณไม่ยุ่งยากจนเกินไป และสุดท้ายเราจะผ่านเรื่องนี้ไปด้วยกันนะ