หลาย ๆ คนที่กำลังเริ่มเข้าสู่กระบวนการจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะโดยการใช้ Excel หรือ Spreadsheet ก็ตาม น่าจะเคยได้ยินชื่อฟังก์ชันยอดฮิตตัวนี้ “VLOOKUP” วันนี้เราจะมาแนะนำการใช้ VLOOKUP เบื้องต้นสำหรับคนที่ยังไม่เคยใช้มันกันเจ้า VLOOKUP คืออะไร??? มันก็คือ 1 ในฟังก์ชันการจัดการข้อมูลของ Excel และ Spreadsheet VLOOKUP ย่อมาจาก Vertical Lookup หรือการมองหาข้อมูลในแนวนอนนั่นเอง "เอ้างั้นถ้าแค่มองหาข้อมูลก็ดูไม่ยากรึป่าว ก็แค่อ่านตามแถวเอาก็ได้หนิ" หลาย ๆ คนคงคิดแบบนี้ แต่เจ้า VLOOKUP ถูกนำมาใช้ประโยชน์ในตอนที่ข้อมูลเยอะมากจนเราไม่สามารถนั่งมองที่ละแถวได้ก่อนอื่นเลยขอแนะนำส่วนประกอบของเจ้า VLOOKUP สักหน่อย โดยฟังก์ชันที่ใช้ใน VLOOKUP นั่นก็คือ =VLOOKUP(คีย์การค้นหา, ช่วง, ดัชนี, [จัดเรียง])คีย์การค้นหา คือ ตัวเลือกแถวที่เราจะใช้ในการหาข้อมูล ช่วง คือ ช่วงของข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้มองหาดัชนี หรือ คอลัมน์ คือ คอลัมน์ข้อมูลที่เราจะใช้ในการแสดงผล[จัดเรียง] คือ การหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ (TRUE หรือ 1) หรือหาค่าที่ตรงกันพอดี (FALSE หรือ 0)ถ้าอธิบายเป็นคำพูดเกี่ยวกับเจ้า VLOOKUP อาจจะฟังดูอยากและงงไป งั้นเราจะขอยกเหตุการณ์สมมติง่าย ๆ สำหรับการฝึกใช้ VLOOKUP กันสมมติว่านักเรียนห้องนึงมี 7 คน ทุกคนมีเลขที่เป็นของตัวเอง เราเก็บข้อมูลชื่อและเลขที่ไว้ในตารางวันนึงคุณครูสั่งให้จดบันทึกชื่อของคนที่จ่ายเงินค่าห้องแล้วไปให้คุณครู เราจึงจดเฉพาะชื่อไว้ไปให้คุณครูแต่คุณครูดันอยากได้เลขที่ของนักเรียนแต่ละคนด้วย ซึ่งถ้าปกติแล้วเราคงไปนั่งไล่ดูชื่อและเลขที่ของนักเรียนทีละคน แต่เจ้า VLOOKUP จะช่วยให้เราประหยัดเวลาตรงนี้ได้โดยขั้นที่ 1 ให้เราสร้างคอลัมน์ที่เราต้องการขึ้นมาใหม่ ซึ่งในที่นี้ก็คือ เลขที่ขั้นที่ 2 ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP โดยการเลือก cell ที่เราต้องการใส่ข้อมูลตามด้วย =VLOOKUP( เพื่อเป็นการสร้างฟังก์ชันขึ้นมาจากนั้นเลือกคีย์การค้นหา หรือแถวที่เราต้องการจะหาข้อมูล ในทีนี้เราต้องการหาเลขที่ของปิ่นทอง เราจึงเลือก cell ที่มีชื่อปิ่นทองอยู่ ได้แก่ A2จากนั้นใส่ , และตามด้วยช่วงข้อมูลที่เราต้องการมองหา ซึ่งในที่นี้ได้แก่ รายชื่อและเลขที่ทั้งหมดของนักเรียน เราจึงเลือกช่วงข้อมูล H2:I8 (H2 ถึง I8) ตรงนี้เราสามารถใช้เม้าส์ คลิ๊กลากช่วงข้อมูลที่ต้องการได้เลยนะใส่ , อีกครั้งแล้วตามด้วย ดัชนี หรือ คอลัมน์ ที่เราต้องการแสดงค่า ในที่นี้ต้องการให้แสดงค่า คอมลัมน์ที่ 2 (เลขที่) จากช่วงข้อมูลที่เราเลือก เลยใส่ 2หลังจากนั้นใส่ , อีกครั้ง และเลือกการเรียงข้อมูลที่ต้องการ โดยหากเราใส่ TRUE หรือ 1 หรือไม่ใส่เลย จะเป็นการมองหาข้อมูลโดยประมาณอาจจะไม่เป๊ะ ๆ ตามที่เราต้องการมองหา แต่ถ้าใส่ FLASE หรือ 0 เจ้า VLOOKUP ก็จะมองหาเฉพาะข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้นมาแสดงค่าให้ ในที่นี้เป็นชื่อคน “ปิ่นทอง” เราจึงใส่ 0สรุปสูตรฟังก์ชันในครั้งนี้ ก็คือ =VLOOKUP(A2,H2:I8,2,0) หลังจากนั้นกด Enter เพื่อยืนยัน เลขที่ของปิ่นทองก็จะขึ้นมาให้เราแล้วซึ่งหากเราลองทำใน spreadsheet มันจะคอยแนะนำให้เราใช้สูตรนี้กับชื่ออื่น ๆ อีกด้วย เราสามารถกด ถูกเพื่อให้มันดำเนินการให้เราได้เลยยหรือหาก spreadsheet ไม่แนะนำให้เรา เราสามารถก๊อปปี้ฟังก์ชันที่เราสร้างไว้มาใช้กับเซลล์อื่น ๆ ได้เลยเช่นกันเท่านี้เราก็สามารถเพิ่มเลขที่ของนักเรียนที่จ่ายเงินค่าห้องแล้วไปให้คุณครูได้แล้วเป็นไงกันบ้างคะ สำหรับการใช้ เจ้าVLOOKUP ในการช่วยมองหาข้อมูล มีประโยชน์มากเลยใช่มั้ย นอกจากนี้เจ้าVLOOKUP ยังมีความสามารถอีกเยอะเลยนะ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ร่วมกับฟังก์ชัน IF, OR, AND และอื่น ๆ อีกมากมายค่า ซึ่งหากใครอยากลองใช้เจ้าVLOOKUP นี้ก็สามารถลองใช้ได้ทั้งใน Excel และ Spreadsheet เลยน้า หวังว่าทุกคนคงได้รู้จักเจ้าVLOOKUPกันมากขึ้นนะคะ ;)ภาพประกอบทั้งหมด : โดยผู้เขียน จาก Spreadsheetsเปิดประสบการณ์ความบันเทิงที่หลากหลายสุดปัง บน App TrueID โหลดเลย ฟรี !